SFA（営業支援システム）とは？基本機能や活用事例まで解説

多くの企業が、営業活動の属人化を課題としているのではないでしょうか。営業プロセスが個人の勘や経験に頼った属人的なものになっている状態では成果に繋がる営業活動の再現性は低いままです。

そのような状態を解消するために活用できるのがSFA（営業支援システム）です。営業活動のプロセスの一部を自動化し、営業担当者のパフォーマンスの均一化を目指すためのツールです。見積書の作成・商談・成約件数といった日々の営業活動をデータとして記録し、蓄積していくと、各営業担当者の営業プロセスが可視化されます。

良い部分も悪い部分も可視化されるので、悪い部分は改善し、「良い部分」、つまり成果に繋がっている営業活動を分析し、普遍化しやすくなります。それを営業メンバーで共有すれば再現性が生まれ、営業部全体のパフォーマンス向上に役立てることができます。

本記事では、SFAの基本や、国内の主要ツールを紹介。SFAを利用して自社の営業活動に関する問題点を改善したいと考えている方はぜひ参考にしてください。

SFAは「Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）」の略で、日本語では「営業支援システム」と呼ばれます。営業担当者の業務効率化を目的としたツールです。

SFAの活用は、アポ取り・見積書の作成・商談・成約件数といった日々の営業活動をデータとして記録するところから始まります。

データが蓄積されてくると、営業の成功パターンが可視化できるようになります。営業活動がうまくいっている営業担当者とうまくいっていない営業担当者のデータを比較することで、問題点を明確にすることが可能です。

営業やマーケティングの現場では、SFAと並んで「CRM」「MA」という言葉を耳にすることがあるのではないでしょうか。SFAの具体的な説明に入る前に、SFA・CRM・MAの違いを確認しておきましょう。
 

SFA・CRM・MAの違いは？

まずは3つの言葉の定義を理解しておきましょう。

• SFA →セールス・フォース・オートメーション（営業支援ツール）
• CRM →カスタマー・リレーションシップ・マネジメント（顧客関係性管理）
• MA → マーケティング・オートメーション（マーケティング活動の自動化）

次に、以下の図をご覧ください。

これは、当社HubSpotが提唱する「インバウンド」の思想に沿ったマーケティング・営業・カスタマーサポートのプロセスを図式化したものです。当社が提唱する「インバウンド」とは、価値あるコンテンツと顧客それぞれに合わせた体験を作り出し、顧客を惹きつけ信頼関係を築いていくことを目指した思想です。

最初に「不特定多数の消費者」と関わりを持つのはマーケティング部門です。ブログ・メールマーケティング・LPなどのツールを通して不特定多数の消費者にはたらきかけ、ウェブページへの来訪を促します。このようなマーケティング活動の一部を自動化することをMA（マーケティング・オートメーション）といい、実行・管理するためのソフトウェアをMAツールと呼びます。

マーケティング部門から引き継いだ見込み客（リード）情報をもとに、見込み客を顧客に醸成する役割を担うのが営業部です。ここでSFAを活用することで営業プロセスを可視化、分析し、チームで共有して成果向上や業務効率化を目指します。

MAは主にマーケティング部の活動支援ツール、SFAは営業部の活動支援ツールというわけです。

そしてCRMは、顧客満足度を向上し、良い関係性を築くことを目的としたツールです。氏名や所属部署といった名刺に書かれている情報だけではなく、購買履歴やニーズ、さらには次の購入見込み度などの情報を登録し、全社的に共有します。

その情報を活用し、最適な製品・サービスを、最適なタイミングで提供することで顧客満足度の向上を目指します。そのため、CRMはマーケティング部、営業部だけではなく、開発部や情報システム部門といった、顧客と直接関わりがない部門にも共有されるのが理想的です。
 

SFA・CRM・MAの違いが確認できたところで本題に戻りましょう。ここでは、SFAを導入する3つのメリットを解説します。

• 営業活動の問題点が可視化できる
• 営業の再現性が上がり受注率が向上する
• メンバーが営業活動に注力できる
   

営業活動の問題点が可視化できる

SFAを活用して営業プロセスを可視化することで、営業活動の問題点を浮き彫りにできます。

リアルタイムで表示される営業プロセスをマネジメント層がチェックすることで、ブラックボックス化しやすい営業活動のボトルネックを発見できます。

SFAの恩恵を受けるのは営業担当者だけではありません。マネジメント側も「勘やノウハウ」に頼ったマネジメントから、データを根拠としたマネジメントへとシフトすることができます。
 

営業の再現性が上がり受注率が向上する

SFAには「営業プロセスの良い部分も悪い部分も可視化できる」という特徴があります。優秀な営業担当者のノウハウを蓄積し、ノウハウを全営業担当者と共有することで、部門全体の営業成績を向上させることができます。

一部の優秀なセールスパーソンに売上を託すような属人的な営業活動を続けていると、仮にその人物が退職した際に営業活動に大きな支障が出て、ノウハウも消失してしまいます。

SFAで営業を「見える化」することによって成功パターンのノウハウを蓄積し、既存の営業担当者のパフォーマンス向上や新人教育に活用することができます。
 

現場担当者が営業活動に注力できる

SFAツールには、商談管理や見積書作成機能、タスク管理といった営業活動を支援する機能が充実しています。そのため、自動化できる部分は自動化することによって各営業担当者の作業負担を軽減し、営業担当者はコア業務である見込み客とのコミュニケーションにより多くの時間を割けるようになります。

SFAツールには次のような機能があります。

• 見込み客管理
• 案件管理
• 行動管理
• 予実管理
• 見積書作成・承認フロー
• タスク管理
• レポーティング

ツールによって搭載されている機能に違いがあるため、基本的な機能を理解したうえで、必要なものを絞り込んでいくといいでしょう。
 

見込み客管理

見込み客の基礎情報を管理する機能です。氏名や年齢、役職といった情報を一元的に可視化できます。見込み客の情報が膨大な量になる場合は、名刺をスキャンするだけでデータベース化できる機能を搭載したツールが便利です。

情報をデータベース化するだけであればExcelでもできますが、部門全体で情報を共有する場合には向きません。SFAは情報を集約するだけではなく、その後の情報共有にも力を発揮するため、複数の営業社員が同じ見込み客にアプローチするといった失態を防ぐことができます。
 

案件管理（受注予測）

現在進めている案件の現状を管理・把握するための機能です。案件化に至るまでの営業プロセスのほか、担当者や提案商品、受注確度といった情報まで可視化できます。

案件管理の機能を使うのは主に営業マネージャーです。「滞っている案件はないか」「来月もしくは今月でどの程度案件を受注できるか」などを予測し、売上やコスト管理につなげます。
 

行動管理

各営業担当者を分類し、それぞれの具体的な行動を可視化する機能です。可視化できる情報には、担当者の営業先への訪問件数や提案商材数、受注率などがあります。

各営業担当者の進捗状況を確認し、それぞれに適切なアドバイスをすることが可能です。仮に成約率の悪い営業担当者がいた場合、行動管理のデータをもとに課題を洗い出し、改善につなげます。
 

予実管理

担当者ごとの案件の進捗などを把握したうえで、売上予想や予実を管理する機能です。予算や見込み売上額に合わせ、KPI（目標となる指標）を達成できるかどうかも確認できます。

たとえば、画面上に案件ごとの想定受注額データを入力しておくと、月間売上の見通しが部門内で共有できるようになります。営業マネージャーは、リアルタイムの状況を見ながら常に最適な営業戦略の立案や人員配置を実施することが可能になります。さらに予測と実績の差異分析により、売上予測精度の向上にもつながります。
 

見積書作成・承認フロー

ツール内に用意されたテンプレートに沿って見積書を作成できる機能、および承認に至るまでのプロセスを可視化できる機能です。普段から使用しているテンプレートを登録することもできます。各営業担当者はテンプレートに沿って各項目を埋めるだけで済むため、書類作成の効率化に加え、人的ミスを防げる点がメリットです。

また、承認フローでは、作成した見積書を部門内で承認し合うことができます。複数の上司の承認印をもらう手続きを簡略化でき、わざわざ書類を印刷する必要もありません。
 

タスク管理

各営業担当者のやるべき業務（TODO）をリストアップできる機能です。

各々の仕事量やリソース状況に加え、業務の優先順位まで可視化できます。営業マネージャーは各営業担当者のタスクを確認することで、他の担当者との業務分担や担当替えなどの判断をリアルタイムで実行できるようになります。
 

レポーティング

日々の営業活動を集計・分析できる機能です。

営業担当者や商材、案件といったさまざまなセグメントでレポートを分類できるため、多角的な視点から営業成果を分析する際に役立ちます。必要な情報のみを抽出して印刷できるので、営業会議用の資料を用意する際にも便利です。
 

SFAを活用すれば営業活動にまつわる情報はすべて可視化できるため、データの集計や分析にかかる時間を大幅に削減することができます。たとえば商談に至るまでの期間が長い案件を要因分析することで、リードタイムの短縮につながるような改善策を立案・実行できます。

営業分析については、以下の記事で詳しく解説しています。営業分析を実施する3つの方法や役立つフレームワークなどを紹介しているため、自社の営業フローを見直す際に役立ててください。

SFAのメリットや機能を理解した後は、実際に複数のSFAツールを比較していきましょう。ベンダーによって価格や機能、特徴に大きな差があるため、自社の営業スタイルや目的に応じて最適なツールを探してみてください。

※価格についてはクラウド版・1ユーザーあたり

なお、SFAツールのより詳しい解説を読みたい方は、以下の記事を確認してみてください。

Sales Cloud

出典：Sales Cloud

販売実績に優れる安心したツールを使いたい場合には、Sales Cloudがおすすめです。

Sales Cloudは株式会社セールスフォース・ドットコムが提供するSFAツールで、世界15万社以上の企業に導入されており、同分野における世界トップシェアを誇ります。

営業分析や予実管理、見積書作成など基本的な機能はもちろん、CRMや社内SNSといった豊富な機能を使える点が魅力です。さらにさまざまなツールとAPIで連携できるため、すでに基幹システムやMAなどを活用している場合に真価を発揮します。

Sales Hub

出典：Sales Hub

ツールの使いやすさや操作性を重視する場合には、HubSpotが提供するSales Hubがおすすめです。すでにSales Hubを導入したお客さまからは、UIが分かりやすく直感に従って操作しやすいという評価を多数いただいています。

Sales Hubには、無料で提供しているHubSpotCRM（顧客管理システム）が付属します。両者を連携させることで、詳細な顧客情報を把握したうえで営業活動を進められるでしょう。

さらにMarketing Hub（MA）やService Hub（カスタマーサービス支援）といった同社のツールと連携できるため、営業部門とマーケティング部門、カスタマーサービス部門における強固な強力体制を構築できます。

Senses

出典：Senses

営業担当者のデータ入力における負荷を軽減したい場合には、Sensesがおすすめです。SensesはGsuiteやMicrosoft365（Office365）と連携でき、メールやカレンダー機能を活用して効率的にデータ入力を行うことができるからです。

画面上に表示される案件はカード形式となっています。ドラッグやドロップのみで直感的に操作でき、営業プロセスや見込み客情報を一目で把握できるのが強みです。

Zoho CRM

出典：Zoho CRM

低コストでSFAツールを使いたい場合には、Zoho CRMがおすすめです。Zoho CRMでは初期費用がいっさい必要ありません。月額費用も最安値のスタンダードプランであれば1,440円と経済的です。

Zoho CRMは、その名称の通りSFAに特化したものではありません。SFAの機能のほか、メール一括送信やSNSアカウントの一元管理といったCRMの一部の機能まで搭載されています。さらに組織・個人向けにレイアウトを自由にカスタマイズできるため、汎用性にも優れます。

eセールスマネージャー

出典：eセールスマネージャー

SFA導入後に充実したサポートを受けたい場合には、eセールスマネージャーがおすすめです。ツール導入後には研修サポートを受けることができるため、導入後の運用に不安がある場合や、複数の支店での導入を検討している場合に役立ちます。

eセールスマネージャーは国内トップシェアを誇り、一定の安心感を得られる点も魅力です。クラウド版の実績はやや少ないものの、実績豊富なオンプレミス版のSFAを導入したい企業に向いているでしょう。

おすすめのSFAツールについては、以下の記事で詳しく解説しています。各ツールの紹介だけではなく、4つのポイントに沿ったSFAの選び方もお伝えしているため、より自社に合ったツールを選びやすくなります。

SFAツールは複数の営業担当者が使用するため、現場の声を聞き、導入を決断する前に以下のような事項について検討しておく必要があります。

1. プロジェクトチームの発足
2. 目的の明確化とSFA導入の検討
3. 自社に適したSFAの選定
4. 運用前の準備
5. 契約・運用開始

特に、SFAを導入する目的については、事前にしっかりと検討しておきましょう。目的が明確になっていないと、ツールを導入すること自体が目的化してしまい、期待した成果を得られない恐れがあるからです。

まずは営業部門における課題を洗い出し、解決すべき問題を基に目的を定めるといいでしょう。

より具体的な流れを理解するには以下の記事を参考にしてみてください。上記5つの手順を詳しく解説しているため、SFA導入までの流れが理解できるはずです。

SFAは素晴らしいツールですが、使い方によっては期待したような成果を得られない場合もあります。「SFAを導入したのに定着しない」「なかなか売上に結び付かない」といった失敗は起こりがちです。こうした失敗は、以下のような原因がもとになっています。

• 導入目的が不明瞭：売上向上や営業効率化が目的だったはずが、いつの間にか導入やデータ入力といった行動そのものが目的化してしまうことがある
• 営業担当者にとって使いにくく、定着しない：UIに問題があると、営業担当者が積極的にSFAツールを活用しようと思わなくなる
• PDCAを回せる体制を構築できていない：PDCAサイクルが回転しないとボトルネックがいつまで経っても改善されず、営業成績が向上することもない

上記の問題点を解決するためには、事前に定めた目的の周知徹底、あるいはトライアルの実施が有効です。こうした解決策については、以下の記事で詳しく解説しています。具体的な失敗事例から解決策を習得し、SFAを単なるツールに終わらせないように努めましょう。

SFAについて理解が深まったところでケーススタディに移りましょう。ここでは、Sales CloudやSales Hub、Sensesを活用した具体的な事例をご紹介します。
 

NTT コミュニケーションズ（Sales Cloud）

NTTコミュニケーションズは、世界各地のバックボーンネットワークやデータセンターを提供しています。グローバルでシームレスな事業運営をサポートしているNTTコミュニケーションズは、グローバル化する顧客に合わせて世界規模で営業活動を実施する必要性に迫られていました。

同社に在籍する全世界6,000人の営業担当者が拠点ごとにバラバラに活動していれば、顧客に対して一定基準のサービスのレベルを保つことはできません。

そこで、営業担当者全員にSales Cloudを導入。営業案件を全世界で共有することが可能になりました。たとえば、本社に問い合わせがあった顧客を現地法人に引き継ぐ場合、SFAを見れば過去の取引実績や案件内容が確認できるため、常に最適な対応が可能です。

参考：salesforce
 

レバレジーズ（Sales Hub）

レバレジーズは、人材系のサービスを中心に30以上ものサービスを展開しています。社内には複数の事業部が存在し、部門ごとに営業プロセスや顧客情報を個別管理していたことから、複数部門が同じ見込み客へアプローチしてしまうという課題が発生していました。

そこで、「ハタラクティブ」や「キャリアチケット」など主要3サービスに当社が提供するSales Hubを導入。営業メンバーのタスクや行動を一元管理するようにしました。同時にHubSpot CRMで営業担当者のアプローチ状況まで管理・統合した結果、見込み客ごとのステータスが明確になり、アプローチをかけるべきタイミングや手段が判断しやすくなりました。

参考：HubSpot
 

favy（Senses）

favyは、全国の飲食店を応援するグルメ特化の情報サイト「favy」を運営しており、営業部は主に飲食店の開拓を担っています。

同社がSFAを導入したのは、営業の勝ちパターンを見つけるためです。アプローチをした結果、どの程度の割合でアポイントにつながり、どれだけ契約に結び付いたのかを可視化することが目的でした。

Sensesの導入後はコミュニケーションロスが減少し、部門全体の生産性が向上しました。営業の勝ちパターンをSFAから分析できるようになった結果、設立2年目にもかかわらず、営業5人体制で月間約100社の受注につながりました。

参考：Senses Lab.
 

SFAを導入することによって営業プロセスを「見える化」し、セールスパーソンの勘や経験に頼った属人的な営業からなるべく早く脱却しましょう。その結果、見込み客へのアプローチが改善され、満足度が向上し、Win-Winの関係性を構築できるようになります。

自社の営業に何らかの課題を抱えている方、営業活動の改善によって更なる高みを目指したい方は、SFAの活用を検討してみてはいかがでしょうか。