【ウェビナー基礎ガイド】活用メリットや開催方法を分かりやすく解説

場所を問わず、省力かつ低コストで開催できる「ウェビナー」（オンラインセミナー）。数名〜数百名まで、様々な規模で開催できることから、近年急速に注目されています。

一般的なオフラインのセミナーとは異なる点が多いことから、ウェビナーを導入しようとは思うものの、どのツールを使えばいいのか、どのように準備を進めればいいのかがわかりづらく、躊躇する企業は多いのではないでしょうか。

本記事では、これからウェビナーの実施を検討されている方に向けて、特徴やメリット・デメリット、活用シーンなどをご紹介。合わせて、「Zoomウェビナー」を例に具体的な実施方法を解説します。

なお、ウェビナーの実施を検討する際は、何よりも「参加者へどのような価値を提供できるか？」を意識することが重要です。自社から伝えたいことばかりが先行してしまい、参加者が置き去りになってしまうことのないよう注意しましょう。
 

まず「ウェビナー」の定義から確認しましょう。
「ウェビナー」とは、「ウェブ」と「セミナー」を組み合わせた造語で。「ウェブ上のセミナー」を指します。オンラインセミナーと同じ意味で使われるのが一般的です。
 

ウェビナーとオフラインセミナーとの違いは？

オンライン上で行われる「ウェビナー」は、オフラインセミナーとどのような違いがあるのでしょうか？
それぞれの特徴を簡単にまとめてみました。
 

このように、同じセミナーでも、ウェビナーとオフラインではかなり違いがあります。
どちらが優れているというわけではなく、それぞれにメリット・デメリットがあります。その点については後ほど解説します。
 

ウェビナーとミーティングの違いは？

ウェビナーと似たようなものに、同じくオンライン上で行われる「ウェブミーティング」があります。
ウェビナーでは基本的にホストや登壇者から参加者への一方通行ですが、ミーティングでは参加者同士が自由にコミュニケーションを取れるという大きな違いがあります。

両者の具体的な違いについては、以下の表にてまとめてみました。

どちらの機能も備えているツールの1つにZoomが挙げられますが、ミーティングは無料アカウントでも開催できる一方、ウェビナーは有料アカウントでなければ開催できないという違いがあります。

Zoomにおけるウェビナーとミーティングの違いについては、後ほど詳しく解説します。
 

ウェビナーの配信方式は２種類

次に、ウェビナーの配信方式とその仕組みについてご紹介します。

ウェビナーには「リアルタイム配信」と「録画配信」の2種類があり、それぞれで仕組みが異なります。

• リアルタイム配信
  「リアルタイム配信」とは、Zoom等のweb会議ツールを利用して、予め決めておいた配信時間に、リアルタイムでセミナーを配信する形式です。
  
  ポイントは、双方向のインタラクション(講演参加者とのやりとり)が可能になるので、セミナーに臨場感を持たせることができる点。
  実際に参加者からの質問にその場で答える等、コンテンツだけでなく、コミュニケーションも活かしたセミナーの満足度アップを狙うことができます。 
   
• 録画配信
  次の「録画配信」は、告知した日時に録画コンテンツを配信する形式を指します。
  
  この「録画配信」はリアルタイム配信とは違って一方向配信になるので、双方向のインタラクションはありません。
  しかし、どの回でも同じ質セミナーを開催できること、そして質の高い録画コンテンツを用意できること、等が魅力として挙げられます。
   

それでは、ここからはウェビナー利用においてのメリットとデメリットについて見ていきましょう。
まずは、開催側に焦点を当ててまとめました。
 

メリット

• 遠方の顧客でも集客可能
• コスト削減
• 開催時間を柔軟に決定できる
• 録画して二次利用が可能

メリットとしてはやはり「柔軟性」と「低コスト」が大きいでしょう。
 

デメリット

• 通信や機器のトラブルリスク
• 双方向コミュニケーションが困難
• エンゲージメントを高めるのが困難
• 収益化が困難

デメリットとしては、オンラインならではの「参加者の途中離脱率の高さ」や、「対面でないコミュニケーション」による不都合や不便さが大きいでしょう。
 

では、参加者側のメリットとデメリットはどのようなものがあるのでしょうか？
 

メリット

• 気軽に参加できる
• 会場までの物理的な移動が不要
• ながら参加が可能

やはり、オンラインだからこその「参加しやすさ」がメリットとして目立ちますね。
 

デメリット

• 最低限の機材やネット環境が必要
• ツールへのログイン・登録が必要
• 通信や機器のトラブル等で受講できなくなる可能性がある

メリットと同様、オンラインならではの「手間」がデメリットとして目立ちます。
ウェビナーを利用する際は、こういった開催者と参加者側のメリットとデメリットを理解した上で、様々な工夫をする必要があります。

ウェビナーのメリットとデメリットについては、以下のページにてさらに詳しく解説しています。
【ウェビナー基礎ガイド】活用メリットや開催方法を分かりやすく解説

「ウェビナー」は実際どのようなシーンで活用できるのでしょうか？
 

製品・サービス説明会、記者会見など

まず挙げられるのは、プロジェクト(製品等)の説明会や、記者会見など、「多数の聴衆に向けて何かを」伝えるシーンです。
実際に、製品のオンライン説明会を行なっていたり、検討をしている企業も多くあります。
チャット機能を利用して製品に関する質問を受けることもできるので、製品の魅力を伝える手段としてもウェビナーは十分なシステムです。
 

セミナー・講義

多くの人がイメージしやすいのが、セミナーや講義での利用でしょう。
既に作成していた動画の共有ができる上に、プライベートモードでの質問機能（他参加者に見えないよう、開催側に質問できる）など、痒いところに手が届くような機能が多く実装されています。
 

カスタマーサポート

意外かもしれませんが、カスタマーサポートでもウェビナーは活躍します。
ウェビナーのカスタマー(参加者)は、Q＆A機能を利用して開催者に直接質問することができるので、セミナー内容への理解度を深めるがサポートをしやすくなりますし、顧客データも自動で管理できるので、その後のサポートもスムーズになります。
 

eラーニング

eラーニングとは、インターネットを利用した学習スタイルのことです。
この場合、オンライン上での学習を目的として利用されており、専門分野の知識を世界中どこでも得ることができますし、他の参加者に自分の情報を知らせることがないので、受講者は気軽に受講することができます。
企業の人材教育などにも利用されています。
 

ウェビナーが様々なシーンでも役に立つサービスであるとわかったところで、代表的なウェビナーツールをいくつかご紹介します。

ここでは各ツールの概要について解説しますが、詳しい内容は以下のページに記載しているので、あわせてご覧ください。
オススメのウェビナーツール7選｜選定のポイントや注意点も解説
 

1. Zoom

先ほどオンラインミーティングとの比較でも登場しましたが、Zoomはウェビナーサービスを提供する主流なツールの1つです。

ミーティングサービスとして無料で利用できる点から、オンラインツールとして非常に有名である分、信用度も高いですし、使い方も簡単です。

(Zoomのウェビナーサービスはこちらから)
 

2. Cisco WebEx Events

Cisco WebEx Eventsは、Ciscoの提供するウェビナー向けのサービスです。
「影響力があり印象に残るウェビナーを簡単に開催できる」というコンセプトの元、参加者は最大3,000人(ストリーミング配信であれば最大4万人)サポート可能です。

特徴としては、その参加者データを利用したデータ分析などの情報管理サービスが充実しています。
参加者へのフォローアップも単純化され、顧客データがセールスやマーケティングに統合されるサービスが魅力です。

(Cisco WebEx Eventsの詳細はこちらから)
 

3. Google Meet

Google Meetはその名の通りGoogleが提供するサービスです。
ビデオ会議機能として知っている方も多いと思いますが、このGoogle Meetはウェビナーにも利用することができるんです。

Google Meetの魅力は、何と言ってもその手軽さにあります。
Googleアカウントを持っている人なら誰でも配信可能ですし、サービスの利用も、Google chromeインストール済みのPCがあれば大丈夫です。
参加者においても、会議のリンクを知っていれば、Googleのアカウントを持っている必要がありません。
ですが、ビデオ会議を前提として構成されているシステムなので、やはり他のウェビナー専用のサービスには機能面で劣る点に注意が必要です。

(Google Meetの詳細はこちらから)
 

4. Teams

ビデオ会議ツールとしてよく知られているMicrosoftのTeamsは、2021年2月よりウェビナー機能が追加されました。
Teamsでは、Microsoft Officeの拡張機能である「ライブイベント」の機能を使用してウェビナーを開催します。

Teamsのビデオ会議機能の参加者は最大250人ですが、ウェビナーでは最大10,000人までが参加できます。
なお、参加者がすべてのウェビナー機能を利用できるためには最大参加人数が1,000人となり、10,000人まで拡張するには視聴のみのブロードキャストモードを利用します。

(Teamsの詳細はこちらから)
 

5. FreshVoice Webinar

ZoomやTeamsなどとは違い、ウェビナー利用を前提として作られたツールです。
スマートフォンからの参加には専用のアプリが必要ですが、PCからの参加ではアプリのインストールが不要で、PCに詳しくない人でも気軽に参加できます。

FreshVoice Webinarは双方向のやり取りが可能な点が特徴で、ウェビナー後には挙手機能にて参加者が質問することができ、最大3人までの双方向同時通話が可能です。
最大配信人数は50人までと少なめですが、そのぶん密なコミュニケーションが取れるウェビナーツールとなっています。

(FreshVoice Webinarの詳細はこちらから)
 

6. Sokoiru

まるでオフラインでセミナーを開催しているかのような、本格的なウェビナーを開催できるツールです。

Sokoiruは、ツール名が冠するとおり、まるで参加者がそこにいるかのような臨場感が特徴のツールです。
用途としてはウェビナーというよりもさらに大規模な展示会に近く、会場のどこのブースが盛り上がっているのかなどを画面上のアバターやいいね数で確認できます。

また、共有コードを発行することでほかの参加者には見えないチャット機能が使えるなど、オフラインの展示会を思わせるような機能が充実しています。

(Sokoiruの詳細はこちらから)
 

ウェビナーツールを選定するポイント

数あるウェビナーツールから最適なものを選ぶためには、まずどのような目的でウェビナーを開催したいのか、ウェビナーを通して参加者へどんな価値を提供したいのかを明確にしましょう。
その上で、その目的を達成できるだけの機能がそのツールに搭載されているかが重要なポイントです。

また、そのツールの機能性で十分な運用体制が作れるか、サポート体制は充実しているかも選ぶポイントとなります。
 

ここで、Zoomウェビナーを例に、どのようにウェビナーを行うのかを見ていきましょう。
 

Zoomでウェビナーを実施する流れ

それでは、実際の利用の流れを見ていきましょう。
前提として、Zoomのアカウントとプラン登録を忘れずに行っておいてください。
 

1.  ウェビナーをスケジュール登録
   まずはZoomのサイトで自身のアカウントにログインしてください。
   次に、メニュー欄から「ウェビナー」、「ウェビナーをスケジュールする」を選択してください。
   その後は、表示されているセミナー設定を入力してください。
    
2.  登壇者（講師・パネリスト等）を招待
   次に、開催するウェビナーの登壇者である、講師やパネリスト(ホストから選ばれた講師やサポーター)を招待しましょう。
   
   まず「マイウェビナー」にログインし、「トピック」を選択。
   次に、「パネリストを招待」の項目で「編集」を選択したら、招待したい相手の名前とメールアドレス を入力して、「保存」しましょう。
   
   複数人招待したい場合は、「別のパネリストを追加」を選択して追加しましょう。
    
3.  視聴者に参加URL送付して招待
   次は、ウェビナーの参加者を招待します。
   招待状タブのURLをコピー して参加者にメール送信するだけなので、簡単に完了します。
    
4.  時間になったら開始
   開催時間時になったら、ウェビナーを開始しましょう。
   
   まず、ウェビナー一覧にある「参加」を選択します。
   「Zoom.usを開きますか」と表示されたら、「Zoom.usを開く」を選択し、
   「どのように音声会議をしますか」と表示されたら、「Zoomのコンピューターオーディオに参加する」を選択してください。
   そして、「ビデオを開始する」を選択すればウェビナーが開始されます。
    

Zoomウェビナーの便利機能

Zoomウェビナーの利用方法がわかったところで、より質の良いウェビナー開催のためにオススメな、Zoomの便利な機能をいくつかご紹介します。

画面共有機能
この機能では、ホストやパネリストが操作している画面を、参加者の画面に映し出すことができます。
言葉だけでなく、イメージを利用して情報を発信することができるので、よりインタラクティブで満足度の高いウェビナーを開催することができます。
 
ホワイトボード機能
このホワイトボード機能では、ホストやパネリストがフリーハンドで書いた画像やイメージを参加者に共有することができます。
参加者の質問に答えたり、説明を付け加えたりする際等に役立つ機能です。
 
パワーポイント背景機能
Zoomウェビナーでは、パワーポイントも画面共有することができます。
実際のセミナーで使用するパワーポイント内容や、また、口頭では説明しきれない情報について、事前に準備しておくこともできます。
 
Q&A・アンケート機能
ライブ回答やテキスト回答が可能な質疑応答を行うことができます。
これにより、オンライン上であっても開催側と参加者とのリアルタイムのコミュニケーションが可能になります。
また、質問やアンケート結果等はその後のウェビナーにおいて役立てることができる貴重なデータにもなるので、ぜひ有効に使いたい機能です。
 
挙手・チャット機能
この機能は、参加者が質問したい時などに役に立ちます。
この機能が積極的に行われれば、それは参加者のエンゲージメント向上につながるので、開催側からも利用を促したい機能ではないでしょうか。
 
レポート機能
登録者や出席者、取得したアンケート結果、そして出席者のエンゲージメント(視聴時間の長さや離脱率等)をレポートとして取得できます。
ウェビナーの質の向上や集客の増加などに大きく役立つ機能なので、こちらもぜひ有効活用しましょう。
 

ここでは、Zoomのウェビナー機能とミーティング機能の違いについて解説します。

ZoomウェビナーとZoomミーティングの大きな違いは、開催の「目的」にあります。
ウェビナーはホストやパネリストが参加者に対してセミナーなどを行いたいときに使用し、ミーティングは参加者同士で活発にコミュニケーションを交わしたいときに使用します。

具体的な機能の違いについては、以下の表にまとめました。

ブレイクアウトルームとは、ミーティングの参加者を複数のグループに分割し、ディスカッションを行える機能です。
Zoomのすべての機能が両方で使えるわけではなく、ウェビナーに特化した機能性、ミーティングに特化した機能性になっていることが分かります。
 

ここまで、開催するための手順を説明してきました。ここからは、その手前で必要となる集客のコツを解説します。
 

ウェビナーのイベントページ（LP）作成

まずは、開催するウェビナーのイベントページを作成する必要があります。
イベントページには、ウェビナーの内容や登壇者情報、イベントの開催日時、申し込みフォームを盛り込んでおきましょう。 
 

ウェビナーの告知

イベントページを作成したら、次はウェビナーイベントの告知を実施します。
イベントの告知には、以下のように様々な方法があります。

• ブログ・ウェブサイト訪問者への告知
• SNSでの告知
• オンライン広告(facebook広告等)
• 既存ユーザーへメールでの告知　など

ターゲットとする層を獲得できるように、最適だと思われるツールを使った積極的な告知を行いましょう。
告知すると、一定数の応募がきます。応募者はCRMやスプレッドシートなどで管理できるような体制にしておきましょう。
 

応募者へのリマインドメールの送付

忘れてはいけないのが、応募者に対するリマインドメールの送付です。
申し込みだけをして忘れられてしまう、といった事態を避けるために、前日と当日のリマインドメールは送付するようにしましょう。
 

開催当日の役割分担決め

開催当日の役割分担は、オフラインのセミナーだからといって怠ってはいけません。

対面形式のセミナーとは違い、参加者とのやりとりやその場の空気感といったものが希薄になる分、オンラインだとよりスムーズな進行が求められます。
ウェビナーの進行役、リアルタイムで送られてくる質問に回答する役など、誰が何をするのかを明確にさせておくべきです。
 

開催後のお礼メール送付＆アプローチ

ウェビナー開催後は、必ずお礼メールをお送りしましょう。お礼メールには、例えば以下のような内容を盛り込みます。

• ウェビナー参加への感謝の言葉
• セミナー内容の資料(場合による)
• ウェビナーについてのアンケート
• 問い合わせ先(開催者)

また、より詳しく話を聞きたいと希望された参加者については、その情報を営業担当者に共有し、できるだけ早く、スムーズにアプローチできる体制を構築しておくことも重要です。

ウェビナーの集客についてさらに詳しく知りたい方は、以下のページもあわせてご覧ください。
ウェビナーの集客方法とは？主な手法10個を紹介
 

最後に、ウェビナーを実施する上での注意点を確認しましょう。
常に意識したいのは、参加者へ提供できる価値をできる限り高めることです。
 

必ず事前準備・リハーサルをする

オンラインでのセミナーだからといって、準備やリハーサルを怠ってはいけません。

ウェビナーの場合は参加のハードルが低いぶん、途中離脱率が高くなります。
参加者が最後まで参加し続けてくれるように、構成や進行など念入りに設計し、リハーサルを行ってスムーズに進行できるよう準備しておきましょう。
 

質疑応答などの変動要因を加味する

オンラインでも、対面と同様予期しない出来事が起こるものです。
予想していなかった質問を受ければ、予想以上にセミナー開催時間が延長する、なんてこともありますし、その逆で予想以上に質問が来ない、ということもあります。
これらの変動要因を加味しながら、セミナーの構成や対策を練る必要があります。
 

ウェビナー特有の盛り上げ方を心得る

オンラインでのやりとりは、対面でのコミュニケーションとは異なってきます。
一方向のコミュニケーションといった感覚が強くなるので、アンケート機能を利用する、問いかけをする、ワークショップタイムを設けるなど、普段よりも双方向なコミュニケーションを意識するようにしましょう。

HubSpotでは、Zoomなどのウェビナーツールとネイティブで連携しているため、ウェビナー運営の自動化や効率化をはかることが可能です。
お試し感覚の無料のプランでも様々な機能が利用できるので、気になる方は登録してみてはいかがでしょうか。

ウェビナーについては以下のページでも詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。
オンラインセミナーとは？メリットや具体的な開催手順を解説

また、ウェビナーを活用しての成功事例について以下のページにてまとめているので、ウェビナーをどう活用していくかの参考にぜひご覧ください。
ウェビナーを活用している企業の成功事例10選