SFAとは？CRMやMAとの違いと導入のための基礎知識

SFAとは「Sales Force Automation」の略で、日本語では営業支援システムと呼ばれます。日本語では営業支援システムと呼ばれます。商談履歴や顧客情報を一元管理・見える化できるため、導入する企業も増えています。

そのような状態を解消するために活用できるのがSFA(営業支援システム)です。営業活動のプロセスの一部を自動化し、営業担当者のパフォーマンスの均一化を目指すためのツールです。見積書の作成・商談・成約件数といった日々の営業活動をデータとして記録し、蓄積していくと、各営業担当者の営業プロセスが可視化されます。

SFAは正しく活用できれば、営業プロセスの改善や効率化につながりますが、今までExcelや紙で営業プロセスを管理していた企業にとっては、管理方法を大きく変えることへの不安も多いのではないでしょうか。

この記事では、SFAが自社にとって必要か、またどのシステムを選ぶべきか判断できるようになるために、SFAの基礎知識や導入のメリット、そして自社に合うSFAを選ぶポイントをわかりやすく解説します。

まずはSFAを使うとどのようなことが可能になるのか、基本的な機能を紹介します。すでに営業チームで何かツールを入れている方は、既存のツールと比較してみてください。

1．顧客管理

氏名や年齢、役職といった顧客情報を一元的に管理できます。見込み客の情報が膨大な量になる場合は、名刺をスキャンするだけでデータベース化できる機能を搭載したツールが便利です。

情報をデータベース化するだけであればExcelでもできますが、部門全体での情報共有やリアルタイムの更新が難しい面があります。SFAは情報を集約するだけではなく、クラウド上に管理されることでアクセスしやすいため、複数の営業担当者が同じ見込み客にアプローチするといった失敗を防げます。

▼​見込み客の基本情報や活動を把握できる

2．案件管理（受注予測）

現在進めている案件の現状を管理・把握するための機能です。案件化に至るまでの営業プロセスのほか、担当者や提案商品、受注確度といった情報も紐付けて表示できます。

案件管理の機能を使うのは主に営業マネージャーです。「滞っている案件はないか」「来月もしくは今月でどの程度案件を受注できるか」などを予測し、売上やコスト管理につなげます。

▼​ステージごとの案件管理では、取引担当者や作成日別に切り分けることも可能

▼​登録済みの取引ステージの件数から成約率を自動算出

3．行動管理

各営業担当者を分類し、それぞれの具体的な行動を可視化する機能です。可視化できる情報には、担当者の営業先への訪問件数や提案商材数、受注率などがあります。

各営業担当者の進捗状況を確認し、それぞれに適切なアドバイスをすることが可能です。仮に成約率の悪い営業担当者がいた場合、行動管理のデータをもとに課題を洗い出して改善につなげます。使い方によっては、日報の代替ツールとなりえる機能です。

▼各営業担当者の動きがリアルタイムで分かる

▼各担当者ごとの行動量を視覚化

4．予実管理

担当者ごとの案件の進捗などを把握したうえで、売上予測や予実を管理する機能です。予算や見込み売上額に合わせ、KPI（目標となる指標）を達成できるかどうかも確認できます。

例えば、画面上に案件ごとの想定受注額データを入力しておくと、月間売上の見通しが部門内で共有できるようになります。営業マネージャーは、リアルタイムの状況を見ながら常に最適な営業戦略の立案や人員配置を実施することが可能になります。

さらに予測と実績の差異分析により、売上予測精度の向上にもつながります。

▼​各営業担当者の目標に対する取引の進捗状況と予測

5．顧客との連絡効率化

SFAを利用すれば、連絡用Eメールのテンプレートを共有でき、全メンバーで共通の文面を使用可能です。毎回メール文を作成する手間が減るだけでなく、メンバーによって対応に差が出ることを防げます。

▼定型メール文を保存しておき、営業チーム全員で活用可能

▼日時調整もシステム上で完結

さらにセールスメールの自動送信機能があるため、タイミングを逃すことなくフォローアップが可能です。送信者に開封通知も届くので、見込み客がメールを読んだベストなタイミングでアプローチできます。

▼フォローアップのフローも自動化

6．見積書作成・承認フロー

ツール内に用意されたテンプレートに沿って見積書を作成できる機能、および承認に至るまでのプロセスを可視化できる機能です。普段から使用しているテンプレートを登録することもできます。各営業担当者はテンプレートに沿って各項目を埋めるだけで済むため、書類作成の効率化に加え、人的ミスを防げる点がメリットです。

また、承認フローでは、作成した見積書を部門内で承認し合うことができます。複数の上司の承認印をもらう手続きを簡略化でき、わざわざ書類を印刷する必要もありません。

▼商談に登録している情報から、見積もりPDFを自動生成できる

7．タスク管理

各営業担当者のやるべき業務（TODO）を可視化・自動化する機能です。

▼見込み客のWeb上の行動に合わせて営業のアクションを促せる

▼商談フェーズの進行に応じて、営業のやるべき業務を自動化

営業マネージャーは各営業担当者のタスクを確認することで、他の担当者との業務分担や担当替えなどの判断をリアルタイムで実行できるようになります。
 

8．レポーティング

日々の営業活動を集計・分析できる機能です。

営業担当者や商材、案件といったさまざまなセグメントでレポートを分類できるため、多角的な視点から営業成果を分析する際に役立ちます。必要な情報のみを抽出して印刷できるので、営業会議用の資料を用意する際にも便利です。

▼入力した案件情報をさまざまなセグメントで視覚化

▼システム上でレポートのカスタマイズも可能

営業やマーケティングの現場では、SFAと並んで「CRM」「MA」という言葉を耳にすることがあるのではないでしょうか。MA・SFA・CRMは、それぞれ各部門や顧客との時間を創出するのに役立つものですが、顧客に関わる範囲が異なります。

CRMは顧客情報の包括的な管理により、顧客との関係構築を支援するものであるため、MAとSFAの上位の概念と言えます。CRMの中に、MAやSFAの機能があり、実際に3つのツールの機能をすべて含んだサービスもあります。

CRMで蓄積した顧客データをもとに、MAとSFAの機能で顧客にアプローチしていくと考えるとよいでしょう。

MAとSFAは顧客にアプローチするフェーズが異なり、具体的な機能は下記のように異なります。

顧客体験を包括的にアップデートしていくことを考えると、どれか1つを入れるのではなく、将来的には3つすべて導入していくことを視野に入れてサービスを選ぶことをおすすめします。

1．受注率の向上

SFA上にデータを蓄積していくことで、営業成績を分析し、自社の営業における「勝ちパターン」を見出すことができます。

例えば、次のような軸から分析が可能です。

• ハイパフォーマーの稼働内容
• 多い失注要因
• 失注になりやすい業界／受注しやすい業界

多くのSFAでは、情報を管理画面上で時系列や案件別、担当者別などさまざまな角度で見ることができます。失注や受注要因の共通項を見つけられれば、受注率の向上につなげられるでしょう。

2．業務の効率化

SFAの機能を活用することで、業務が効率化され、見込み客とのコミュニケーションのための時間を取りやすくなります。

例えば以下のような定型業務をSFAでテンプレート化することで、書式を整えたり印刷して共有したりといった手間を省けます。

• 見積書・報告書の作成
• 承認フロー
• タスク管理
• レポーティング

定型業務をSFAで効率化することで、担当者がより戦略的な業務に集中できます。

3．マネジメントの質の改善

多くの営業組織は組織ごと・個人ごとに営業目標を持って活動しています。SFAを用いれば、パフォーマンスの良し悪しの判断基準となる進捗率を可視化できます。

見やすい形で整理されることで、パフォーマンスが上がっているメンバーや、逆に成績がふるわないメンバーの傾向を見つけやすくなります。結果的にマネジメント効率が改善されるでしょう。

4．属人化の防止

SFAで商談記録や提案資料が管理されることで、営業メンバーの退職や求職、異動などが起こっても、別メンバーが対応することができます。

SFAのような一元管理ツールがないと、顧客の要望が反映されていない提案をしてしまったり、重複してアプローチしてしまったり、顧客の体験を害してしまうことがあります。

組織の変更に影響されず、営業の質を安定させるためにSFAは有効なツールです。

5．教育コストの削減

SFAに案件や商談に関するノウハウを蓄積していくことで、教育コストを削減できます。新入社員が入った際に、SFAの見方や操作方法を伝えれば、過去のデータをさかのぼることができるためです。

必要な情報に簡単にアクセスできる環境を整えれば、一からOJTで教える手間を削減できます。

SFAにはさまざまな機能があるため、「自社に適したツールを選ぶのが難しい」と思われるのではないでしょうか。

一度導入したら営業プロセスや運用に大きく影響が出るSFAだからこそ、後悔しないために特に以下のポイントに気を付けて選びましょう。

1．簡単に操作ができるか

営業担当者は多忙な業務の合間に情報を入力するので、操作が難しければ習慣化できません。せっかく良いSFAを導入してもデータが蓄積されなければ、期待していた効果は発揮できないでしょう。

ツールの選定段階でデモ版を使ってみて、操作性や画面の見やすさなどを確認しておくのがおすすめです。可能であれば、実際に利用する営業担当者にも操作してもらいましょう。

システム部門の社員や事務スタッフは問題なく利用できても、商談がメイン業務である営業担当者には負担になることがあります。

表示されている項目に従って操作するだけで、入力が完了しているようなツールが理想的です。

2．スマートデバイスに対応しているか

SFAの利用を促進するには、スマートデバイスで操作できることが重要です。商談データを入力するにも、外出先から会社に戻ってPCを開くことが必要であれば、負担になります。

もし社外で情報収集から報告書の作成まで完了できれば、営業担当者の生産性は飛躍的に向上するでしょう。

さらに、商機を逃す事態を減らせることも、SFAがスマートデバイスに対応しているメリットです。営業の現場でSFA内の情報にアクセスできれば「一旦会社に持ち帰る」といった時間を減らせます

3．サポートが充実しているか

SFAは、導入すれば完了というわけではありません。特に導入期は想定外のトラブルが発生するため、ベンダーのサポートが必要です。

実際に現場でツールを利用してもらうと、さまざまな問題点や要望が出てきます。

導入してからSFAの効果が得られるようになるまで、ベンダーのサポートを受けながら改善を繰り返していくのが一般的です。さらに運用が軌道に乗った以降でも、ユーザーから新たなニーズが出てきたときに対応してもらえる体制があるかをしっかりと見極めましょう。

4．セキュリティが万全か

SFAには顧客情報を蓄積するので、セキュリティの確認は最重要項目です。もし顧客情報が流出すれば、企業の信用は失墜します。

特に営業担当者は社外でSFAを利用する機会が多いので、より一層セキュリティ対策が重要になります。導入検討段階で、ベンダーが情報セキュリティの認証を取得しているかチェックしておきましょう。

情報管理に厳しい銀行や政府系機関などの導入実績があるか確認するのがおすすめです。機能面では、利用者に応じたアクセス制限や多重認証がかけられるツールを選びましょう。

近年は、堅牢なセキュリティ機能を取り入れたSFAが増えています。

5．拡張性が高く、カスタマイズが容易か

 SFAは、長期間利用することを想定しています。導入時に機能の不足がなくても、市場は常に変化しており営業活動の進め方も変わっていくでしょう。

実際に、導入後にユーザーから機能を追加してほしいとの要望が入るケースは多くあります。検討段階から、どの程度の拡張性をもっているのか確認しておきましょう。

「SFAと財務会計ツールを連携したい」といったニーズも想定されます。他のシステムとの連携が容易なシステムは使い勝手が良いのでおすすめです。

せっかく自社に合ったSFAを導入しても、業務に活用されなければ意味がありません。営業組織にSFAを浸透させるために、以下の3つのポイントを意識すると良いでしょう。

1. リーダーが定着するまでサポートする

SFAは機能が多い分、慣れるまでは時間が必要です。必ず推進リーダーとなる担当者を立てて、定着するまで以下のようなサポートを行いましょう。

• マニュアルの作成
• 社内勉強会の実施
• ツールベンダーへの問い合わせ・トレーニングの依頼

担当者もツールに詳しくない場合は、必要に応じてツールベンダーへトレーニングを依頼することをおすすめします。

使用していないメンバーに対しては個別にフォローアップし、「使ってください」と依頼するだけでなく、どうすれば使ってもらえるかを考えた上で推進していく必要があります。

2. 現場の理解を得た上で導入する

SFAを導入する際は、実際に使う現場の営業パーソンの理解を得てから導入しましょう。具体的に必要なのは具体的に必要なのは「導入目的の周知を徹底すること」「現場から見て使いやすいツールを導入すること」です。

まず導入目的を理解してもらわないと、メンバーに「余計な仕事が増えた」と思われてしまう可能性があります。結果、記入していても適当に入力してしまうなど、期待していた成果が得られません。

「属人化を防いで、急な休職にも対応できるようにしよう」など具体的に伝えることで、記入者は「ならこういう情報を入れるべきだな」と判断できるようになります。

また、ツール選定時は現場メンバーの意見を尊重しましょう。情報システム部目線でシステム要件的に入れやすいツールや、役員目線で有名なツールを入れるのではなく、営業パーソンが無理なく使えるかを基準にすることが重要です。

使われなければ意味がないことを意識しましょう。

3. 長期的に効果検証をして改善する

SFAの利用には費用がかかります。導入後は、導入当初に立てた目標と照らし合わせて、費用対効果の検証を行いましょう。

うまく目標が達成されていないのであれば「利用が浸透していない」「システムの設定が自社の営業プロセスと合っていない」など、原因を特定します。

SFAの多くは入力項目を自社に合うようカスタマイズできますが、項目を多く設定してしまうと入力の負担になります。その結果、いつの間にか使われなくなってしまうことがあるので、定期的に効果検証やモニタリングの機会を設けましょう。
 

SFAについて概要が理解できても「実際にどのように活用すれば良いか」「本当に成果が出るのか」、なかなかイメージがわかないのではないでしょうか。本章では実際にSFAを導入して成果が出た企業の事例を紹介します。

AnyMindGroup株式会社｜海外の拠点間で情報を連携して最高400％超の売上アップにつなげた事例

AnyMindGroup株式会社は、インフルエンサー事業やD2C支援事業などを、世界13市場17拠点で展開しています。情報管理の仕組みが自社に最も近かったため、HubSpotのSFAを導入しました。

＜課題＞

社員がグローバルに活躍しており、拠点同士が物理的に離れていることによる以下の2点が課題になっていました。

• 営業活動のブラックボックス化
• 顧客情報が連携されていない状態

＜SFA導入による効果＞

HubSpot導入前後での売上進捗を比較すると、各国で上昇傾向が見られています。特にカンボジア、フィリピン、マレーシアでは400％超の売上増加を記録しました。

これらの拠点は別の拠点から遠隔でマネジメントされており、SFAを入れたことでコミュニケーションや進捗管理が円滑になり、生産性が大きく向上したと考えられます。

営業ミーティングに積極的にSFAのダッシュボードを使うことで、入力しなければ困る仕組みを構築。高い利用定着率を実現しています。

参考：【HubSpot導入事例】 海外拠点では400％超の売上成長を実現！ グローバルで取り組んだCRM導入プロジェクトの裏側 ～AnyMind Group～

レバレジーズ株式会社｜部門ごとにバラバラだった情報管理を一元化した事例

レバレジーズ株式会社は、人材系のサービスを中心に30以上ものサービスを展開している企業です。「ハタラクティブ」や「キャリアチケット」など主要3サービスにHubSpotのSFAを導入しました。

＜課題＞

社内には複数の事業部が存在し、部門ごとに営業プロセスや顧客情報を個別管理していたことから、複数部門が同じ見込み客へアプローチしてしまうことがありました。

＜SFA導入による効果＞

他事業部のアプローチ状況が簡単に確認できるようになり、重複営業のリスクをおさえることができています。さらに顧客とのやりとりが参照できるため、過去の商談や問い合わせを踏まえた、より深いコミュニケーションが取れる効果も上がっています。

参考：HubSpotで複数サービスの顧客情報を統合。営業担当者の工数削減＆顧客と良好な関係を築けるように
 

SFAは営業活動を効率化し、生産性を向上させ、組織の成長に役立つものです。SFAの導入によって営業プロセスを「見える化」し、営業担当者の勘や経験に頼った属人的な営業から脱却しましょう。

その結果、見込み客と良好な関係を構築し、受注率を高めやすい基盤ができます。

さらにSFA導入により顧客の状況が可視化されて最適な提案がしやすくなり、見込み客への提供価値を高められるでしょう。

自社の営業に何らかの課題を抱えている方、営業活動の改善によって更なる高みを目指したい方は、SFAの活用を検討してみてはいかがでしょうか。