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● 営業支援システムが気になるけれど、どんな基準で選んだらいいのかわからない。

● 機能が多すぎて現場が使いこなせるのか心配だ。

新規で営業支援システムの導入を検討する際によく耳にする悩みです。

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営業支援システム(Sales Force Automation:SFA)とは、これまで属人的だった営業プロセスを自動化し、情報を見える化することで営業活動を効率化させるツールを指します。集計の手間を省いたり、顧客へのアプローチ時期のアラートを上げたりなどして営業担当者をサポートし、最終的に売上増につなげるのが役目です。

本記事では営業支援システムの概要や、導入メリットを紹介します。目的別の選び方と導入時の注意点も合わせて解説するので、導入を迷われている方はぜひ参考にしてください。

営業支援システムとは?


営業支援システムとは、営業活動の省力化・効率化を実現させるためのツールを指します。営業担当が属人的に行っていた営業フローを見える化し、ボトルネックの発見を手助けしたり、目標値への達成度合いの把握を容易にしたりします

顧客の意思決定のタイミングに合わせてアクションをサポートすることで、タイムリーな営業的アプローチを実現し、営業活動を強化するのが特徴です。
 

営業支援システムが求められる理由


営業支援システムの導入が進む背景には、少子高齢化と労働人口の不足があります。

日本の人口は2008年をピークに減少局面に転じています。2017年には総人口の6割を占めていた生産年齢人口も、2040年には約5割まで減ると予測されています。こうした労働人口の減少は、深刻な人手不足を引き起こす懸念材料です。

出典:総務省 平成30年情報通信白書

政府は働き方改革の一環として、従来の日本社会の仕事観を変える新しい法規制を整備しています。長時間労働の撤廃を目的とした時間外労働の上限設定、正社員とパート・アルバイトの不合理な待遇格差を見直す同一労働・同一賃金も、そうした流れの一つです。

多くの企業が、少ない従業員で限られた時間しかないなかで、いかにパフォーマンスを最大化できるかを考えざるを得ない状況に置かれているはずです

そこで取り組むべきなのが、作業の省力化と効率化です。

営業支援システムは、これまで営業担当が行っていた顧客情報の入力作業や、現状の進捗度合いを共有するための資料作成時間を簡素化します。またメールテンプレートの利用や顧客のアクションに合わせたメールを自動送信できるなど、人手の関与を減らせます。

さらに、システム内の営業活動データに基づき、各担当者の営業フローと現状を見える化します。チームメンバーとマネージャー層との情報共有が容易になり、目標達成を阻害するボトルネックの早期発見を手助けします。

単純作業の自動化と情報共有の後押しで、営業活動をより効率的にスピード化し、受注につなげるのが営業支援システムの大きな役割です。
 

営業支援システム(SFA)と顧客関係管理システム(CRM)の違い


営業支援システムと混同しやすいツールに顧客関係管理(Customer Relationship Management:CRM)システムがあります。

顧客関係管理システムとは顧客情報を一元管理し、見える化するツールです。顧客の行動を逐次追うことで、顧客が求めている情報やサービスをタイムリーに提供できるようにするのが大きな役割といえます。

最終的に人のアクションをサポートするという点で、営業支援システムと顧客関係管理システムは似ています。ただ営業支援システムが「営業活動」に主軸を置いているのに対して、顧客関係管理システムは「顧客・見込み情報」の管理を目的としている点で相違があります。
 

営業支援システムの機能とは?


営業支援システムでは主に以下のような機能を利用できます。
 

見込み顧客管理


顧客の情報だけでなく、行動までを一元管理する機能です。営業担当がアプローチしたメール送信や電話の履歴を集約するだけではなく、顧客がお店やウェブサイトを訪れた回数・タイミングなどの管理も可能です。営業担当は顧客の状態に合わせた最適なアクションを選択できます。
 

案件管理


案件ごとに担当者や付随する顧客情報、売上目標や進捗度合いを管理できます。チーム制で営業活動を行う際、全体像の把握に役立ちます。またメンバー間の情報共有もしやすくなり、各人が最適なパフォーマンスを出すことができます。
 

行動管理


営業担当の日報の記録や、電話・訪問・受注といった営業フローごとの件数を管理する機能です。各営業担当の行動情報に紐づいて、レポートが作成されます。
 

予実管理


営業目標数値に対して、現状の達成度合いや実績を把握するために利用できる機能です。
 

レポート管理


ダッシュボードから各種のデータをもとにレポートを生成できます。営業担当ごとの受注成績、各週の訪問件数、各月の受注金額など、目的に沿った資料を簡単に作成することが可能です。
 

メールの自動配信機能


顧客に向けて最適なタイミングで最適な内容を自動送信するよう設定できます。送信したメールはトラッキングが可能です。顧客がEメールを開封したときや、リンクをクリックした際に通知が届くよう設定することもできます。より確度の高い方法とタイミングで顧客へのアプローチが可能になるため、受注率を引き上げる効果が期待できます。
 

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営業支援システムを利用するメリット



手間のかかる作業を簡素化し、効率化で営業活動をサポートする営業支援システムは、活用することで現場にさまざまなメリットをもたらします。ここではマネージャーと営業担当者にわけて、導入の主なメリットを確認してみましょう。
 

マネージャー、管理者側のメリット


1. チームの全体像を把握できる

なによりも大きいのは、チームや部署全体の進捗を営業支援システムを通じて管理者やマネージャーが把握できることです。

システムがない状態では売上目標への進捗を確認するために、部下から報告書が上がってくるのを待たなければいけません。個別の案件の状態については、部下に声をかけて確認する必要があります。

営業支援システムがあればダッシュボードから各営業フローの進捗グラフを確認するほか、個別の案件の詳細をチェックできます。リアルタイムで現場の状況を把握することが可能です。

 

2. 営業担当者の日々の活動が見える化される

現場から離れているマネージャー陣にとって、営業担当者の動きは気になるものです。毎日情報共有をしようと考えても、外出が多い営業担当とは時間合わせが難しいこともあります。

営業支援システムでは、営業担当者のメール送信や顧客先への電話といった行動が逐次記録されます。日報や業務内容を活動履歴として管理できます。また提案、訪問、検討、受注といった一連の営業フローが見える化され離れていても営業担当者の動きを把握できます。

目標達成に向けて苦戦している、または不調で営業成績が振るわない担当者にいち早く気づけるメリットがあります。

 

3. ボトルネックを把握し改善策を検討できる

全体像の把握や個々の動きの見える化がもたらすのは、ボトルネックの早期発見です。見過ごされている見込み客へのフォローや個々の営業担当が苦戦する活動ステップ、トラブルになりそうな案件状況など、問題となる箇所をいち早く見抜くことができます。

リアルタイムの現状に即した記録とデータに基づき、具体的な改善策を練ることが可能です。
 

営業担当者側のメリット


1. メンバー間でナレッジを共有できる

メールの文面や商談でのトーク内容など、営業担当者によっては顧客とのコミュニケーションに苦戦する場合があります。経験の浅い営業担当者は、メール文面の作成に時間がかかり負担と感じることもあります。

営業支援システムでは、あらかじめ設定しておいたメール文面をテンプレートとして活用できます。営業活動のステップや、顧客の状態によってより効果の高い文面でアプローチできます。これまで属人的に行われていた各人の営業スキルをシステムに取り込むことで共有し、より強い営業組織を育てます。

 

2. 見込み客を取りこぼさずアプローチできる

多くの顧客リストを抱える営業担当は既存顧客の対応に追われ、新規の見込み顧客へのアプローチが後回しになってしまうことがあります。

営業支援システムは前回のアクションから計算して次にアプローチをするべき日時にアラートを上げることができるほか、ウェブサイトへの訪問タイミングや商品購入、サンプルのダウンロードなどの顧客のアクションに応じて自動送信メールを設定することも可能です。

また、クラウド上のカレンダーと連携して顧客への訪問日程の調整もよりスムーズになります。

 

3. 日々の入力業務や集計業務が減る

TODOの入力、上司への報告メール、顧客へのお礼メール、アポイントの調整、営業担当の一日は顧客への営業活動以外に多くの単純作業があります。

営業支援システムではこうした日々の入力や集計作業を省力化。一つの行動に連動してシステムに記録され、データをもとにグラフを作成できるなど、営業の手間を省き業務を効率化してくれます。
 

おすすめの営業支援ツール7選

1.Sales Cloud



世界で150,000を超える企業に導入されている、Salesforceが提供する営業支援システムです。

基本的な顧客管理や案件管理、売上予測機能のほか、販売店/パートナー管理といった外部協力企業とのコミュニケーションも一元管理できるなど、企業のあらゆるニーズに応えられる機能を実装しています。

出典:世界No.1 CRM・SFA - Sales Cloud | セールスフォース・ドットコム
 

2.Sales Hub



当社、HubSpotが提供する営業支援システムで、完全無料で利用できるHubSpotCRMとの連携を前提にしています。営業タスク管理や、顧客へのアプローチ状況の可視化、自動メール配信機能など、効率的で、かつ顧客一人一人に対して適切な営業活動を行える機能が実装されています。

HubSpotが提供するMA(Marketing Hub)や、カスタマーサービス支援ツール(Service Hub)と組み合わせることで、マーケティング、営業、カスタマーサービスの各チームをスムーズに連携させ、顧客中心の事業展開を実現します。

出典:無料で使える営業ソフトウェア - HubSpot Sales製品のご紹介 | HubSpot(ハブスポット)
 

3.kintone



サイボウズが提供する業務改善の支援ツールです。営業だけでなくマーケティングや人事、総務などフロントオフィスからバックオフィスまで幅広い職種の業務効率化を促進します。プロジェクト管理や在庫管理など、幅広い職種に対応しています。

SFAとして利用したい場合は営業支援(SFA)パックでまとめられているアプリを利用します。日報、案件管理、タスク管理など基本機能が揃っています。

出典:kintone - サイボウズの業務改善プラットフォーム
 

4.Sales Force Assistant



導入実績数6,500社のAIをベースにした営業支援ツールです。新規案件開拓、ルート型営業など、様々な営業スタイルに合わせた製品を展開しています。

開発元のNIコンサルティングは91年に創業しており、長年推進してきた経営コンサルティング事業で蓄積したノウハウをツールに実装。現場の営業活動を支援するためのきめ細かな機能が多数実装されています。

出典:「真」のSFA - AI秘書が営業現場の一人ひとりをアシストするSFA(Sales Force Assistant)
 

5.eセールスマネージャー



ソフトブレーンが提供する営業支援システムです。5,000社を超える企業に導入されており、従業員100人未満から数千人規模の企業まで幅広く使われています。

モバイルアプリのマップで訪問管理をできたり、外出先からアプリ上で記入するだけで各ツールに自動反映されたりと、外回りの多い営業担当者の手間を省く機能が豊富です。

出典:SFA・営業支援システム | eセールスマネージャー
 

6.JUST.SFA

 

 

わかりやすさを追求したUI設計とカスタマイズ性の高さが特徴的な営業支援システムです。売上進捗や案件ごとのアプローチ状況、見積履歴など、営業活動に関するあらゆる情報をダッシュボード上でわかりやすく可視化。すぐに状況を把握できます。操作も直感的に行えるので、運用ハードルは低いでしょう。入力アシスト機能も充実しており、ちょっとした入力ミスの防止や再入力の手間を省略するなど、業務効率化に対してもよく配慮されています。

出典:JUST.SFA|成長型営業支援(SFA)クラウドサービス
 

7.Oracle Sales Cloud



オラクルが提供する営業支援システムです。「テリトリー分析」と「売上予測」の機能を強化しており、保有する顧客情報の分析や、顧客の行動履歴や販売履歴からパターンを推測する機能が実装されている点が特徴的です。

出典:セールスクラウド - テリトリー分析機能と売上予測の機能を強化したクラウドサービス | 日本オラクル | Oracle 日本
 

営業支援システム選定の注意点



最後に、営業システムを選ぶ際に注意するべき検討ポイントを紹介します。
 

導入の目的を明確にする


多機能である営業支援システムを現場やマネージャー層が満足度の高い状態で利用するなら、まずは利用する目的を明確にしましょう。目的や利用用途が明確であれば、複数のサービスを検討する際の判断もしやすくなります。

まずは現場の課題を徹底的に洗い出しましょう。そのうえで営業支援システムを用いて解決したい課題と導入後の理想像を固めます。
 

事前に現場の営業フローを整理しておく


営業現場の課題を把握する際に、現状の営業フローについても把握しておきましょう。決まった型がなく、個人によってばらつきがあると、営業支援システムを導入しても運用にのせるのは難しいでしょう。まずは営業の流れを整理し、一旦型を決めてみましょう。営業支援システムを導入後型通りに運用し、データを見ながら適宜改善していきましょう。
 

導入後のサポート体制をチェックする


営業支援システムを使いこなせない背景に、導入後のサポート体制が不十分である点があげられます。せっかく導入しても営業担当が入力の仕方に慣れず営業活動がリアルタイムに反映されない、上司が集計機能の使い方がわからず改善点の洗い出しに活用されないなど、さまざまな問題が発生します。

その状態を避けるために、各ツールのフォローアップ体制もしっかり確認しておきましょう。
 

営業支援システムを選ぶ際、課題把握を忘れずに



営業支援システムの最大の役割は営業活動全般を見える化し、脱属人化を促進して受注角度を上げ、売上の向上に貢献することです。しかし現場レベルや管理者の視点でいえば、業務効率化や全体像の把握など、改善したい課題が異なります。営業システムは多機能です。そのため自社の課題を明確にしたうえで、どんな機能が課題解決に適しているのか、しっかりと検討することが大切です。導入後のイメージを具体的に描くとともに、導入後は現場へのフォローアップ体制を忘れずに整えましょう。

HubSpotではこの他にもマーケティングやセールスに役立つ資料を無料で公開していますので、ぜひこちらからご覧ください。

 

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元記事発行日: 2020年3月02日、最終更新日: 2020年6月24日