ワークフローの分析とは？業務を改善するための具体的な手法や手順を詳しく解説

ワークフローの分析は、業務プロセスを見直し、効率化やコスト削減を実現するための重要な手法です。分析によって業務プロセスを可視化することで、無駄な工程や業務を最適化すべき点が明らかになり、継続的な業務改善が可能になります。

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本記事では、ワークフロー分析の基本概念と具体的な分析手法、実施手順などを詳しく解説します。

ワークフローの分析とは、業務プロセスを可視化し、各作業の流れや問題点を明確にする手法です。企業内で日常的に行われる業務の一連の流れを細分化して調査し、そのプロセスの効率性や有効性を評価します。

現在の業務プロセス（現状）と理想的なプロセス（あるべき姿）を比較し、そのギャップを特定することで、自動化すべき作業や改善が必要な箇所を発見できます。

ワークフロー分析は一度きりではなく継続的に行い、常に最適な状態に業務プロセスを保つことが重要です。
 

ワークフロー分析によって得られる主な効果やメリットは次の3つです。

• 業務効率化による生産性向上
• コミュニケーションの改善
• コスト削減とリソースの最適化
   

業務効率化による生産性向上

ワークフローを分析すると、業務プロセス内の非効率な作業や無駄な工程を特定可能です。業務プロセスの自動化・最適化により、従業員は単純作業や重複作業を削減でき、本来注力すべき重要なタスクに集中できます。

例えば、データ入力や書類作成などの定型業務を効率化して、無駄なステップを省くことで確保した時間を、企画立案や顧客対応などのより高い付加価値を生み出す業務にあてられます。

結果として、従業員それぞれの生産性が向上し、組織全体の競争力強化にもつながるでしょう。
 

コミュニケーションの改善

業務プロセスの流れを詳細に調査すると、部門間で発生する情報伝達の遅れやミスコミュニケーションといった問題点が明確になります。

例えば、営業部門から製造部門への情報伝達の遅れにより納期に影響が出ている場合にワークフロー分析を行えば、原因を特定して改善策を講じることが可能です。チーム内外でのコミュニケーションの改善による情報共有の円滑化は、部門間の連携強化を生み出します。

コスト削減とリソースの最適化

ワークフロー分析を通じて、業務プロセスにおける不要な作業や重複したプロセスを特定し、削減すれば、人材や時間、コストなどの経営資源を最適化できます。具体的には、残業時間の削減、必要人員数の適正化によるコスト削減など、さまざまな面での効率化が可能です。

また、自動化可能なタスクを洗い出し、RPA（ソフトウェアなどにより業務を自動化できるツール）やAIなどを活用すれば、更なるコスト削減やリソースの有効活用が実現します。
 

ワークフロー分析には多くの手法があるため、目的や業務の特性に応じた適切な方法の選択が重要です。代表的な手法は次の通りです。

• ビジネスプロセスマッピング
• タイムスタディ
• インタビュー
• ワークフローシミュレーション

エクセルやスプレッドシートなどの一般的なツールを使用して分析する方法もありますが、上記の手法を実施すると、より効率的かつ詳細な分析が可能になります。
 

ビジネスプロセスマッピング

ビジネスプロセスマッピングは、組織全体の業務プロセスを可視化し、各ステップの役割や責任を明確にする手法です。業務の過程で発生する判断ポイントや分岐、繰り返し処理などを図示したプロセスマップを作成します。

プロセスマップには、手順をシンプルに表せるフローチャートや、担当者ごとのチャネルに区切られたスイムレーンマップなど、さまざまな種類があります。必要に応じて担当部署や担当者、必要な時間やリソースなども図に含めることが可能です。

「誰が」「何を」「いつ」「どのように」行うかを明確にすることで、部門間の連携不足や責任の所在の確認不明確などの課題解決に役立ちます。
 

タイムスタディ

タイムスタディは、各業務プロセスの所要時間を計測・分析し、作業効率や生産性向上のための改善点を特定する手法です。

申請書の処理や顧客対応などの定型業務の所要時間を測定し、標準時間を設定することで、業務の進捗管理や人員配置の最適化に役立てられます。

タイムスタディを実施する際は、単に時間を計測するだけでなく、作業に時間を要する原因の分析もあわせて行うことが重要です。これにより、真の問題点を特定し、効果的な改善策の立案につなげられます。
 

インタビュー

インタビューは、関係者へのヒアリングを通じて業務の実態や課題を把握し、プロセス改善のための定性的な情報を収集する手法です。現場で実際に業務を行っている担当者の声を直接収集することで、数値データだけでは把握しづらい問題点や改善のヒントを得ます。

インタビューと他の定量的な分析手法を組み合わせると、より実態に即した改善策を立案できます。特に、業務プロセスが構築された背景や成立の経緯を理解するうえで、インタビューは有効な手段です。
 

ワークフローシミュレーション

ワークフローシミュレーションは、現在の業務フローをコンピュータ上で再現し、変更による影響や最適な業務プロセスを検証する手法です。実際の業務データを基にシミュレーションモデルを構築し、さまざまな条件下での業務の流れや結果を予測します。

ワークフローシミュレーションを実施すると、複数の改善案を比較検討し、より効果的なアプローチを選択するための客観的な根拠を得られます。実際に業務プロセスを変更する前に、その効果や影響を事前に評価できるため、特に大規模な業務改革や重要な意思決定を行う際に有効です。
 

ワークフロー分析は次の流れで、段階的に進めます。

1. 現状の業務プロセスの可視化
2. 問題点の特定と原因分析
3. 改善策の立案と実施
4. 改善策の実施と定着化
5. 継続的なモニタリングとフィードバック
6. 組織全体への展開と共有
    

1. 現状の業務プロセスの可視化

まず、現状の業務を詳細に洗い出し、フローチャートや業務フロー図などを用いて図式化します。この段階では、業務の開始から完了までの全ての工程を漏れなく把握することが重要です。

各タスクの担当者、業務内容、所要時間、使用ツールなどを細分化して整理し、誰がどのような作業を行っているかを明確にしましょう。申請書が作成されてから承認されるまでの流れや、製品の企画から出荷までのプロセスなどを整理して、業務の全体像を把握します。

関係者へのヒアリングを通じて現場の実態や課題意識を収集すると、潜在的な問題点や改善すべきポイントが浮き彫りになり、次のステップの原因分析を容易に進められます。

2. 問題点の特定と原因分析

続いて、ワークフロー内のボトルネックや非効率な箇所などの問題点を特定します。業務フロー内で遅延やミスが頻発する箇所、作業負荷が偏っている工程などを抽出し、改善すべきポイントを明らかにしましょう。

問題点を特定した後は、「なぜなぜ分析」などのフレームワークを活用して原因を深掘りすると効果的です。「なぜ作業が遅れるのか」「なぜミスが発生するか」などの問いを繰り返し投げかけ、人員配置・手順・システム面などの根本的な原因を掘り下げます。
 

3. 改善策の立案と実施

特定した問題点に対して、RPAやITシステムの導入、人員配置の見直しなど具体的な改善策を検討します。コスト対効果や実現可能性を考慮しながら、最も効果的な改善策の選定を進めましょう。

改善策は優先順位付けを行い、効果が出やすい施策からスモールスタートで実施します。改善策の内容や目的について関係者に周知しておくと、組織全体の理解と協力を得やすくなります。小規模なチームや特定の部署で試験的に改善策を実施し、効果を検証・評価したうえで組織全体へ展開しましょう。
 

4. 改善策の実施と定着化

ワークフロー分析後は、改善策を実施するだけでなく、組織内に定着させるための仕組みづくりや継続的なモニタリング、フィードバック、組織全体への展開が重要です。改善策を実施しても、定着しなければ従来の非効率な状態に戻る可能性があるためです。

具体的には、従業員への教育やトレーニングを行い、改善後のプロセスを日常業務として浸透させる必要があります。詳細なマニュアルやガイドラインを作成して業務標準化を進め、属人化を防ぎ、誰が担当しても同じ品質で業務を遂行できる環境を整えましょう。

関係者に改善策の目的やメリットを伝えると、理解や協力を得られ、改善施策が組織文化として根付きやすくなります。
 

5. 継続的なモニタリングとフィードバック

改善策の実施後は、効果を定量的・定性的の両面から継続的に測定することが重要です。KPI（重要業績評価指標）を設定し、業務プロセスの進捗状況や成果を定期的に測定します。

改善前後の変化を明確に把握するためにも、KPIはタスク完了までの所要時間短縮率やエラー発生率、生産性向上率などの数値指標を用いて客観的に評価すると良いでしょう。

ワークフロー分析で用いる主な評価指標は次の通りです。

• タスク処理時間　各タスクが開始されてから完了するまでに要する時間を測定し、業務の効率性やボトルネックを特定する
• 完了・却下頻度　ワークフロー内でタスクが正常に完了した回数と却下された回数を分析し、プロセスの成功率や問題点を評価する
• 再作業回数　タスクやプロセスがやり直しを必要とした回数を測定し、業務品質や改善の必要性を示す
• ボトルネック発生率　ワークフロー内で業務が滞るポイントの発生頻度を測定し、業務の遅延要因や改善ポイントを特定する

これらの指標によって、どこに課題があるか客観的に把握し、具体的な改善策を策定します。

また、従業員満足度や顧客フィードバックなど主観的評価も取り入れることも大切です。現場スタッフからのフィードバックも積極的に収集し、定性的な視点からも改善効果を確認できるためです。改善策の実施後もPDCAサイクルを継続的に回し、業務効率化を進めましょう。
 

6. 組織全体への展開と共有

ワークフローの改善事例は、実施した部門にとどめるのではなく、組織全体へ横展開することが大切です。成功体験の共有によって、他部門でも同様の課題解決が可能になり、全社的な業務効率化につながるためです。

成功事例や効果的なノウハウを水平展開すると、組織全体の効率化・生産性向上が実現します。社内ポータルサイトやナレッジ共有ツールなどデジタルツールを活用してリアルタイムに情報共有すると効果的です。

さらに、定期的なミーティングや社内報告会などで成功事例を共有し、他部門でも積極的に活用できるよう取り組みを進めれば、全社的な競争力強化とコスト削減が期待できます。
 

ワークフロー分析を進める際は、データ収集の難しさや組織内の抵抗などの課題が生じやすいため、あらかじめ、対策を理解しておきましょう。
 

データの精度を高める

ワークフロー分析を成功させるには、正確なデータの収集が不可欠です。入力ミスや欠損、古い情報の混入が発生すると、現状と乖離した分析結果が導き出され、誤った意思決定につながるためです。

データ収集の方法や頻度、対象範囲を明確に定め、最新かつ正確なデータを取得する仕組みを構築することが重要です。例えば、データ入力のガイドラインの作成や定期的なデータクレンジングの実施によって、データの品質を維持できます。

システムやツールを導入し、人為的ミスを最小化する体制を整えれば、より正確かつ効率的にデータを収集・分析できます。
 

現場のメンバーの理解を得る

ワークフロー分析による業務改善には、新しいプロセス導入や既存業務の変更が伴うため、組織内で抵抗感が生じることがあります。人は一般的に変化を好まない傾向があり、「従来のやり方」を変えることに不安を感じやすいためです。特に、慣れ親しんだ業務の変更や新しい技術・ツールの導入に不安を感じるケースは少なくありません。

現場のメンバーの抵抗感を軽減するには、改善施策の目的やメリットを継続的に説明して理解を促すことが重要です。小規模な施策から徐々に展開すると、抵抗感を和らげられるでしょう。
 

自社の課題に合ったツールを選ぶ

効果的な分析には、自社の業務特性や課題に合う適切なツールの選択が重要です。

使いやすさ、カスタマイズ性、他システムとの連携の可否、サポート体制、コストパフォーマンスなどの観点から比較検討すると良いでしょう。現場のメンバーが使いやすいユーザーインターフェースを備えているかも重要なポイントです。

また、本格導入の前に、トライアル版や無料版で実際に使用感を確認しましょう。小規模なプロジェクトや部門で試験的に導入し、効果を検証したうえで全社に展開する手順で進めると、リスクを最小化しながら最適なツールを導入できます。

ワークフロー分析の手順は、現状プロセスを可視化し、問題点と原因を明確に特定することから始まります。さらに、具体的な改善策を策定して段階的に実施し、効果測定結果からさらなる最適化につなげることが重要です。

ワークフロー分析は、一過性ではなく継続的な活動として行うことも大切です。メンバーへの丁寧な説明と教育によって定着を進め、組織全体で理解・協力体制を構築し、成功事例を徐々に展開していけば、効果的に改善を進められます。

なお、HubSpotのワークフロー機能では、作成したワークフローの成果をHubSpot内のレポートで簡単に可視化できます。直感的なUIでワークフローの作成も容易で、作成・分析・改善までをシームレスに実施できます。

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