ウェビナーの案内メールは、参加者を集めるための重要な手段です。
効果的なウェビナーを開催するための10のポイント
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全てのフィールドが必須です。
件名や本文を読者にとって魅力的な内容にすることで、メール開封率や参加申込率の向上が可能です。また、送信のタイミングや申し込みの案内方法にもポイントがあります。
本記事では、ウェビナーの案内メールの書き方をテンプレート付きで紹介します。送信のタイミングや参加者を増やすポイントも詳しく紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
ウェビナーの案内メールの基本構成
ウェビナーの案内メールは、一般的に次の項目で構成します。
- 件名
- 挨拶・ウェビナーの概要
- ウェビナーの詳細情報
- 申し込み方法
それぞれの項目で入れるべき内容やポイントを見ていきましょう。
件名
案内メールの件名は、開封の判断に関わる重要な部分です。文字数は20～30文字程度に抑えて、要点を簡潔にまとめます。思わずクリックしたくなるような魅力的な表現で、ウェビナーの内容やベネフィットを伝えましょう。
また、対象者を明確にするのもポイントです。【初心者向け】のような対象者を件名に入れることで、メルマガを受信した人に「自分に関連がある内容だ」と感じてもらいやすくなります。
- 【初心者向け】SNSマーケティング戦略ウェビナーのご案内
- 【無料】2/25（火）開催「ウェビナーの集客講座」のご案内
挨拶・ウェビナーの概要
メルマガ本文の冒頭には、挨拶とウェビナーの概要を記載します。「いつもお世話になっております」「こんにちは」などの挨拶文を一言入れ、次のようにウェビナーの概要を記載します。
- ウェビナーの対象者
- ウェビナーの趣旨
- 登壇者・講師
- ウェビナーに参加するメリット
導入部分では、ウェビナーの概要のみを簡潔に伝えることがポイントです。詳しく書きすぎると読むのが面倒になり、読者が離脱する可能性があります。
いつもお世話になっております。
◯◯株式会社の〇〇です。
このたび、SNSマーケティングに興味をお持ちの方を対象に、実践的なノウハウを学べるウェビナーを開催することになりました。
登壇者には業界で著名な〇〇氏をお迎えし、最新のトレンドや成功事例について具体的に解説します。
SNS活用による売上アップや実践的なマーケティング手法を学べる機会ですので、ぜひご参加ください。
ウェビナーの詳細情報
続いて、ウェビナーの情報を具体的に記載します。内容・日時・参加費用・使用ツールなど、参加を検討するにあたって必要な情報を伝えましょう。
テーマ：SNSを活用したマーケティング戦略
日時：1月22日（水）14：00～15：30
費用：無料 参加方法：Zoom（リンクを開始10分前にお送りします）
定員：30名
セミナー詳細ページ：（URL）
ウェビナーの詳細情報を記載するパートでは、テーマや日時などが記載された画像を使用する方法もあります。テキストで説明する項目が少なくなり、メールの見た目をすっきりさせることが可能です。ウェビナーの詳細をまとめたLP（ランディングページ）やイベントページがある場合は、そのURLも掲載しましょう。
申し込み方法
ウェビナーへの申し込みは、申し込み完了までのステップをなるべく少なくするのがポイントです。例えば、次のような方法があげられます。
- 申し込みフォームのリンクをメールに記載
- メール返信で申し込みが完了
また、「こちらのフォームからお申し込みください」や「必要事項を入力して返信してください」のように具体的な指示を加えると、参加希望者の行動を促しやすくなります。申し込み期限や問い合わせ先なども忘れずに記載しましょう。
ウェビナーの案内メールテンプレート
【初心者向け】成果を上げるWebマーケティング講座のご案内
こんにちは。株式会社〇〇の〇〇です。
1月22日（水）にWebマーケティング初心者の方を対象に、基礎から実践まで学べる無料ウェビナーを開催します。特別講師として、マーケティング分野で著名な〇〇氏をお迎えし、具体的な成功事例や最新のトレンドをご紹介していきます。すぐに実践できるような具体例を紹介しますので、マーケティング戦略の立案にお役立てください。
［セミナーに申し込む］
＜ウェビナーの詳細＞
内容：
日時：
参加費：
参加方法：
定員：
注意点：
［セミナーに申し込む］
セミナーに関するご質問などがありましたら、お気軽にお問い合わせください。 〇〇様のご参加を心よりお待ちしております。
株式会社〇〇
〇〇部
名前
電話番号：012-345-6789
メールアドレス：〇〇〇@example.com
ウェビナーの案内メールを送るタイミング
ウェビナーの案内メールは、内容だけでなく、送るタイミングも重要です。具体的には、次の4つのポイントを押さえておきましょう。
- 開催の1か月～2週間ほど前に送信する
- 平日の朝8時から9時の間に送信する
- 月曜日や金曜日は避ける
- 申し込み締切の1～3日前に再度送信する
開催の1か月～2週間ほど前に送信する
ウェビナーの案内メールは、まず開催の1か月～2週間ほど前に送ります。参加希望者が余裕を持ってスケジュールを調整できるようにしましょう。送信のタイミングが早すぎると、スケジュールの確保を先送りされてしまう可能性があるため注意が必要です。
平日の朝8時から9時の間に送信する
BtoB向けの場合、メール送信をするのにおすすめのタイミングは、平日の朝8時から9時です。この時間帯は、多くのビジネスパーソンがメールを確認します。ほかにも、お昼休憩に入る前や、業務が落ち着きやすい16時台など、ターゲットに合わせてメールを確認しやすい時間帯に送りましょう。
月曜日や金曜日は避ける
案内メールを送る際には、曜日も考慮します。休日の前後を避け、比較的メールを確認する余裕がある火曜日から木曜日の間に送信すると良いでしょう。
月曜日は、週末に溜まった未読メールが多いため、送信したメールが埋もれてしまう可能性があります。金曜日は翌日が休日になる企業が多く、業務が慌ただしくなりやすい傾向にあります。
申し込み締切の1～3日前に再度送信する
申し込み締切の1～3日前にも、再度案内メールを送ります。仕事のスケジュールが決まってから申し込むつもりで忘れている人や、直前になって予定が空いた人などに申し込んでもらうためです。
このメールでは、「残席わずか」や「申し込み締切間近」といった緊急性を伝える表現を使うことで、読者の行動につながりやすくなります。さらに、参加者限定の特典やウェビナーのメリットをあらためて伝えることで、参加を迷っている人に興味を持ってもらえる可能性が高まります。
ウェビナー当日の朝に【本日開催】のようなタイトルでメールを送るのもおすすめの方法です。
ウェビナーの案内メールで参加者を増やすポイント
ここでは、案内メールでウェビナーの参加者を増やすためのポイントを3つ解説します。
- 件名にターゲットを記載する
- 参加するベネフィットを伝える
- 申し込み方法を明確にする
件名にターゲットを記載する
ウェビナー案内メールは、件名でターゲット層を明確にすると良いでしょう。誰に向けたウェビナーなのか具体的に示すことで、メルマガを受信した人が自分に関連がある内容かどうかを判断しやすくなります。「【マーケティング初心者向け】SNS活用ウェビナー」など、対象者を絞って記載すると、対象者に響きやすくなります。
参加するベネフィットを伝える
ウェビナーの案内メールでは、参加することで得られるベネフィットを明確に伝えることもポイントです。ウェビナーにおけるベネフィットとは、ウェビナーの参加者が最終的に得られる利益のことです。
例えば、SNSのマーケティング施策を紹介するウェビナーであれば、「売上アップにつながるSNS活用のコツ」のようなタイトルが考えられます。「ウェビナーに参加することで、どのような課題が解決できるのか」を明確に伝えるのがポイントです。
申し込み方法を明確にする
申し込みページへの導線は、なるべくシンプルにしましょう。「下のリンクからお申し込みください」や「メールに必要事項を入力して返信してください」など、具体的な手順の説明も記載します。メールを開いた際のファーストビューにも、リンクを設置すると効果的です。
また、申し込みに必要な入力項目は必要最低限にします。入力項目が多すぎると、回答が面倒になり、申し込みを諦めてしまう可能性が高まるためです。
ウェビナーの案内メールを工夫して集客を成功させよう
ウェビナーの成功には、効果的な案内メールが重要です。ターゲットやテーマを明確にしたうえで、参加するベネフィットを魅力的に伝えることで、読者の興味を引きやすくなります。内容が直感的に理解できるデザインにすることも、重要なポイントといえるでしょう。
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