初めてでもよくわかる「SFA（営業支援システム）」とは？

SFA（営業支援システム）は、営業組織の生産性を向上させ、顧客との時間を生み出し最適な提案を行うために有効なツールです。実際にSFAを導入することにより売上を最大400％向上させた事例もあり、正しく活用することで大きな効果が期待できます。

しかし、今までExcelや紙で営業プロセスを管理していた企業にとっては、管理方法を大きく変えることになり、不安も多いのではないでしょうか。

この記事では、SFAが自社にとって必要か、またどのシステムを選ぶべきか判断できるようになるために、SFAの基礎知識や導入のメリット、そして自社に合うSFAを選ぶポイントをわかりやすく解説します。

SFAは「Sales Force Automation（セールス フォース オートメーション）」の略で、日本語では「営業支援システム」と呼ばれます。

以下のような機能を活用することで、営業担当者の業務効率化や組織の生産性向上を実現できます。

MA・CRMとの違い

営業やマーケティングの現場では、SFAと並んで「MA」「CRM」という言葉を耳にすることがあるのではないでしょうか。MA・SFA・CRMは、それぞれ各部門や顧客との時間を創出するのに役立つものですが、顧客に関わる範囲が異なります。

MA（マーケティングオートメーション）

MA（マーケティングオートメーション）はマーケティング活動の一部を自動化することを指します。MAは商談に至るまでのマーケティング活動を行うために役立ちます。

例えばMAツールには、メール配信機能やWebページ作成機能、見込み客をスコア化する機能などがあります。Webページに訪れた不特定多数の消費者をブログ・メールマーケティング・LPなどを通してはたらきかけWebページへの来訪を促すことで、Web訪問者を見込み客（リード）へと醸成します。
 

SFA（セールスフォースオートメーション）

SFAは、見込み客との商談開始からクロージング、受注により顧客に至るまでの営業活動の支援を行うツールです。案件の進捗を可視化し、担当者の業務を効率的にする各機能が備わっています。
 

CRM（カスタマーリレーションシップマネジメント）

CRM（カスタマー リレーションシップ マネジメント）は、顧客の満足度を向上し、良い関係性を築くことを目的とした管理施策やツールのことです。

CRMは、不特定多数の消費者・見込み客・顧客に関わるあらゆるフェーズで用いられますが、特にSFAで受注したあとに顧客をサポートしたりロイヤルカスタマー化を促したりするために使われることが多い傾向にあります。

CRMには氏名、所属部署、購買履歴、次の購入見込み度などの顧客に関する情報が登録されています。これらの情報から、一人ひとりの顧客のニーズや購買行動に応じた最適な提案・対応を行うことで、顧客と良い関係性を築き、関係者全員にとって利益をもたらす状態に近づけるでしょう。

なお、CRMにSFAの機能が包含されているものも多くあります。
 

SFAは、営業組織の各業務をシステム化します。SFAを導入することで、営業組織に具体的に以下の3点のメリットが生まれます。

1．受注率の向上

SFA上にデータを蓄積していくことで、営業成績を分析し、自社の営業における「勝ちパターン」を見出すことができます。

例えば、次のような軸から分析が可能です。

• ハイパフォーマーの稼働内容
• 多い失注要因
• 失注になりやすい業界／受注しやすい業界

多くのSFAでは、情報を管理画面上で時系列や案件別、担当者別などさまざまな角度で見ることができます。失注や受注要因の共通項を見つけられれば、受注率の向上につなげられるでしょう。

さらに、定型のフォーマットやアラート機能を活用することでヒューマンエラーを減らせるため、顧客に必要な提案を抜け漏れなく行えます。

業務の効率化

SFAの機能を活用することで、業務が効率化され、見込み客とのコミュニケーションのための時間を取りやすくなります。

例えば以下のような定型業務をSFAでテンプレート化することで、書式を整えたり印刷して共有したりといった手間を省けます。

• 見積書・報告書の作成
• 承認フロー
• タスク管理
• レポーティング

定型業務をSFAで効率化することで、担当者がより戦略的な業務に集中できます
 

3．営業プロセスの可視化

多くの営業組織は組織ごと・個人ごとに営業目標を持って活動しています。SFAを用いれば、パフォーマンスの良し悪しの判断基準となる進捗率を可視化できます。

見やすい形で整理されることで、パフォーマンスが上がっているメンバーや、逆に成績がふるわないメンバーの傾向を見つけやすくなります。結果的にマネジメント効率が改善されます。

また、SFAはノウハウの言語化・共有にも役立ちます。行動実績の可視化や提案書・資料のリアルタイムの共有といった使い方ができるためです。一部の優秀な担当者が売上の大部分を担うような組織では、仮にその人物が退職した際に営業活動に大きな支障が出て、ノウハウが社内に残りません。SFAで商談履歴や関連資料を記録しておくことで、一部の担当者に頼る体制から脱却も可能です。

具体的にSFAの機能を操作画面とともに見ていきましょう。画像は当社HubSpotのSFAである「Sales Hub」のものですが、実際にSFAでどんなことが可能になるのかイメージするヒントとしてお役立てください。

1．見込み客管理

見込み客の基礎情報を管理する機能です。氏名や年齢、役職といった情報を一元的に可視化できます。見込み客の情報が膨大な量になる場合は、名刺をスキャンするだけでデータベース化できる機能を搭載したツールが便利です。

情報をデータベース化するだけであればExcelでもできますが、部門全体で情報を共有する場合には向きません。SFAは情報を集約するだけではなく、その後の情報共有にも力を発揮するため、複数の営業担当者が同じ見込み客にアプローチするといった失敗を防げます。

▼見込み客の基本情報や活動を把握できる

2．案件管理（受注予測）

現在進めている案件の現状を管理・把握するための機能です。案件化に至るまでの営業プロセスのほか、担当者や提案商品、受注確度といった情報まで可視化できます。

案件管理の機能を使うのは主に営業マネージャーです。「滞っている案件はないか」「来月もしくは今月でどの程度案件を受注できるか」などを予測し、売上やコスト管理につなげます。

▼ステージごとの案件管理では、取引担当者や作成日別に切り分けることも可能

▼登録済みの取引ステージの件数から成約率を自動算出

3．行動管理

各営業担当者を分類し、それぞれの具体的な行動を可視化する機能です。可視化できる情報には、担当者の営業先への訪問件数や提案商材数、受注率などがあります。

各営業担当者の進捗状況を確認し、それぞれに適切なアドバイスをすることが可能です。仮に成約率の悪い営業担当者がいた場合、行動管理のデータをもとに課題を洗い出して改善につなげます。

▼各営業担当者の動きがリアルタイムで分かる

▼各担当者ごとの行動量を視覚化

4．予実管理

担当者ごとの案件の進捗などを把握したうえで、売上予想や予実を管理する機能です。予算や見込み売上額に合わせ、KPI（目標となる指標）を達成できるかどうかも確認できます。

例えば、画面上に案件ごとの想定受注額データを入力しておくと、月間売上の見通しが部門内で共有できるようになります。営業マネージャーは、リアルタイムの状況を見ながら常に最適な営業戦略の立案や人員配置を実施することが可能になります。さらに予測と実績の差異分析により、売上予測精度の向上にもつながります。

▼各営業担当者の目標に対する取引の進捗状況と予測

5．顧客との連絡効率化

SFAを利用すれば、連絡用Eメールのテンプレートを共有でき、全メンバーでブラッシュアップした文面を使用可能です。そのため新人の営業担当者が顧客に対してメールを送る際、先輩社員が添削する時間を削減できます。

▼定型メール文を保存しておき、営業チーム全員で活用可能

▼日時調整もシステム上で完結

さらにセールスメールの自動送信機能があるため、タイミングを逃すことなくフォローアップが可能です。送信者に開封通知も届くので、見込み客がメールを読んだベストなタイミングでアプローチできます。

▼フォローアップのフローも自動化

6．見積書作成・承認フロー

ツール内に用意されたテンプレートに沿って見積書を作成でき、承認に至るまでのプロセスも可視化できる機能です。普段から使用しているテンプレートを登録することもできます。各営業担当者はテンプレートに沿って各項目を埋めるだけで済むため、書類作成の効率化に加え、人的ミスを防げる点がメリットです。

また、承認フローでは、作成した見積書を部門内で承認し合うことができます。複数の上司の承認印をもらう手続きを簡略化でき、わざわざ書類を印刷する必要もありません。

▼商談に登録している情報から、見積もりPDFを自動生成できる

7．タスク管理・自動化

各営業担当者のやるべき業務（TODO）を可視化・自動化する機能です。

▼見込み客のWeb上の行動に合わせて営業のアクションを促せる

▼商談フェーズの進行に応じて、営業のやるべき業務を自動化

営業マネージャーは各営業担当者のタスクを確認することで、他の担当者との業務分担や担当替えなどの判断をリアルタイムで実行できるようになります。
 

8．レポーティング

日々の営業活動を集計・分析できる機能です。

営業担当者や商材、案件といったさまざまなセグメントでレポートを分類できるため、多角的な視点から営業成果を分析する際に役立ちます。必要な情報のみを抽出して印刷できるので、営業会議用の資料を用意する際にも便利です。

▼入力した案件情報をさまざまなセグメントで視覚化

▼システム上でレポートのカスタマイズも可能

SFAにはさまざまな機能があるため、「自社に適したツールを選ぶのが難しい」と思われるのではないでしょうか。一度導入したら営業プロセスや運用に大きく影響が出るSFAだからこそ、後悔しないために特に以下のポイントに気を付けて選びましょう。

1．簡単に操作ができるか

営業担当者は多忙な業務の合間に情報を入力するので、操作が難しければ習慣化できません。せっかく良いSFAを導入してもデータが蓄積されなければ、期待していた効果は発揮できないでしょう。

ツールの選定段階でデモ版を使ってみて、操作性や画面の見やすさなどを確認しておくのがおすすめです。可能であれば、実際に利用する営業担当者にも操作してもらいましょう。システム部門の社員や事務スタッフは問題なく利用できても、商談がメイン業務である営業担当者には負担になることがあります。表示されている項目に従って操作するだけで、入力が完了しているようなツールが理想的です。
 

2．スマートデバイスに対応しているか

SFAの利用を促進するには、スマートデバイスで操作できることが重要です。商談データを入力するにも、外出先から会社に戻ってPCを開くことが必要であれば、負担になります。もし社外で情報収集から報告書の作成まで完了できれば、営業担当者の生産性は飛躍的に向上するでしょう。

さらに、商機を逃す事態を減らせることも、SFAがスマートデバイスに対応しているメリットです。営業の現場でSFA内の情報にアクセスできれば「一旦会社に持ち帰る」といった時間を減らせます
 

3．サポートが充実しているか

SFAは、導入すれば完了というわけではありません。特に導入期は想定外のトラブルが発生するため、ベンダーのサポートが必要です。実際に現場でツールを利用してもらうと、さまざまな問題点や要望が出てきます。

導入してからSFAの効果が得られるようになるまで、ベンダーのサポートを受けながら改善を繰り返していくのが一般的です。さらに運用が軌道に乗った以降でも、ユーザーから新たなニーズが出てきたときに対応してもらえる体制があるかをしっかりと見極めましょう。
 

4．セキュリティが万全か

SFAには顧客情報を蓄積するので、セキュリティの確認は最重要項目です。もし顧客情報が流出すれば、企業の信用は失墜します。

特に営業担当者は社外でSFAを利用する機会が多いので、より一層セキュリティ対策が重要になります。導入検討段階で、ベンダーが情報セキュリティの認証を取得しているかチェックしておきましょう。情報管理に厳しい銀行や政府系機関などの導入実績があるか確認するのがおすすめです。

機能面では、利用者に応じたアクセス制限や多重認証がかけられるツールを選びましょう。近年は、堅牢なセキュリティ機能を取り入れたSFAが増えています。
 

5．拡張性が高く、カスタマイズが容易か

SFAは、長期間利用することを想定しています。導入時に機能の不足がなくても、市場は常に変化しており営業活動の進め方も変わっていくでしょう。

実際に、導入後にユーザーから機能を追加してほしいとの要望が入るケースは多くあります。検討段階から、どの程度の拡張性をもっているのか確認しておきましょう。

「SFAと財務会計ツールを連携したい」といったニーズも想定されます。他のシステムとの連携が容易なシステムは使い勝手が良いのでおすすめです。

では、選定のポイントを踏まえて実際に複数のSFAを比較していきましょう。2022年現在、よく比較検討されているSFAツールを特徴別にまとめました。

下記の表のとおり、ベンダーによって価格や機能、特徴に大きな差があります。自社の営業スタイルや目的に応じて最適なツールを探してみてください。

1. Sales Cloud
   • 価格※1：3,300円／月～
   • 特徴：カスタマイズ性が高い
   • 他ツールとの連携：○
   • モバイル対応：○
   • 販売実績：150,000社以上
   • 無料トライアル：あり（30日間）
2. Sales Hub
   • 価格※1：0円／月～
   • 特徴：同社製品群との連携
   • 他ツールとの連携：○
   • モバイル対応：○
   • 販売実績：143,000社以上
   • 無料トライアル：無料版あり
3. Senses
   • 価格※1：5,500円／月～
   • 特徴：カード形式の案件管理
   • 他ツールとの連携：○
   • モバイル対応：○
   • 販売実績：2,300社以上
   • 無料トライアル：あり
4. kintone
   • 価格※1：858円／月～
   • 特徴：豊富な拡張機能
   • 他ツールとの連携：○
   • モバイル対応：○
   • 販売実績：20,000社以上
   • 無料トライアル：あり（30日間）
5. JUST.SFA
   • 価格※1：非公開
   • 特徴：オリジナルのSFAを実現
   • 他ツールとの連携：○
   • モバイル対応：○
   • 販売実績：非公開
   • 無料トライアル：あり
6. eセールスマネージャー
   • 価格※1：3,000円／月～※2
   • 特徴：導入サポートが充実
   • 他ツールとの連携：○
   • モバイル対応：○
   • 販売実績：5,500社以上
   • 無料トライアル：あり

※1・・・2022年7月時点の情報です。最新情報は各公式サイトをご覧ください。価格についてはクラウド版・1ユーザーあたりの税込料金です。

※2・・・税抜・税込料金かWebサイト内に記載なく不明。利用前にご確認ください。

Sales Cloud（セールスクラウド）｜株式会社セールスフォース・ジャパン

出典：Sales Cloud

販売実績に優れた安心できるツールを使いたい場合には、「Sales Cloud」がおすすめです。

Sales Cloudは株式会社セールスフォース・ジャパンが提供するSFAで、世界150,000社以上の企業に導入されており、同分野における世界トップシェアを誇ります。

営業分析や予実管理、見積書作成など基本的な機能はもちろん、CRMや社内SNSといった豊富な機能を使える点が魅力です。さらにさまざまなツールとAPIで連携できるため、すでに基幹システムやMAなどを活用している場合に真価を発揮します。

Sales Hub（セールスハブ）｜HubSpot Japan株式会社

出典：Sales Hub

ツールの使いやすさや操作性を重視する場合には、HubSpot Japan株式会社が提供する「Sales Hub」がおすすめです。すでにSales Hubを導入したお客さまからは、UIが分かりやすく直感に従って操作しやすいという評価を多数いただいています。

Sales Hubには、無料で提供しているHubSpotCRM（顧客管理システム）が付属します。両者を連携させることで、詳細な顧客情報を把握したうえで営業活動を進められるでしょう。

さらにMarketing Hub（MA）やService Hub（カスタマーサービス支援）といった同社のツールと連携できるため、営業部門とマーケティング部門、カスタマーサービス部門における強固な協力体制を構築できます。

Senses（センシーズ）｜株式会社マツリカ

出典：Senses

営業担当者のデータ入力における負荷を軽減したい場合には、「Senses」がおすすめです。SensesはGsuiteやMicrosoft365（Office365）と連携でき、メールやカレンダー機能を活用して効率的にデータ入力を行うことができるからです。

画面上に表示される案件はカード形式となっています。ドラッグやドロップのみで直感的に操作でき、営業プロセスや見込み客情報を一目で把握できるのが強みです。

kintone（キントーン）｜サイボウズ株式会社

出典：kintone

部署や役職・スキルを問わずに快適なコミュニケーションを実現したい場合には、「kintone」がおすすめです。kintoneは特別なスキルがなくても「アプリ」や「コミュニケーションスペース」を追加するなど自由なカスタマイズができます。初期費用は無料で月額費用もライトコースであれば858円（税込）と経済的です。

kintoneは、Excelのようなデータ管理機能とSNSのコミュニケーション機能を併せもったツールです。データ管理機能で組織の仕事を「見える化」し、チャットで速やかにアドバイスを送れます。部署の壁を超えた一体感を生み出すことが、kintoneのメリットです。

JUST.SFA（ジャスト エスエフエー）｜株式会社ジャストシステム

出典：JUST.SFA

自社のオリジナルSFAを作りたいなら、ノーコードが使える「JUST.SFA」がおすすめです。ノーコードはその名の通りコードを使わなくてもアプリが作れるサービスなので、プログラミングの知識がなくてもカスタマイズできます。

カスタマイズの自由度が高いので、新規開拓でもルートセールスでも営業スタイルに合わせてSFAを構築可能です。また、検討段階から定着支援までサポートしてくれる体制が整っており、構築・運用スキルが学べるトレーニングコンテンツも充実しています。

eセールスマネージャー｜ソフトブレーン株式会社

出典：eセールスマネージャー

SFA導入後に充実したサポートを受けたい場合には、「eセールスマネージャー」がおすすめです。ツール導入後には研修サポートを受けることができるため、導入後の運用に不安がある場合や、複数の支店での導入を検討している場合に役立ちます。

eセールスマネージャーは国内トップシェアを誇り、一定の安心感を得られる点も魅力です。クラウド版の実績はやや少ないものの、実績豊富なオンプレミス版のSFAを導入したい企業に向いているでしょう。

おすすめのSFAについては、以下の記事で詳しく解説しています。各ツールの紹介だけではなく、4つのポイントに沿ったSFAの選び方もお伝えしているため、より自社に合ったツールを選びやすくなります。

せっかく自社に合ったSFAを導入しても、業務に活用されなければ意味がありません。営業組織にSFAを浸透させるためには、以下の4つのポイントを意識すると良いでしょう。

1. プロジェクトチームを発足させる
2. 要件を整理する
3. 社員にSFAの効果を理解してもらう
4. 既存業務をSFAに置き換える

1. プロジェクトチームを発足させる

企業規模に応じて2～5名ほどで、SFA導入を推進するためのチームを編成しましょう。あくまで営業改革が目的であるため、必ずしもSFAを利用する営業パーソン全員が参加する必要はありません。

従来の方法から変更を行うことで、組織の一部で反発が生じる可能性もあります。SFAを導入する目的や効果を周知するだけでなく、時には経営トップや営業統轄役員を巻き込み、サポートを仰ぐことも必要です。

2. 要件を整理する

SFAは複数の営業担当者が使用するため、現場の声を聞き、導入を決断する前に以下のような事項について検討しておきましょう。

3. 社員にSFAの効果を理解してもらう

一方的に「会社のルールだから」と強制しても、入力する社員のモチベーションは上がりません。営業担当者に限らず、誰でも仕事のやり方が変わることには抵抗があるものです。ツールを利用するメンバーに、SFAのメリットを理解してもらう必要があります。

導入前に複数回の説明会を行うなどして、SFAの必要性・メリットを周知しておきましょう。参加者にアンケートを取ってSFAの感想を聞いておけば、その後の運用に活かせます。

説明会の実施は、導入目的の明確化にも効果的です。売上向上や営業効率化が目的だったはずが、いつの間にか導入やデータ入力といった行動そのものが目的化してしまうことがあります。SFAの導入時だけでなく新しい機能を実装するときも、丁寧に説明して効果を理解してもらうことが重要です。

4. 既存業務をSFAに置き換える

業務を効率化するためにSFAを導入するのであれば、SFA運用のためにツールを使った新しい業務を作らないように気をつけましょう。例えば「SFAに入力した後にExcelで報告書を作成する」などの運用にすると、二度手間になり定着を妨げます。

「Excelなどに入力していた情報をSFAに入力するだけ」のように、これまで行っていた業務をSFAに置き換えていきましょう。顧客情報の入力やスケジュールの共有なども置き換えが簡単です。

さらに「社内報告書をSFAでしか出力できなくする」などのようにSFAを活用せざるをえない環境をつくることで、多忙な担当者でも少しずつSFAを使うようになり、スピーディな導入が進みます。

SFAについて概要が理解できても「実際にどのように活用すれば良いか」なかなかイメージがわかないのではないでしょうか。ここでは、当社HubSpotの「Sales Hub」を活用した具体的な事例をご紹介します。

AnyMindGroup株式会社｜海外の拠点間で情報を連携して最高400％超の売上アップにつなげた事例

AnyMindGroup株式会社は、インフルエンサー事業やD2C支援事業などを、世界13市場17拠点で展開しています。情報管理の仕組みが自社に最も近いHubSpotを導入しました。

＜課題＞

社員がグローバルに活躍しており、拠点同士が物理的に離れていることによる以下の2点が課題になっていました。

• 営業活動のブラックボックス化
• 顧客情報が連携されていない状態

＜SFA導入による効果＞

• 各国で軒並み上昇傾向
• 特に大きな成長率を示している拠点で、売上が400％超に増加
• 最初に導入した事業でほぼ100％の利用定着率

参考：【HubSpot導入事例】 海外拠点では400％超の売上成長を実現！ グローバルで取り組んだCRM導入プロジェクトの裏側 ～AnyMind Group～

レバレジーズ株式会社｜部門ごとにバラバラだった情報管理を一元化した事例

レバレジーズ株式会社は、人材系のサービスを中心に30以上ものサービスを展開している企業です。「ハタラクティブ」や「キャリアチケット」など主要3サービスに当社が提供するSales Hubを導入しました。

＜課題＞

社内には複数の事業部が存在し、部門ごとに営業プロセスや顧客情報を個別管理していたことから、

• 複数部門が同じ見込み客へアプローチしてしまう

＜SFA導入による効果＞

• 見込み客ごとのステータスの明確化
• アプローチをかけるべきタイミングや手段の判断の易化

参考：HubSpotで複数サービスの顧客情報を統合。営業担当者の工数削減＆顧客と良好な関係を築けるように

SFAは営業活動を効率化し、生産性を向上させ、組織の成長に役立つものです。SFAの導入によって営業プロセスを「見える化」し、営業担当者の勘や経験に頼った属人的な営業から脱却しましょう。その結果、見込み客と良好な関係を構築し、受注率を高めやすい基盤ができます。

さらにSFA導入により顧客の状況が可視化されて最適な提案がしやすくなり、見込み客への提供価値を高められるでしょう。

自社の営業に何らかの課題を抱えている方、営業活動の改善によって更なる高みを目指したい方は、SFAの活用を検討してみてはいかがでしょうか。