エクセルで在庫管理を行う方法｜メリットや表の種類、便利な機能を紹介

在庫管理表は、エクセルで簡単に作成できます。特に、小規模事業や在庫点数が少ない事業の場合には、専用のシステムを導入するよりもコストを抑えて導入できるのがメリットです。

【初心者向け】Excelでの表作成や関数が学べる基礎ガイド

基本的な操作方法から、表やグラフ、利用頻度の高い関数の活用方法を初心者でもわかりやすいよう解説。

• シートの操作方法
• 関数の使い方
• ピボットテーブルの活用方法
• 実践用Excelテンプレート

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本記事では、エクセルで在庫管理を行う方法、便利な機能や関数、具体的な管理表の作り方を解説します。注意点も紹介しますので、エクセルでの在庫管理を検討している方はぜひ参考にしてください。

表計算ソフトのエクセルは汎用性が高く、自由にカスタマイズできるため、在庫管理にも活用できます。小規模事業や在庫点数が少ない事業の場合には、特におすすめの方法です。

テンプレートを活用することで、初心者でも簡単に管理表を作成できます。

ただし、セキュリティ面やヒューマンエラーが起きやすくなるなどの注意点もあるため、エクセルの特性を理解したうえで適切に運用することが大切です。
 

エクセルで在庫管理を行う主なメリットは次の3つです。

• 低コストで始められる
• 操作方法に慣れている人が多い
• 自由にカスタマイズできる

それぞれ詳しく解説します。
 

低コストで始められる

エクセルを導入済みの企業では、在庫管理のための専用ソフトやシステムを導入する必要がありません。

ソフトやシステムを導入するコストを抑えられるだけでなく、社内教育のためのコストも削減できるでしょう。
 

操作方法に慣れている人が多い

エクセルの操作に慣れている人なら、テンプレートをアレンジするだけで簡単に在庫管理が作成できます。

また、管理表の利用者も、使い慣れたエクセルでスムーズに管理業務を開始することが可能です。
 

自由にカスタマイズできる

エクセルは柔軟性が高く自由にカスタマイズできるため、在庫管理に必要な項目を商品や事業形態に合わせて設定できます。

例えば、カテゴリー別や期限管理など、事業や商品の特性に応じて項目を設定できるので、自社に最適な管理体制を構築できるでしょう。マクロを活用すると、作業の自動化によって在庫管理を効率的に行えます。
 

ここでは、エクセルを使った在庫管理表の簡単な作り方を紹介します。
 

品目の基本情報をまとめる

在庫管理を始める際に、まずは管理したい項目を整理しておきましょう。

具体的には、次のような項目を記載します。

• 商品名：商品名を記載
• 品番：識別用番号
• 数量：現在の在庫数
• 単価：商品の単価
• 管理場所：保管場所
• 入出庫日：在庫の入出庫日
• その他：使用期限やカテゴリーなど

どのような項目が必要かは、商品や事業形態によって異なります。自社の商品に合わせて項目を選択してください。
 

基本となる表を作成する

項目が確定したら、基本となる表を作成していきます。シンプルな在庫管理表なら自作もできますが、テンプレートを使うと、より簡単に作成できるのでおすすめです。

ここでは、自作する場合とテンプレートを使用する場合について、それぞれ解説します。
 

自作する場合

在庫管理表を自作する手順は、次の通りです。

1. エクセルを開き、1列目に管理項目を入力
2. データを入力
3. 計算式の設定
4. デザインや書式の調整

商品が少ない場合や、テンプレートには記載されていないような特殊な項目が多い場合には、自作がおすすめです。
 

テンプレートを使用する場合

Microsoftの 公式テンプレートやネット上には多くのテンプレートが提供されています。それらのテンプレートを活用すると、スピーディーに在庫管理表を作成できます。

テンプレートは、見やすくて管理項目やデザインをカスタマイズしやすいものを選ぶと良いでしょう。
 

エクセルで作れる主な在庫管理表は、次の2種類です。

• 単票タイプ
• 在庫移動表タイプ

それぞれの違いやメリットを解説しますので、自社にあったものを選択してください。
 

単票タイプ

単票タイプは従来の紙タイプの在庫管理表から使用されている形式で、1種類の商品情報を1つのテーブル表にまとめた形です。在庫棚にぶら下げていた紙をそのままエクセルの表にしたことから、「吊り下げタイプ」とも呼ばれています。

横軸に入出庫数や担当者などの項目を設定し、縦軸に日付を追加していくため、「いつ、誰が、何を、何個出庫したのか」がわかるのが特徴です。

単票タイプは、商品数が少ない場合や、初めてエクセルで在庫管理を行う場合に適しています。
 

在庫移動表タイプ

在庫移動表タイプは、縦軸に品番や商品名を設定し、横軸に日付を配置する形式です。

単票タイプは1つの商品を管理するのに対して、在庫移動表タイプは1つのシートで複数の商品の在庫を管理します。このタイプでは、関数を使用することで在庫数の自動計算が可能です。

ただし、在庫移動表は主に数字を確認するための表なので、単表タイプのように担当者や備考欄の記載ができません。

プロジェクトごとの管理や月別の集計など、より詳細なデータ管理が必要な場合は、ほかのテンプレートを利用すると良いでしょう。詳しくは、次の記事をご覧ください。

ここでは、在庫管理表を作る際に役立つ機能を紹介します。
 

オートフィル機能

オートフィル機能は、セルに入力されたデータを自動的にコピーし、連番やパターン入力が簡単に行える機能です。

例えば、在庫管理で「商品A 001」「商品A 002」と入力したい場合、最初の2つを入力すると、その後の番号を自動で埋めることができます。
 

セルの書式設定

セルの書式設定は、セル内のデータもしくはグループに対して書式を設定することができる機能です。数値・通過・会計・日付など、データに合わせて、さまざまな書式が設定可能です。

「条件付き書式」は、在庫数が一定数以下になったときにセルの色を自動で赤色に変更するなどの細かい設定に役立ちます。
 

フィルター機能

フィルター機能は、特定の条件でデータを抽出し、必要な情報だけを表示する機能です。

例えば、「特定のカテゴリーに属する商品」などの条件でデータを絞り込むことができます。

データ検証（入力規制）

データ検証は、データの種類やセルに入力する値を制限する機能です。

例えば、在庫数のセルに「0以上の数値のみ入力可」といったルールを設定することで、不正なデータの入力を防ぐことができます。
 

並べ替え機能

並べ替え機能は、データを特定の順序で整理できる機能です。

例えば、「在庫数の多い順」「品番順」「仕入れ日順」などの条件でデータを並べ替えることで、必要な情報を素早く見つけることが可能です。
 

ここでは、応用編として、さらに高度な機能を紹介します。
 

関数

エクセルの関数は、あらかじめ計算式を設定しておき、データを入力することで計算結果が自動で表示される機能です。

手動による計算ミスを防ぎ、作業の効率を大幅に向上させることができるため、在庫管理に活用しましょう。

在庫管理表の作成や管理に役立つ関数をいくつか紹介します。

• VLOOKUP関数：条件に基づき特定のデータを検索
• IF関数：条件に応じて処理を変更
• SUMIF関数：条件を満たす数値の合計を計算
• COUNTIF関数：条件を満たすデータの件数を算出
• NOW関数：現在の日付と時刻を取得

その他のエクセルでの在庫管理に活用できる関数は、次の記事で詳しく紹介しています。

ピボットテーブル

ピボットテーブルは、大量のデータを集計して必要な情報を瞬時に分析する機能です。

在庫の推移や商品ごとの在庫数をグループ化し、グラフ化することで、在庫管理の可視化が容易になります。

マクロ

マクロは、定型業務を自動化する機能です。在庫の更新やレポート作成をボタン1つで実行できるようになります。

在庫管理表をエクセルで作る場合の注意点は、次の3つです。

• 商品の種類や量が多い場合には向いていない
• データの厳重な取り扱いが必要になる
• 管理者のみ関数を変更できるようにする

それぞれを詳しく説明します。
 

商品の種類や量が多い場合には向いていない

エクセルでの在庫管理は、商品の種類や量が多い場合には向いていません。大量の在庫データを扱うと動作が遅くなったり、ファイルの破損リスクが高まったりするので注意が必要です。

また、複雑な関数を使用したり、シートの数を増やし過ぎたりすることも、ファイルが重くなる原因になります。

商品の種類や量が多い場合には、在庫管理に特化した専用ツールの導入を検討すると良いでしょう。
 

データの厳重な取り扱いが必要になる

エクセルでの在庫管理を複数人で行うと、誤操作や入力ミスが発生しやすくなります。次のように運用ルールを定めて、慎重にデータを取り扱いましょう。

• 在庫管理表のアクセス権限
• 入力担当者
• 表記方法
• データの入力時間・日
• バックアップの頻度

必要に応じてマニュアルも準備し、週に1回など決まったタイミングでバックアップをとっておくと、ファイルが開けなくなるなどのトラブルが起きても対処が可能です。
 

管理者のみ関数を変更できるようにする

エクセルは誰でも簡単に編集できるのがメリットですが、誤って関数の上書きや削除を行うとエラーが発生します。

そのため、関数が入っているセルは管理者のみが編集できるようにしておきましょう。エクセルの「シートの保護」機能を活用すると、特定のセルをロックすることができます。

バックアップファイルなどの重要なデータも、書き換えができないように保護しておくと良いでしょう。
 

エクセルは初期費用を抑えつつ、在庫管理を効率化するための便利なツールです。ただし、大規模なデータや複雑な分析には限界があります。その場合は、専用ツールの導入を検討しましょう。

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