企業に勤めていると、どのような職業であれExcelを使う機会が出てくると思います。特に、最も基本的な作業である「Excel上で表を作成し、データを整理する」という作業は様々なシーンで必要となるでしょう。

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Excelで見やすい表を一から作成するのは、初心者にとってはハードルが高いと感じるかもしれません。しかし、基本の仕組みを理解すればいくらでも応用がきくため、必ず押さえておきたいポイントでもあります。

本記事では、Excelで表を作成する方法を解説。Excelで表を作成する基礎や、見栄えの改善方法まで紹介します。今までExcelを使った経験が少なく、表の作り方に自信がない方はぜひ参考にしてみてください。

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【基本】Excel表の作り方

まずは表の中身となる、見出しとデータを入力するところから始めましょう。罫線や色などの見た目は後から整えるとスムーズです。

ここからは実際のExcelの画面を参照しながら、基本的なExcelの表の作り方をご紹介します。
 

1.タイトル・見出しを作成する

今回は、営業部の売り上げ成績表の作成を例に解説します。縦に名前、横に月を並べて、各営業員が何月にいくら売り上げたかがわかる表を作成しましょう。

まずはタイトルと見出しを作成して、データ入力の前準備を行いましょう。

  1. 表の内容がわかりやすいようタイトルを入力します(B2)。今回は「営業二課売上成績」としました。
  2. 列の見出しとして、C4~E4に月(4月~7月)を入力します。
  3. 行の見出しとして、B5~B8に営業員の名前(佐藤~加藤)を入力します。

タイトル・見出しを作成する
 

2.データを入力する

表の枠組みができたら、中身の入力に移ります。佐藤さんの4月の売上は「2,000,000」、5月は「2,100,000」と、順にデータを入れていきましょう。(C5~F8)

データを入力する
 

3.計算式

Excelの表作成でよく使用する計算が「合計」です。合計は一つひとつ電卓を使わなくても、SUM関数(指定したセル範囲の数値の合計値を求める関数)を使うと簡単に求められます。

営業員ごとの4月~7月の実績合計を表示する列を追加し、SUM関数で計算してみましょう。

 1.まず佐藤さんの合計から求めます。G5に「=SUM(」と入力してください。

計算式

 2.その状態で、合計値を求めたいセル範囲をドラッグして指定します。(C5〜F5) 入力中の関数に、自動で「C5:F5」と入力されるのを確認したら、Enterキーを押しましょう。

計算式

 3.合計した数値が表示されました。とじかっこが自動で入力されるため、完成した関数は「=SUM(C5:F5)」となります。

計算式

そのまま、田中さん~加藤さん分の合計も入力しましょう。一つずつ関数を入力してもかまいませんが、まとめて入力したいときは「オートフィル」機能が便利です。

G5セルの右隅にカーソルを合わせると、十字型になるポイントがあります。そこからG8までドラッグしてください。
※画像はわかりやすいよう十字を大きく表示しています

計算式

数式がドラッグした範囲分、コピーされました。これで表の中身の入力は完了です。

計算式
 

4.体裁を整える

Excelの表は、背景色やフォントなどの見た目を細かく整えることで見栄えよく仕上がります。会社では自分が作ったExcelファイルを上司や他の社員、お客様などに共有する機会もあるので、誰にでも見やすい表を作ることを心がけましょう。

一例として、具体的な工程を紹介します。必要がないフローはスキップしてもかまいません。作成したい表にあわせて調整してみてください。

ここでは、次の作業を実際にやってみます。

  • タイトルの文字を大きくする
  • 見出しの色・太さを変える
  • 見出しの文字の配置を変える
  • セルの幅と高さを均等にする
     

タイトルの文字を大きくする

タイトルは大きめの文字が見やすいです。タイトルを入力したセル(B2)を選択し、[ホーム]タブ内の「フォント サイズ」から大きさを変更しましょう。今回は「16」に設定しました。

タイトルの文字を大きくする
 

見出しの色・太さを変える

見出しであることが区別しやすいよう、色と文字の太さを変えて強調しましょう。

まず見出しを選択した状態で「塗りつぶしの色」からの任意の色を選択し、色を変更します。濃い色を選ぶのがおすすめです。

見出しの色・太さを変える

背景色を暗い色にしたため、文字が読みやすいように「フォントの色」から文字の色を白に変更します。

見出しの色・太さを変える

「太字」にしてさらに強調しましょう。

見出しの色・太さを変える

色と太さを整えることで見出しが強調され、データもぐっと見やすくなりました。

見出しの色・太さを変える
 

見出しの文字の配置を変える

左寄せになっている見出しの文字を中央揃えにすると、より整って見えます。見出しのセルを選択後、ホームタブから「中央揃え」を選択しましょう。

「中央揃え」が使われることが多いですが、左揃え、右揃えの設定もできるので、見やすいよう調整してください。

見出しの文字の配置を変える

行の見出し、列の見出しともに設定が完了すると画像のようになります。

見出しの文字の配置を変える
 

セルの幅と高さを均等にする

列や行のセル幅を均等にすると、表全体の見栄えが良くなります。

まず列の幅を整えましょう。B~G列をまとめて選択します(Excelの列名が書いてある枠の部分をドラッグすると列全体を選択できます)。列全体が選択された状態で右クリックし、「列の幅」を選択してください。

セルの幅と高さを均等にする

任意の数字を入れることで列の幅を統一できます。今回は「12」に設定しました。

セルの幅と高さを均等にする

列幅が見やすく広がり、そろった状態です。ちなみに、数値で指定するほか、ドラッグして列幅を変えることも可能です。

セルの幅と高さを均等にする

行の幅を整える場合も操作は同様です。4~8行全体を選択し、右クリックして「行の高さ」を選択。数値を入力して「OK」をクリックします。今回は「20」に設定しました。

セルの幅と高さを均等にする

セルの幅と高さを均等にする
 

5.罫線を引く

Excelで作成した表は、罫線を引くことで全体のバランスが整います。下記の流れで設定しましょう。

 1.罫線を引きたい範囲(C4~G8)を選択した状態で、ホームタブの「罫線」の横にある下向きの矢印をクリックします。罫線の選択肢が出てくるため、ここでは「格子」を選びます。

罫線を引く

 2.同様にB5~B8にも格子の罫線を引いた状態です。これで、基本の表は完成です。

罫線を引く
 

6.印刷範囲の設定

Excelで作った表を印刷する場合、表のサイズによっては紙からはみ出てしまうケースがあります。印刷するときに困らないよう、あらかじめ印刷範囲を設定しておくのがおすすめです。

 1.[表示]タブを開き、「標準」になっているブックの表示を「改ページプレビュー」に変更します。

印刷範囲の設定

 2.グレーアウトされていない部分が印刷される範囲です。このままだと横長の表が、点線の部分で2ページに分割されてしまいます。

印刷範囲の設定

点線にカーソルを合わせると「⇔」に変わるので、印刷したい範囲までドラッグで引っ張りましょう。

印刷範囲の設定

1ページに収まるようになりました。

 3.「ファイル」→「印刷」から印刷できます。プレビューが表示されるため、問題がないか確認して、印刷しましょう。

印刷範囲の設定
 

Excelの枠・罫線を効率よく引くためのコツ

枠・罫線はExcelの表をより見やすくするための要素ですが、こだわると時間がかかりやすいです。下記のテクニックを用いると、効率よく枠・罫線を引けるので試してみてください。

  • 最後に罫線を引く
  •  「貼り付けオプション」を利用する
  •  テーブルを利用してみる

それぞれご説明します。
 

罫線は最後に引く

「表を作ろう」と思うと、先に枠・罫線を引きたくなってしまうかもしれません。しかし先に罫線のレイアウトを完了してしまうと、その後でデータや内容を修正したり、セルをコピペしたりする際に罫線がくずれやすいため、かえって工数がかかることがあります。まずデータを入力しきってから罫線を引くことで、効率よく進められます。
 

「貼り付けオプション」を利用する

ほかのExcelファイルからデータをコピー&ペーストしたら、要らない罫線までついてきてしまい調整し直した経験はありませんか。通常、セルを貼り付けるとセルに入力されているデータはもちろん、フォントや色、罫線まですべて設定を引き継いでしまいます。

極端な例ですが、下の表から上の表へ、田中さんの7月の成績をコピー&ペーストしたのが次の画像です。

「貼り付けオプション」を利用する

罫線の設定を引き継がずにコピー&ペーストをしたい場合は、「貼り付けオプション」から値のみをペーストしましょう。

 1.通常どおりコピーもとのセル(C16)をコピーします。

 2.貼り付け先のセル(F6)で右クリックし、「貼り付けのオプション」の中で左から2番目(値)を選びます。

「貼り付けオプション」を利用する

 3.「2,300,000」という値だけが貼り付けできました。

「貼り付けオプション」を利用する
 

テーブルを利用してみる

Excelの表作成は、テーブル機能を使うことで効率よくレイアウトが整います。

 1.データを入力した状態で、表の範囲を選択します。

テーブルを利用してみる

 2.[挿入]タブから「テーブル」を選択します。「テーブルに変換するデータ範囲を指定してください」というメッセージが出てくるので、そのまま「OK」をクリックします。

テーブルを利用してみる

 3.自動で罫線や見出しなどのレイアウトが整いました。

テーブルを利用してみる

 4.テーブルスタイルは、[テーブルデザイン]のタブから自由に選択できます。

テーブルを利用してみる

罫線や見出しの背景色などがまとめて設定できるため、あとは列や行の幅などを調整すれば見やすい表が完成します。時間短縮術として活用してみましょう。
 

初心者でもできる!さらに表を見やすくするコツ

初心者でもできる!さらに表を見やすくするコツ

ここまでExcelの表の作り方、罫線の引き方のテクニックをご紹介しました。応用として、さらに表をわかりやすくする方法をご紹介します。

  • 線の色は薄めに設定する
  • 縞模様になるよう色分けする
  • フィルタ機能を追加する

いずれも初心者の方でも簡単に取り入れられるので、ぜひ試してみてください。
 

線の色は薄めに設定する

表の罫線はデフォルトで黒の設定になっていますが、他の色に変更も可能です。黒のように濃い色は境界をはっきり分けられますが、大量のデータを扱うとき、文字と線の色が混同して見づらくなる場合もあります。

罫線の色を調整することで見やすくすっきりとした表になります。

 1.セルの範囲を選択したら、右クリックで「セルの書式設定」を選択します。

線の色は薄めに設定する

 2.「色」から好きな色を選択します。ここでは薄いグレーを選びました。

線の色は薄めに設定する

 3.右上の「プリセット」にある「外枠」と「内側」をクリックすると、格子状に罫線を引けます。個別に引く場所を選びたい場合は、「罫線」にある4つのセルをいじってみましょう。

線の色は薄めに設定する

 4.最後に「OK」を押すと、設定した内容が反映されます。選択した範囲の罫線がグレーに変わりました。

線の色は薄めに設定する
 

縞模様になるよう色分けする

表のデータが増えると、データ同士が同一の行にあるのかが、一見してわかりづらくなってきます。1行ごとに背景の色を分け、縞模様にすると行の区別がしやすくなるでしょう。

1行ごとに設定すると時間がかかりますが、罫線を効率的に引くテクニックとしてご紹介した「テーブル」機能を活用すると簡単です。

縞模様になるよう色分けする
 

3.フィルター機能を追加する

Excelの表は「フィルター」機能を活用することで、データの整理整頓がしやすくなります。表の中に入力した多くのデータのなかから条件を満たすものだけを表示させたり、降順・昇順に並べ替えたりといったことが可能です。

 1.見出し部分を選択して、[データ]タブから「フィルター」を選択します。

フィルター機能を追加する

 2.指定した範囲に「▼」のマークがつけばフィルター設定が完了です。

フィルター機能を追加する

「▼」から条件を指定することで、データを任意の条件で絞り込めます。フィルター機能について詳しく知りたい方は、こちらをご参照ください。

【初心者向け】Excelフィルター機能の使い方を解説

見やすいExcelの表を作れるようになろう

Excelの表作成と一口に言っても、見やすさを意識したりコツを知っていたりするのとそうでないとでは仕上がりに大きく差がつきます。Excelの表を見やすく作れるようになると、自身でデータを確認しやすいことはもちろん、他の社員への情報共有もしやすくなります。上司や顧客に向けたプレゼンの資料作りにも役立つでしょう。

慣れてくれば、簡単な表は短時間で作れるようになってきます。そこからさらにExcelの機能を研究したり、空いた時間を資料の改良に充てたりと、業務の質を高めるための一歩につながるはずです。人に見せるためのわかりやすい表を意識することで、業務評価の向上も期待できるでしょう。

本記事を参考にExcelの表の作り方を学び、ぜひ日々の業務に役立ててください。

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時短実現のためのヒント!業務効率化チェックシートとツール選定のコツ

 時短実現のためのヒント!業務効率化チェックシートとツール選定のコツ

元記事発行日: 2021年7月05日、最終更新日: 2021年7月05日

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