ATS（採用管理システム）とは？主な機能や導入目的を解説

ATS（採用管理システム）は、採用活動の進捗状況や求職者の情報などを一元管理できるシステムです。

少子高齢化による労働人口の減少が止まらない日本では、企業の人材不足が深刻な問題になりつつあります。採用の重要性はますます高まり、今後はより効率的な採用活動が求められるようになるでしょう。

ATSは、煩雑になりがちな採用活動の状況を可視化し、進捗を管理しやすくするシステムとして注目を集めています。本記事では、ATSの利用目的や主な機能、導入メリット、導入の際の注意点などを解説します。

ATSは、企業の採用活動をサポートしてくれるシステムです。ここでは、ATSの概要や主な機能を解説します。
 

情報を一元管理して採用活動を効率化するシステム

ATSは、求人情報・応募者情報・スケジュール管理・評価・内定者情報といった、採用活動に含まれるさまざまな情報を一元管理し、採用業務を効率化できるシステムです。「Applicant Tracking System（応募者追跡システム）」の略称であり、一般的に「採用管理システム」と呼ばれます。

フローが多く、煩雑になりがちな採用業務をアシストできるツールであり、次のような目的で導入します。

• 採用活動の効率化（採用コストの削減）
• 担当者の負担やミスの軽減
• 採用のミスマッチ防止
• 採用情報の分析・改善

求人媒体や選考内容、選考フローが多様化する現代において、採用活動を効率良く進めるためには、情報の管理・共有を仕組み化することが重要です。ATSを活用することで採用活動のフローが可視化でき、課題の解決に役立ちます。
 

ATSの主な機能

ATSは、採用活動の要件定義から選考、内定者のフォローまでを一元的に管理する機能を持ちます。具体的な機能としては、次のようなものがあげられます。

このようにATSは、採用までの流れを管理できるだけでなく、採用後のフォローアップや、採用活動の効果検証をサポートしてくれる機能も備えていることが特徴です。
 

日本では労働人口が減少し、優秀な人材の確保は企業にとって重要な課題になりつつあります。ATSは、企業が労働力を維持するために必要なツールとして注目されています。

パーソル総合研究所と中央大学の共同調査である「労働市場の未来推計2030」の試算によると、2030年時点の日本の生産年齢人口（15～64歳までの人口）は全体の57.2％、2060年時点では50.7％程度まで減少するといいます。

同調査では、2030年時点で労働需要に対して644万人の労働供給不足が起こるという予測も発表されています。

限られた予算で必要な人材を採用するため、今後の採用活動では、自社に合った採用媒体へ予算を振り分けるなどの効率化が求められるようになるでしょう。

採用活動のフローは煩雑で、募集から書類選考、面接、合否判定、合格者への通知やフォローなど、関係部署を跨ぐ業務が多くあります。また、求人媒体やチャネルも多様化しており、求人サイトからダイレクトリクルーティング、SNS、リファラルなど多岐にわたります。

採用担当者にかかる負担が大きく、採用活動をより良くするための効果検証・改善まで適切に行えていないケースは少なくありません。ATSによって業務内容を可視化し、必要なタイミングで必要なアクションが取れるようにすることで、作業効率が高まります。

ATSは、煩雑になりがちな採用活動のフローを整える役割があります。具体的なメリットをいくつか見ていきましょう。
 

採用に関する情報を一括管理できる

ATSでは、求人情報や応募者情報をデータベース化して一元管理できます。

複数の媒体に跨る情報や進捗を管理するには、手間と時間がかかるものです。管理が煩雑になり、適切な情報集積が行われないと、現場に混乱が生まれます。採用活動そのものに支障を来してしまうこともあるでしょう。

システム上に情報が集約されることにより、情報管理の課題を解消できるのはATSの大きなメリットです。選考の進捗状況も可視化されるため、対応漏れやスケジュールの後れなども簡単に把握できます。
 

情報更新をリアルタイムで行える

採用活動に関する情報を、常に最新のものに自動更新できる点もATSのメリットです。

Excelやスプレッドシートなどの従来の管理方法では、求人のオープン・クローズ、応募状況、採用候補者の情報、選考の進捗などを都度手動で更新する必要がありました。ATSでは、各所から集まる最新情報が自動更新され、管理画面から一括で確認できます。

手動更新の手間を削減できるうえ、リアルタイムに最新情報を得られるためタイムラグのない採用活動をチームで実現可能です。
 

選考情報をスムーズに社内共有できる

ATSは採用担当者だけでなく、関係部署を含めた社内全体への情報共有にも役立ちます。

採用活動をスムーズに進めるためには、情報の属人化を防ぎ、関係者が共通認識を持つことが大切です。情報の属人化が起こると、常に特定の担当者を通さないと採用活動が進まず、採用のスピードが鈍化してしまう可能性があります。

ATSの活用により必要な情報が見える化されることで、社内に情報が行き渡るようになります。数値化・言語化された状態の情報が共有され、担当者ごとの認識のズレも防ぎやすくなるでしょう。

また、アクセスできるデータの範囲を限定すれば、役職や部署ごとに閲覧権限を絞った情報のみを公開可能です。応募者の個人情報保護の観点からも、ATSの導入は大きな意味を持ちます。
 

採用担当者の負担を軽減できる

求人票の作成や修正、情報管理、入力、進捗管理、社内共有などの業務の手間を軽減し、採用担当者の負担を減らせる点もATSのメリットです。

業務負担を削減することで、応募者の面接や合否の検討といった採用担当者の本来のコア業務にしっかりと向き合えるようになります。その結果、採用のスピードアップやクオリティの向上も期待できるでしょう。

また、ATSによって自動化できる作業が多くなるため、メールの返信漏れや情報入力の間違いなどのミス防止や、心理負担の軽減にもつながります。
 

採用のPDCAサイクルを回すことができる

ATSは、採用に関するさまざまなデータを蓄積して分析できるため、採用活動のPDCAサイクル促進に貢献します。

【改善例】

• 募集要項や面接データの分析による、採用のミスマッチ防止
• 進捗が滞りやすい採用フローを特定、方法を見直して採用活動をスピードアップ
• 有効性の高い求人媒体や求人手法の割合を増やし、コストパフォーマンスを向上
• 採用担当者の対応改善による内定承諾率のアップ

また、採用KPIの管理やレポーティングなどでPDCAサイクルを補助してくれるシステムであれば、分析や改善をよりスムーズに進められます。

こうした採用活動の改善が進むことで、求職者や応募者に対してより有益な雇用機会を提供しやすくなります。結果として、自社の求める人材とより出会いやすくなるという好循環も期待できるでしょう。

「インバウンドリクルーティング」を実現できる

ATSは、「インバウンドリクルーティング」の実践にも役立ちます。

インバウンドリクルーティングとは、企業側が発信するコンテンツを通じて採用候補者を惹きつけ、中長期的に関係を築き、採用につなげていく手法です。採用活動の難易度が上がり、理想の候補者と出会いにくい状況だからこそ、応募者と企業が互いに理解を深め、信頼関係を築くことが重要です。

ATSの導入により、応募者の状況に合わせたアプローチや適切な選考フローを設計できるため、インバウンドリクルーティングを実践しやすくなるでしょう。
 

ATSは、大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」の2つのタイプに分かれます。ここでは、それぞれの違いを解説します。
 

クラウド型

クラウド型のATSは、インターネットなどのネットワークを介してシステムを使用し、クラウド上でデータを管理・保存します。

ハードウェアの購入や設備構築、ソフトウェアのインストールが不要なため、導入費用を抑えやすいのが特徴です。初期費用が無料のタイプも存在します。導入にかかる手間や時間も比較的少なく、契約後スピーディに利用を開始できる点もクラウド型のメリットです。

ただし、セキュリティの強度はシステム提供元のベンダー企業に依存するため、依頼先の企業やサービスの精査を慎重に行う必要があります。
 

オンプレミス型

オンプレミス型のATSは、自社のサーバーにシステムをインストールして使用します。

ハードウェアの購入やソフトウェアのインストールが必要なため、導入に際してはクラウド型よりも手間やコストがかかる傾向にあります。導入費用も高額になりやすいでしょう。

一方、自社サーバー内で運用するため、強固なセキュリティ対策を敷くことができる点はメリットです。また、カスタマイズ性が高く、既存システムとの連携がしやすいという特徴もあります。
 

ATSは、さまざまなベンダー企業からリリースされており、特徴もシステムごとに異なります。自社に導入するATSを選ぶ際には、次のポイントを意識しましょう。

• ATS導入目的や、採用活動の用途に適した機能が備わっているか？
• 応募者と自社の担当者の双方が使いやすいツールか？
• 採用活動に利用している求人媒体や既存のツール（LINEやSlack）と連携可能か？
• 採用人数と料金プランを考慮したうえで費用対効果を見込めるか？

いざATSの運用を開始するタイミングで機能の不足が判明したり、使い勝手が悪く効率化につながらなかったりすると、ツールが組織に定着しづらくなります。

さらに詳しいATSの選定ポイントや、おすすめのATSを知りたい方は、次の記事をご覧ください。

最後に、ATS導入による効果を最大化するために注意したい事項を解説します。
 

自社のニーズや採用規模に合っているかを検討する

ATSの導入が、自社の採用活動の課題や採用規模を踏まえた上で有益な選択肢かどうかを慎重に検討しましょう。当然のことではありますが、すべての企業にとってATSの導入が最適解になるとは限りません。

例えば、年間の求人数が少ない場合には、ATSの導入・運用にかかるコストに見合った効果を得られず、かえって現場の負担が増えてしまう可能性もあります。

また、ATSの導入が本当に自社の採用活動の課題解決に役立つのかどうかも慎重に見極める必要があります。必要な機能が備わっているツールを選ぶこともポイントになるでしょう。
 

導入後はATSを活用した運用を徹底する

ATS導入のメリットを最大化するためには、採用活動のフローにATSを組み込み、運用を徹底することが必要です。

従来の方法とは少なからず異なるフローで採用活動を進めることになるため、社内の関係各所に対してATSを導入する意図や、導入フローに関する説明が行われないと、従業員が不満を持ち、システムが適切に運用されないことがあります。そればかりか、採用フローに滞りが発生し、応募者に対して迷惑をかけてしまうことにもなりかねません。

ATSを導入する際には、導入の目的、使用できる機能、期待する効果、運用ルールなどをきちんと周知しておくことが大切です。また、導入後のフォローアップについても仕組み化しておきましょう。
 

ATSは、煩雑になりがちな採用活動を効率化できるシステムです。また、集積した情報を分析しながらPDCAサイクルを回し、さらなる採用活動のスピードアップやミスマッチの防止、コストパフォーマンスの向上を目指すことも期待できます。

ただし、企業と応募者の双方がメリットを得るためには、採用活動の課題や採用規模、システムごとの特徴、導入後の運用体制も想定しながらATSのシステム選定を行うことが大切です。

採用活動の改善による自社の採用力アップや、求職者・応募者へのより良い雇用機会の提供のために、ATSの導入の有効性や上手な活用方法について検討してみてください。