採用計画とは？目的や立て方、実行のポイントを解説

条件に合った人材をなかなか採用できない、採用してもすぐに離職してしまうなど、採用活動には悩みがつきものです。場当たり的、感覚的な採用活動になっていると感じている場合は、経営方針・事業戦略に則った「採用計画」を立てることで改善が期待できるでしょう。

綿密に設計を行い、実現可能な採用計画を立てることで、自社が必要とする人材を採用しやすくなります。また、採用活動の振り返りによって課題が発見でき、ブラッシュアップにつなげられるのも採用計画を立てるメリットです。

本記事では、採用計画の概要や重要性、具体的な計画の立て方などについて解説します。

採用計画とは、企業における採用活動の目標人数や配属部署、時期などを具体的に定めた計画のことです。採用活動のベースとなる計画であり、経営方針・事業戦略から逆算して、必要な人材を採用するための地図として活用します。

企業の中長期的な展開や目的に沿った採用ができるかどうかは、将来的な事業発展の鍵となります。面接官や採用担当者が感覚的に選んだ人材を都度雇用するのではなく、綿密な計画のもと、合理的に採用を進めることが重要です。

また、採用計画と混同しやすい用語に「採用戦略」がありますが、採用戦略は「どのように採用活動を進めていくか」という実行方針を指すものです。全体的な方針である採用戦略をもとに、やるべきことを採用計画としてスケジュールに落とし込んでいく流れになります。
 

採用計画を立案することで、ゴールから逆算した採用が可能になるだけでなく、課題の発見や軌道修正も容易になります。採用計画を立案する重要性を、もう少し詳しく見ていきましょう。
 

企業・事業に合う人材を採用しやすくするため

経営方針や事業戦略から逆算して採用計画を立案すれば、中長期的な経営戦略や事業展開に必要な人材と出会いやすくなります。

採用計画の設計が不十分なまま選考が進むと、目的や採用ニーズが明確化されず、人材のミスマッチが起こりやすくなってしまいます。結果として早期離職が増え、応募者・企業の双方が時間と労力を無駄にすることになりかねません。

綿密な採用計画の立案によって、採用に携わる関係者の間で目的やニーズを正しく共有することができ、ブレのない効率的な採用活動につながります。
 

採用活動の進捗を明確にするため

採用計画を立てることで、採用活動の進捗状況を可視化できます。

採用計画でよくある失敗が、経営層から採用目標人数と期限だけを指示され、それに沿って採用活動を行うケースです。

短期的には必要な人材を確保できるかもしれませんが、経営戦略上、中長期的に必要な人材の確保が難しくなる可能性が高いでしょう。事業計画を実行する人材が不足し、企業の成長を鈍化させる原因になります。

達成可能な採用目標やスケジュールが明確な指標としてが存在すれば、進捗状況の把握や予定通り進まない場合の軌道修正ができ、事業計画上、必要な人材を確保しやすくなります。
 

採用課題の発見と改善のサイクルを回すため

採用計画を立案し、それを基に採用活動を進めていれば、計画と実態に差が生じた場合に調整がしやすくなります。

計画通りに採用が進まないときは、次のように何かしらの課題があるはずです。

• 求める人材と募集媒体がマッチしておらず、応募自体が少ない
• 試験や面接、評価のスケジュールが後ろ倒しになっている
• 面接官の評価基準が曖昧で、選考を通過する率が低い
• 内定辞退者数が多い
• 早期離職者数が多い

こうした原因やボトルネックを特定し、軌道修正したり、改善策を講じたりするためにも採用計画が不可欠です。早い段階で問題点に気づき、軌道修正できる点もメリットといえます。
 

ここからは、具体的な採用計画の立て方を6つのステップで解説します。
 

1. 経営方針・事業計画に基づく採用戦略を立てる

まずは、採用の目的や、採用によって実現したいことを明確化しながら採用戦略を立てます。採用戦略は、経営方針や事業計画から逆算し、将来的に会社が目指す姿に必要な人材や採用時期をイメージしながら立案するのがポイントです。

会社全体の方針を採用計画に反映させるためには、経営層や各部署の責任者と密にコミュニケーションを取ることが大切です。次のようなステップで戦略を組み立て、連動性を持った採用計画を立案しましょう。

1. 採用チームの結成
2. 経営方針・事業計画の把握
3. 採用市場・自社・競合の現状分析
4. KSF（自社の強みなど採用活動の成功要因）の決定
5. 求める人材像（ペルソナ）の明確化
6. 採用施策の策定

2. 採用職種と人数の決定

大枠の戦略が決まったら、職種と採用人数を決めていきます。採用人数の算出には、次のように考え方がいくつかありますが、事業内容や経営の状況によって適切な方法が異なります。複数の方法を組み合わせることを前提に、本章で紹介するポイントを踏まえて総合的に判断しましょう。
 

業務量から算出する

予定している業務量に対して不足する労働力から、採用人数を決める方法です。既存の業務量と新たに生じる予定の業務量を踏まえて、会社全体、あるいは該当部署で必要となる人員数を算出します。

既存の業務で不要なものや効率化できるもの、また、人によって作業量に偏りはないかといった観点で業務内容を適正化すれば、本当に必要な人員数を過不足なく採用できるでしょう。

また、業務量の増加が一時的なものか、継続的なものかによって選択する雇用形態も変わってきます。
 

財務面から算出する

会社全体や該当部署の目標利益をクリアできるかどうかをベースとして、採用人数を算出する方法です。見込んでいる利益と人件費を照らし合わせながら、採用人数を割り出します。

財務面から採用人数を算出する考え方は、利益に見合った人件費が明確になるというメリットがある反面、次のような懸念点もあります。

• 売上の変動が大きい場合に赤字や人員余りを招く
• 必要人員数と実際の業務量が合っていない場合がある

財務面からのアプローチは、他の算出方法と組み合わせながら検討すると良いでしょう。
 

経営戦略の投資予算から算出する

あらかじめ経営計画で決められている投資予算を基に、採用人数を考える方法です。

この方法のメリットは、採用計画の基となる経営計画から逆算することで、効率的な採用が可能になることです。デメリットは、業務量や利益をベースにした考え方ではないため、最適な採用人数との乖離が生まれる可能性があることです。

主軸となる事業が安定している企業の場合は、経営の見通しがつくため、採用計画も立てやすくなります。一方で、スタートアップやベンチャー企業など、売上や予算が大きく変動する可能性がある企業の場合は、採用の予算を立てるのが難しい場合があります。採用活動の進捗をこまめに振り返り、ズレが生じた場合は計画を速やかに変更しましょう。
 

3. 雇用形態の決定

採用職種と人数が決まったら、想定される業務や役割に応じて、採用人員の雇用形態を検討します。各ポジションに求められるスキルや実績も明確にしましょう。

【雇用形態や求められるスキル・実績の例】

直接雇用以外の選択肢として、業務委託やアウトソーシングを活用する手段もあります。特に、繁忙期などで短期的に人材が必要になる場合や、継続的に人材が必要になるかどうかわからない業務については、外部に委託したほうが効率的でしょう。費用対効果を考えながら採用の方法を検討することが重要です。
 

4. 採用スケジュールの策定

必要な人材の要件や採用時期が明確になったら、採用の流れに沿ってスケジュールを策定します。

• 募集開始
• 応募
• 選考・合否判定
• 想定人員の採用完了・入社
• 教育期間
• 戦力化

人材の教育完了・戦力化をゴールに設定し、逆算してスケジュールを組みます。例えば、次のような形で考えていきます。

【戦力化が必要な時期：8月初旬】

• 募集開始：～2月末
• 応募：～3月末
• 選考・合否判定：～4月末
• 想定人員の採用完了・入社：～5月末
• 教育期間：6～7月

採用戦略や選考フロー、業務内容ごとに必要な教育期間は変わってくるでしょう。

また、新卒採用の場合は、中途採用と異なり採用時期にも決まりがあります。新卒採用のルールは政府主導で都度変更されるため、日程に沿って採用活動を進める必要があります。

【例：2024年卒の大学生を対象とした新卒採用ルール】

• 広報活動の開始：大学3年生の3／1以降
• 採用選考活動の開始：大学4年生の6／1以降
• 正式な内定日：大学4年生の10／1以降

参照元：内閣官房｜2024 年度卒業・修了予定者の就職・採用活動日程に関する考え方

新卒採用の場合は時期が限られるうえ、広報活動から内定までの採用活動のスパンが長くなります。施策が長期化すると当初の計画からズレが生じやすくなるため、綿密に計画を立てたうえで都度調整を行いましょう。
 

5. 採用手法と予算の決定

採用手法には、広告の出稿や人材紹介会社の活用など、さまざまな種類があります。予算や採用人数、職種、雇用形態、求める人材像などを踏まえて最適な採用手法を決めましょう。

【採用手法の例】

• 求人広告
• 人材紹介
• 人材派遣
• ハローワーク
• 求人検索エンジン
• オウンドメディア
• SNS
• 合同説明会
• ミートアップ

組み上げてきた採用計画との齟齬がないか、予算内で目標の採用人数を達成できるかなどにも着目して、計画を最終調整していきます。

各採用手法の特徴や採用コストについては、次の記事で解説しています。

6. 採用計画全体像の可視化

最後に、出来上がった採用計画の全体像を「採用計画書」として可視化します。採用の詳細や進捗状況を、経営層を含めた関係者全員が把握できる状態にすることが目的です。

採用計画書の具体的な作成方法や、採用計画の管理方法は次の章で解説します。
 

採用計画を立てたら、計画書を起こして進捗を管理していきます。ここでは、採用計画書の書き方と管理方法を解説します。
 

採用計画書の作り方

採用計画書には、次のような項目を盛り込みます。

• 採用の目的と目標：目的・時期・職種・人数・予算など
• 評価基準：年齢・学歴・保有スキル・実績など
• 募集方法：人材募集の方法や媒体、選考方法
• 採用スケジュール：採用活動の具体的なスケジュール

また、採用計画書はテンプレートを活用することで、効率的に必要な情報を網羅できます。採用計画書のテンプレートについては、次の記事で詳細をご確認ください。

採用計画の管理ツール

採用計画書の作成には、進捗管理や課題の発見・改善といった目的があります。そのため、採用活動に携わる関係者全員が常に確認できる方法で管理していく必要があります。

採用計画の管理に活用できるツールには、次のようなものがあります。

• Excel
  数値・データを表やグラフ化できるExcelは、計画書の内容のアウトプットや進捗管理に活用可能。ガントチャートや分析シート、ビジネス計画書のテンプレートなども充実している。
• Google スプレッドシート
  Google アカウントがあればブラウザやアプリで利用でき、Excelに近い操作感。閲覧・編集権限も設定可能なため、関係者への共有にも役立つ。
• ATS（採用管理システム）
  採用活動に関わるさまざまなデータを一元管理できるツール。求人票や応募者・内定者情報、採用スケジュール、選考進捗などを管理でき、採用計画の作業効率が高まる。

ATSを活用した採用管理方法の詳細は、こちらの記事で詳しく解説しています。

最後に、採用計画を適切に実行するためのポイントを3点解説します。

• 採用戦略との連動性
• 現場社員も含めた協力体制の構築
• 計画の進捗管理と改善策の実施
   

採用戦略との連動性

前述の通り、採用戦略は採用計画を遂行するための実行方針であるため、両者には連動性を持たせなくてはなりません。採用計画を実現できるような採用戦略になっているか、経営・事業計画に対してのズレはないかなどの内容を俯瞰してチェックします。

採用戦略・計画の立案時はもちろんのこと、採用活動を進めるなかでも、戦略の方向性と実施中の施策が一致していることを常に確認しましょう。
 

現場社員も含めた協力体制の構築

採用活動を行うためには、応募者と直接コミュニケーションをとる面接官や、入社後の教育係などを対象部署から選定し、依頼する必要があります。そのため、採用計画を立案する際には、あらかじめ社内に情報を共有し、協力体制を築くようにしましょう。

人事部で立案した採用計画を一方的に押し付ける形になると、現場の反発を招く可能性があるので注意が必要です。関係者からの理解や協力が事前に得られていれば、採用計画に則って選考を進めやすくなります。

また、関係部署と綿密なコミュニケーションを取ることで、本当に求めている人材を把握し、それをターゲットとした採用活動を行えます。結果的に人材のミスマッチを防ぐことにもつながり、採用・教育にかかるコストの削減が期待できます。
 

計画の進捗管理と改善策の実施

採用計画を完遂するためには、計画の進捗管理や上手く行かない場合の見直し、改善策が必要になります。定点的に進捗を確認しながら、振り返りの時間を作りましょう。

条件に合う人材が思うように見つからないなど、計画通りに進まないことも想定したうえで、PDCAを回します。次のようなポイントを意識することで、採用活動が徐々にブラッシュアップされていきます。

• スケジュールは適切か
• コストは適切か
• 内定辞退の理由として多いものは何か
• 応募者に対する採用担当者の対応に問題はないか
• 採用した人材は職場にマッチしているか

改善が行われないまま計画がとん挫する事態にならないよう、上手くいかなかった場合の対応も考えておくことが重要です。
 

企業が中長期的な成長を目指すうえで必要な人材と出会い、採用していくためには、適切な採用計画の立案が不可欠です。

経営方針や事業戦略から逆算して、求める人材像や採用人数、雇用形態、スケジュール、採用方法などの具体的な計画を可視化し、管理しやすい形で運用していきましょう。

採用計画の進捗を管理するためには、採用管理ツールが役立ちます。採用活動に関わるあらゆるデータを一元管理でき、採用計画の実行効率を高められるでしょう。