RFPと提案書の違いとは？ 役割と意義を解説

システムを調達するにあたり、「RFP」を発行するケースが多く見られます。RFPとはどのような文書なのか、提案書とどう違うのか疑問に感じていた方も多いのではないでしょうか。

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今回は、RFPと提案書の相違点やRFPの必要性についてわかりやすく解説します。RFPを発行するメリット・デメリットにもふれていますので、ぜひ参考にしてください。

はじめに、RFPと提案書の相違点について解説します。RFPは発注者である事業者が発行する文書であるのに対して、提案書は受注企業が作成する文書である点が大きな違いです。
 

RFPとは「提案依頼書」のこと

RFP（Request for Proposal）とは、開発するシステムに関する適切な提案を受けるために発行する文書のことです。日本語では「提案依頼書」と呼ばれ、システムの発注を予定している側の企業が発行します。

従来、システムを調達するにあたって依頼企業側が求める機能や要望を口頭で伝えるケースも少なくありませんでした。しかし、口頭での伝達では「言った・言わない」の問題が生じやすいことに加え、発注企業の真意が正しく伝わらないおそれがあります。

結果として追加の費用が発生したり、開発期間が延びたりする原因となりがちです。依頼企業側の意図を不備なく伝え、開発会社に的確に理解してもらうための文書がRFPといえるでしょう。
 

提案書とは

提案書とは、開発が可能なシステムに関する提案内容を記載した文書のことです。RFPにて提示された依頼企業側の要望事項を元に、条件を満たす提案をするために作成されます。したがって、提案書を作成するのは案件を受注する側の開発会社です。

発注企業は複数の開発会社から受領した提案書を精査した上で、発注すべき開発会社を選定します。RFPに記載した要望事項を満たしていることに加え、機能面やコスト面などでより良い提案をしている開発会社が選ばれるケースが多いでしょう。このように依頼企業側が作成したRFPにもとづき、受注側が提案書を作成するのが基本的な流れです。
 

なぜRFPが必要なのか？

もしRFPの発行を省略してシステムを発注したとしたら、どのような事態が発生することが予想されるでしょうか。前述のとおり、口頭など曖昧な手段で依頼企業側の要望事項を伝えた場合、開発会社は発注企業側の要望事項を正確に把握できない可能性があります。開発会社が各々独自の解釈で提案書を作成した結果、想定していた提案を受けられないことにもなりかねません。

また、伝達漏れや共通理解の不足が生じることにより、プロジェクト開始後に追加の要望や費用が発生することも想定されます。必須となる機能を予算内で実装できなかったり、想定よりも開発期間が大幅に延びてしまったりするケースもあるでしょう。こうした事態を未然に防ぐためにも、RFPを発行した上で提案書を作成してもらうことが重要です。

RFPの作成には、具体的にどのようなメリット・デメリットが想定されるのでしょうか。主な3つのメリットと、注意点として押さえておきたいデメリットについて解説します。

メリット1：発注側の要望を正確に伝えられる

RFPに依頼企業側の要望事項を漏れなく記載しておくことにより、複数の開発会社に要望を正確に伝えられます。発注側・受注側の双方で認識の食い違いが生じるのを防ぎ、発注側が希望する条件を満たしたシステムを調達しやすくなる点が大きなメリットです。

たとえば、必要な機能のみを口頭で伝えた場合、なぜその機能が必要とされているのかを開発会社が的確に推測できるとは限りません。システム開発を意思決定するに至った経緯や背景、現状抱えている課題などについてRFPを通じて伝えることにより、依頼する側の企業が達成したいと考えている目標やゴール、解決したい課題などをより高い解像度で理解できるでしょう。
 

メリット2：開発会社を公平に比較検討できる

RFPにもとづいて提案書を作成してもらうことにより、開発会社を公平に選定できるというメリットもあります。各社から受領した提案書を恣意的に審査するのを避け、RFPにて提示した要件を的確に満たしているか、という統一された基準を設けて比較検討を進められるからです。

とくに開発期間や見積金額に関しては、事前に目安が伝えられていないことによって開発会社ごとの差異が発生しがちです。たとえば、2カ月の工期を想定している開発会社と、6カ月の工期を想定している開発会社とでは、プロジェクトの規模や開発工程といった前提条件が大きく異なっている可能性があります。

こうした解釈のブレを最小限に抑え、公平な条件のもと開発会社を比較検討できることは、RFPを発行するメリットの1つといえるでしょう。
 

メリット3：より良い提案を受けられる可能性が増す

RFPを通じてプロジェクトの背景や現状の課題を伝えておくことにより、想定以上の良質な提案を受けられる可能性があります。開発したいシステムの必須要件を伝えた上で提案書の作成を依頼するため、必須要件を上回る機能性や利便性を各社が追求しやすくなるからです。

実際、依頼する側の企業が想定していなかった解決策を開発会社が提案するケースは少なくありません。技術力や開発経験が豊富な事業者であれば、依頼する側の企業がもち得なかった視点に立って提案できる場合があるからです。結果としてプロジェクトの質が向上し、想定を上回る成果を得られる可能性があります。
 

デメリット：作成に工数がかかる

RFPを発行するデメリットとして、作成そのものに多くの工数が必要になる点が挙げられます。RFPには依頼企業側の要望事項を漏れなく記載しておかなくてはなりません。RFPに記載されていない機能や条件に関しては、基本的に提案書には盛り込まれないと考えてください。後から要望事項や変更点などが発生しないよう、不備のないRFPを発行する必要があります。

不備のないRFPを発行するには、RFPのテンプレートを活用したり、外部の事業者に作成を依頼したりするのも1つの方法です。自社にRFP作成に関するノウハウが蓄積されていない場合や、担当者がRFP作成に慣れていない場合は、こうした作成方法も視野に入れて検討してみてはいかがでしょうか。

RFPは発注先を選定するにあたり、開発会社に提案書を作成してもらうよう求めることを目的とした文書であるのに対し、提案書はRFPにもとづいて受注側が作成する文書です。それぞれの文書が果たす役割や発行する意義を正確に理解しておくことで、求められている役割を十分に果たすRFPを発行できるでしょう。

今回紹介したRFPと提案書の相違点やRFP作成のメリット・デメリットを、不備のないRFP作成・発行に役立ててください。