ワークフロー自動化とは？導入メリット・ツール・事例を徹底解説

ワークフローの自動化は、業務効率化に効果的な手段の一つです。デジタルツールを業務プロセスに活用することで、手作業では煩雑になりがちなプロセスを解消し、生産性を向上させる効果が期待できます。

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本記事では、ワークフローを自動化する方法やメリット、自動化のポイントを解説します。具体的な活用事例もご紹介しますので、あわせて参考にしてください。

ワークフローの自動化とは、業務プロセスをデジタルツールなどを使って自動化することです。一般的に、ワークフローとは稟議や経費の申請・承認などの事務手続きを指しますが、部門の業務全般を意味することもあります。

例えば、営業部門であれば、マーケティング部門からの見込み客の引き継ぎの流れや、商談のスケジュール設定などの営業活動、稟議や契約書周りなどをすべて含みます。

ワークフローにおいて一連の業務で一部が滞ったり、通常と違う流れになったりすると、トラブルや機会損失につながる可能性が少なくありません。これらの課題を解消する解決策として効果的なのが、ワークフローの自動化です。

ワークフローの自動化が広がる背景には、クラウドやAI技術の進化により自動化できる業務が増えたこと、リモートワークの普及が挙げられます。ワークフローの自動化が実現すれば、時間や場所に縛られずに業務を進行できるためです。ワークフローの自動化は、業務の効率化を支える重要な要素といえるでしょう。

ワークフローの自動化には、次のようなツールの利用が有効です。

• ワークフローシステム　申請や承認に代表されるさまざまな業務プロセスを電子化して一元管理できるシステムやソフトウェア
• ERPツール　企業における複数の基幹システムのデータを連携させ、情報を一元管理するツール
• MAツール　マーケティング活動を自動化するツール
• RPAツール　人間がパソコンで行うルーティン作業を自動化するツール

これらのツールを組み合わせて使用すれば、ワークフローの自動化を効果的に進められます。

ワークフローを自動化する主なメリットは、次の7つです。

• 業務効率と生産性の向上
• ヒューマンエラーの削減
• 内部統制の強化
• 顧客体験の向上
• コスト削減
• 従業員満足度の向上
• DX推進の加速
   

業務効率と生産性の向上

ワークフローを自動化すると手作業に比べて、業務にかかる時間や手間を大幅に削減可能です。例えば、ワークフローシステムで紙による申請作業を自動化する場合、印刷・捺印・回覧作業が不要になり、決裁に至るまでの業務をスムーズに進められます。書類を紛失するリスクも軽減できます。従業員はより重要度の高い業務に集中できるようになり、業務効率化と同時に生産性の向上も期待できるでしょう。
 

ヒューマンエラーの削減

システムが正確にタスクを処理することでミスの発生を軽減できるのも、メリットです。ツールによっては申請書の記載内容を自動確認し、ミスを事前に検出する機能や進捗に遅れが出た場合に担当者へ通知できる機能を搭載しており、タスクの確認漏れも防げます。
 

内部統制の強化

ワークフローを自動化すると、誰がいつ何をしたのかが記録されて進捗状況や行動履歴を可視化できるため、改ざん防止や問題発生時の追跡が容易になり、内部統制の強化が可能です。営業活動のような、属人的になりやすい業務の可視化にも効果的で、マネジメント効率の向上にもつながります。
 

顧客体験の向上

ワークフローの自動化により迅速かつ正確に事務処理が行われる体制が整うと、担当者も的確に対応できるため、顧客体験を向上できます。例えば、顧客から申請手続きがあった場合の業務を自動化すれば、待ち時間を軽減できるでしょう。MAツールを導入すれば、顧客一人ひとりに最適化されたメールや通知を自動送信することも可能です。ワークフローの自動化は、顧客と企業の双方にメリットをもたらします。
 

コスト削減

デジタルツールによる自動化を行うと、紙の使用量が減り保管場所が不要になる他、印刷コストも削減できます。社内のペーパーレス化は、環境問題への貢献にもなるでしょう。また、業務量が減ることで、不要な人件費の削減にもつながります。
 

従業員満足度の向上

申請や承認、決裁のために出社する必要がなくなり、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方を実現しやすくなります。ワークフローを自動化すると、業務プロセスと進捗が明確になるため、チーム間のコミュニケーションが円滑になる効果も期待できます。結果として、従業員の満足度の向上につながるでしょう。
 

DX推進の加速

企業の競争力や持続可能性を高めるためにも、DX推進の取り組みは重要です。ワークフロー自動化は、業務のデジタル化を進める重要な手段であり、企業全体のDX推進を加速させます。紙やExcelで行っていた手作業の業務をツールによって自動化させると、データの一元化や業務プロセスの可視化ができます。次のフェーズとして、AIやBIツールの導入などの高度なDX施策につなげやすくなるでしょう。
 

ワークフローの自動化に際しては、ツールやシステムの導入が大切ですが、単に導入するだけでは十分な効果を発揮できません。次の3つのポイントに留意して取り組みましょう。

• 目標と現状のフローに適したツールを選ぶ
• 定期的にワークフローを見直す
• 関係者へ十分な説明を行う
   

目標と現状のフローに適したツールを選ぶ

ワークフローの自動化による効果を最大化するには、最適なツールやシステムを選ぶことが重要です。まずは、何を解決したいのか、どのような結果を期待するのかなど、目的と目標を具体的に定めましょう。次に、定型作業や、特定の条件で発生する作業を対象として、自動化できるタスクを整理します。さらに、操作性や既存システムとの連携も考慮して、業務に合ったワークフローシステムを選びます。
 

定期的にワークフローを見直す

ツールやシステムの導入後は業務の変化に合わせて、ワークフローを調整します。PDCAサイクルを継続的に回して改善を行いましょう。

まず、現状の課題となっているタスクや求める成果を明確にし、それを達成するための運用を行います。続いて、効果検証を行いましょう。不具合がある場合は、必要に応じて改善策を実施し、成果が出ている部分はその施策を標準化します。さらに、次のPDCAサイクルへとつなげます。
 

関係者へ十分な説明を行う

新しいツールやシステムの導入には、業務の関係者からの理解と協力が不可欠です。導入目的や操作方法を説明する場を設けたり、ガイドラインを作成して周知したりすると良いでしょう。そのうえで研修やトレーニングを行い、本格的に運用していくとスムーズに取り組めます。
 

ワークフローの自動化は、さまざまな場面で導入できます。ここでは、8つの活用例をご紹介します。

• 経費精算
• 請求書の処理
• 給与計算
• 新入社員の入社手続き
• 問い合わせ対応
• 在庫管理
• リードナーチャリング
• スケジュール管理
   

経費精算

小口精算や交通費精算など、従業員からの経費精算は自動化によりオンライン上で一元管理できます。一般的な流れでは、従業員が経費精算書を作成し、上司に承認を依頼、承認を得られれば経理部門に転送して処理が行われます。ワークフローを自動化すれば、申請から承認、経理部門への転送までの一連の業務を効率化でき、ミスや申請漏れをなくすことも可能です。
 

請求書の処理

請求書は紙ベースで管理されることが多く、金額の入力ミスなど、処理にまつわる課題が多い業務です。しかし、ツールやシステムを導入すれば、請求書の発行や送信、取引先からの請求書の受領やスキャン、内容確認、承認、支払いを自動化させることが可能です。受発注システムなどと連携して発行スケジュールを設定すれば、指定日時に送信でき、印刷や郵送にかかるコストも削減できます。
 

給与計算

勤怠情報の確認、労働時間の集計、手当や税金の計算、各種税金の納付などの給与計算も自動化できる業務です。従業員一人ひとりの基本給や控除の内容は異なるため、計算ミスが起こりやすく、確認にも工数を要しますが、勤怠データをツールやシステムに取り込み給与明細の発行を自動化すれば、担当者の負担を大幅に削減できます。人件費の分析レポートを作成し、経営に役立てることも可能です。
 

新入社員の入社手続き

新入社員の入社に際しては、書類の準備や社内システムへの情報入力、オリエンテーションのスケジュール設定などさまざまな処理が必要です。これらの一連の処理や、タスクの割り当て、担当者への通知なども自動化できます。慎重な取り扱いが求められる個人情報も、自動化によりミスなく正確に保存可能です。人事担当者の負担が軽減すれば、人材の確保や職場環境の整備などのコア業務に集中できるようになります。
 

問い合わせ対応

従来は、メールや電話で受け付け、担当者へつないでいた問い合わせ対応も、チャットボットやフォームの利用により自動化できます。チャットボットを活用すれば、24時間回答の提示が可能です。対人の対応を要する場合でも、ワークフローシステムなどを利用すると、担当者を自動で割り振って通知できるため、担当者は対応に集中でき、顧客満足度の向上が期待できるでしょう。
 

在庫管理

倉庫などの在庫管理では、在庫のカウントやデータ入力、発注など複数の工程があります。RFID（ICタグなどに記録されたデータを非接触で読み書きできるシステム）やバーコードなどで各工程を効率化しているケースもある一方で、人間による介入は必要です。RPA（定型業務を自動化するツール）や専用のシステムを導入すれば、ECサイトの売上情報を店舗の在庫リストと突合して在庫数を更新するなどの一連の業務の自動化が可能です。
 

リードナーチャリング

「問い合わせのあった見込み客の情報を入力し、メールを送信する」「成約に近い見込み客を抽出し、担当者へ通知する」など、リードナーチャリングに関する業務も自動化を行えます。

HubSpotのMarketing Hubでは、リンクのクリック、ダウンロードなどのトリガーや条件を設定しておくことで、見込み客の関心が高まる最適なタイミングでフォローアップのメールを送信できます。CRMのデータに基づいて、メールの内容をパーソナライズ化することも可能です。

スケジュール管理

商談のアポイントメント日程などのスケジュール調整を電話やメールで行う場合、聞き間違いや日程の入力ミスなどのトラブルが起こりかねません。営業ツールを導入して顧客との共有カレンダーに登録すれば、容易にスケジュール調整が完了し、日程が近づいたタイミングでのリマインド送信も自動化できます。スケジュールを可視化できるため、プロジェクトの進捗管理にも役立ちます。
 

ワークフローの自動化は単なる効率化にとどまらず、コストやエラーの削減など多岐にわたるメリットをもたらします。顧客にとってもメリットがあり、顧客体験の向上にもつながります。自社の課題を明確にし、自動化が必要な業務プロセスを検討したうえで、適切なツールを選定しましょう。

営業やマーケティング活動のワークフローを自動化するなら、HubSpotをぜひご活用ください。HubSpotであれば、ワークフロー機能によって見込み客の割り当てやフォローアップが可能です。CRMデータに基づくパーソナライズされたメールも送信できるため、顧客との良好な関係構築にも役立ちます。

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