営業日報を用いて担当者の稼働や案件のステータスを管理・分析することで、営業成果の改善につなげることができます。しかし、日報には記入の手間がともなうため、目的を十分に認識していないと、メンバーのモチベーション低下をまねく恐れもあります。

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営業日報を活用して成果を上げるには、次の3つが重要です。

  • チーム全体で営業日報の目的について共通認識を持つ
  • 担当者による内容のばらつきを無くす
  • 日報作成そのものを効率化する

本記事では3つのポイントを理解して成果につながる営業日報を運用できるようになるために、日報を運用する目的や成果につながる書き方を紹介します。

営業日報テンプレート

営業日報を作成する5つの目的

営業日報を作成する目的

マネージャーが目的を整理し優先順位を付け担当者に周知することで、日報の精度が向上し、効率的な運用ができます。

日報を作成する目的の理解が不十分で「何を書いたらいいのだろうか」と悩んでいる状態では、「営業日報の作成が面倒」「意味があるのだろうか」といったネガティブな感情も生まれます。

日報を運用する目的は企業によってさまざまですが、主に以下の5点があります。

  1. 担当者の稼働や意見の把握
  2. 担当者の振り返り機会の創出
  3. ノウハウの言語化
  4. 定性評価の材料
  5. 顧客や市場動向のヒアリング

 

1.担当者の稼働や意見の把握

営業日報の多くには目標、行動、振り返りといった項目が記載されています。

すべての項目を埋めてもらうことで、担当者がどのような目標を持ち、どのように業務に取り組み、どのような結果となり、どう振り返っているのかの大枠を確認できます。

項目

把握できること

稼働実績
(訪問先・時間・行動内容 など)

  • 各業務にかかっている時間
  • 目標に対する行動
  • 売上目標に対する進捗率

意見
(売上見込み・行動改善 など)

  • 売上の見込み
  • 行動に対する反省
  • チームや仕組みへの提案

これらの項目を見ることで、業務を効率化できないか、チームを改善できないかが検討できます。稼働実績やコメントに気になる点があれば日報をもとにミーティングを設定するなど、マネージャーと担当者のコミュニケーション材料としても役立てられるでしょう
 

2.担当者の振り返り機会の創出

営業日報に1日の稼働実績を記載してもらうことで、担当者が自らの行動を客観的に捉え、振り返る機会にできます。コメントを通してマネージャーから日々フィードバックを行うことで、短いスパンで改善を繰り返しやすくなり、効率的な育成につながります。

日報の履歴を追うことで、顧客とのやり取りや過去の商談を客観的に見返せるため、業務上の相談ごとにも役立ちます。
 

3.ノウハウの共有

行動履歴や振り返りのコメントから、各営業担当者のノウハウを言語化し、チームに共有できます。例えば「類似している企業の過去事例とともに提案したところ、好感触だった」「この時期は忙しいのでアポイントメントを取らないほうが良い」といったコメントです。実際に作成した提案書や資料を添付すると、さらに効果が高まるでしょう。

このとき、ポジティブな気づきだけでなく、失敗例の共有まで行えるとより良いでしょう。失注には必ず原因があります。その原因を担当者本人が考察し日報で言語化することで、チームに実践的で役に立つ気づきを与え、同じような失敗を避けやすくなります。

失敗例を共有した担当者本人へも、上司や他メンバーからのフィードバックを得やすくなり、営業部全体のスキルが底上げされやすい環境になります。ポジティブなノウハウも失敗例も共有する文化が醸成されれば、チーム全体の競争力向上、属人化の解消も実現可能です。

▼ノウハウが集まりやすい仕組みの例

  • 進捗と意見を別の記入欄化し、意見がアウトプットされやすいようにする
  • 担当者の気づきやコメントを定期的に共有する
  • 失敗例の共有を奨励する

 

4.定性評価の材料

営業チームは商談数や売上金額といった定量的な評価が行われる側面が強くなりがちです。しかし日報を活用することで、結果に至る経過が見えるため担当者の日々の行動やチャレンジが可視化され、定性的な評価を行いやすくなります

例えば単に数値データで「本日アポイントメント獲得 1件」と結果のみ報告を受けるより、「テレアポ80件行いましたが、アポイントメント獲得1件でした。明日は実績やデータとともにお伝えすることにトライします」と報告を受けるほうが、担当者の行動量や振り返りが見え、評価しやすくなります。

努力が正しく評価されることで、担当者がモチベーション高く働ける仕組みが整えられ、離職リスクを下げることも期待できます。
 

5.顧客や市場動向の把握

営業担当者が現場でヒアリングした最新情報や顧客の声を日報に記載することで、マネージャーも顧客や市場動向の変化を察知し対応できます。

例えば、複数の担当者から同じような顧客の声が寄せられていれば、商品やサービスの改善点発見につなげたり、注力すべき商材のチーム体制を変更したりといった対応が考えられます。
 

どの営業チームであっても大切な日報の書き方と例文

日報 書き方と例文

日報を運用する目的はさまざまあり、業種やチームによってどの目的を重視して運用するのかは変わります。

しかし、どのような目的で運用するにせよ、効果的な営業日報を作るためには以下2つのポイントをおさえておくべきです。

  1. 担当者による内容のばらつきを無くすこと
  2. 日報作成そのものを効率化すること

この2つのポイントを踏まえながら日報を書けるように、目標・業務実績・振り返り・翌日の目標という記入項目を仮定し、書き方のコツを例文を交えながら解説します。

タイムスケジュール

 

STEP1.1日の目標を設定する

▼ポイント

  • 達成可否が明確な数値や行動で設定する
  • 1日の始まりに記入する
  • 担当者に対して適切なレベルか確認する

目標は多くの日報で設定されている項目です。日報は担当者だけのものではなく、マネージャーやチームで共有するものなので、目標を記入する際は「◯件のアポイントメント獲得」といったように、達成可否が明確な数値や行動で設定してもらうことが重要です。

▼目標の例

  • テレアポ60件→アポイントメント獲得3件
  • B社の来期予算とネックを把握
  • A社のクレーム対応、午前中に担当者へ連絡

運用の目的にもよりますが、日報の記入時間が終業間際だったとしても、目標は一日の始まりに記入するように定めるべきでしょう。担当者の業務への取り組み方や振り返り方を評価するためには、目標に対して適切かどうかが大きな要素となるためです。前日の日報振り返り時に翌日の目標も設定しておけば、朝の記入の時間が少なくて済みます。

併せて、各担当者のレベルに合った目標が設定されているかどうかを確認しましょう。担当者にとって目標が低すぎたり高すぎたりする場合は、パフォーマンスの向上や育成につながらないため、コメントでフィードバックを行い調整しましょう。
 

STEP2.当日の業務実績を記入する

▼ポイント

  • 事実ベースで、なるべく数字を使って簡潔に記入する
  • 事実と分けて、担当者個人のコメントを記入する

1日の営業活動の完了後、その日に行った業務の内容を記載します。目標と同様に、チームで共有することを前提に、まずは事実ベースで、なるべく数字を使って簡潔に書くように指導しましょう商談の場合は、日時や担当者、打ち合わせ内容などの詳細を記載します。

事実と分けて、担当者個人が感じた印象や意見も記載してもらうとなお良いでしょう。振り返りを記入する際やノウハウ化するときにも役立ちます。

例えば担当者が「データ付きで再提案すれば受注できそう」と感じたのであれば、そのとおりにコメントしてもらうようにします。その後フィードバックでそう思った根拠や、必要だと思うデータをすり合わせる時間を作れれば、チームにノウハウを蓄積でき、担当者個人のスキルも磨かれます。

▼業務実績の例

時間

業務

内容

9:00~10:00

クレーム対応
商談準備 他

A社へ電話対応

11:00~12:00

商談

  • 商談先:B社
  • 担当:田中部長
  • 目的:来期の広告予算についてヒアリング
  • 備考:予算は300万円。競合他社からの提案も受けている。○月○日 再訪予定。受注確度は高そう。

13:00~16:30

テレアポ

架電63件・アポイントメント獲得2件
C社

  • ○月○日訪問予定
  • 担当:佐藤課長
  • 備考:他エリアでの成功事例に興味がある様子、初期費用がネック
 

D社

  • ○月○日訪問予定
  • 担当:山田エリアマネージャー
  • 備考:過去に利用経験あり。競合他社に乗り換えたが費用対効果に不満を感じている。データ付きで再提案すれば検討してくれそう。

17:00~18:00

プレゼン資料作成

E社の解約抑止に向けた提案

 

STEP3.1日の振り返りをする

▼ポイント

  • 目標に照らして結果を振り返る
  • ネガティブに感じられる事柄でも率直に記入してもらえる関係性をつくる

目標と照らし合わせて、1日の実績や取り組み方を振り返ります。このとき、商談で気になった点や気付きなどは具体的に掘り下げ、事実と所感は区別して書くのがポイントですうまくいかなかったことの原因を深掘りすることで、翌日以降の業務改善につながります。

目標の振り返りというと何か良い事柄を書くべきで、ネガティブな事柄は書きたくないと考えている営業担当者も多いかもしれません。しかし、ネガティブな内容といっても、「予算の関係で受注が難しそう」「決裁権者にアプローチできなさそう」といった営業担当者なら誰でもぶつかるような問題もあるでしょう。課題を言語化し、それに対して対応策を考えることはむしろパフォーマンス向上につながるチャレンジであり、チームとして推奨するべきです。

率直な意見やコメントを書けずに取り繕った内容を記載されてしまうと、振り返りの意味が無くなってしまいます。マネージャーは、社内全体で率直な意見を書きやすい雰囲気を作るように努めましょう

▼振り返りの例文

目標

結果と振り返り

テレアポ
目標:架電60件・アポイントメント獲得3件

  • 実績:架電63件、アポイントメント獲得2件
  • アポイントメント獲得の目標は下回ったが、資料送付の見込み客(リード)を2件獲得
  • 断られる数が多く、少し電話をかけるのがキツいと感じた。次回は見込み客リストを精査してアポイントメントを取りやすい企業に架電する。

B社の来期予算とネックを把握

  • 予算は把握できたが、ネックは明確な回答を得られなかった。
  • 現時点での受注確度は30%
  • 他社の方が安価を提示している様子
  • オプションを含めたパックプランを提案して追客

A社のクレーム対応、午前中に担当者へ連絡

  • 代替案に納得してもらえた。
  • 先方の温度感は下がっており、落ち着いた様子
  • ○月○日に訪問予定

 

STEP4.翌日の目標を立てる

▼ポイント

  • 振り返りをもとに、達成がイメージできるギリギリのラインの目標を設定してもらう
  • チームとしての達成目標のために適切な目標になっているかチェックする

振り返りによる反省点を活かして、翌日はどのようなことに気をつけて業務に取り組むのかを決めます。目標を立てるとなると、達成できるものをと考えてつい小さい目標にとどめてしまいがちですが、育成という観点で見れば、達成がイメージできるギリギリのラインの目標を設定してもらうことがベストです

チームとして必要な数値目標を達成するために適切な目標になっているかどうかも併せてチェックし、調整を行いましょう。

▼翌日の目標の例文

  • B社見積もりの割引率を相談し、他社にも応用できる内容で稟議書を作成
  • アポイントメント獲得数増加のために、訪問先で紹介できる会社がないかヒアリングする
  • テレアポ60件、アポイントメント獲得3件。隙間時間を有効活用してテレアポの時間を確保する

 

営業日報の運用で抱える6つの悩みと解決策

営業日報の運用で抱える6つの悩みと解決策

営業日報の目的を整理し、気を付けて運用しているつもりでも、運用が上手くいかず悩んでいる企業は少なくありません。毎日作成するものだからこそ悩みも顕在化しやすく、ネックとなっている部分は早く解消したいと感じるのではないでしょうか。

営業日報の運用におけるよくある悩みをもとに、解決のヒントを紹介します。

 

1.作成に手間がかかる

営業担当者は報告する内容に悩んだり、丁寧に書こうとしすぎたりするため、日報作成に時間がかかってしまいがちです。しかし、日報作成に必要以上に時間をかけることは、本来注力すべき顧客への営業活動の時間の減少につながります。

日報で記入すべき項目をあらかじめフォーマット化し、例文をもとに書き方や求める内容をマネージャーと担当者ですり合わせておくことで、作成を効率化できます。さらに簡略化できる項目があるなら選択肢を用意しておけば、記載する手間を削減できるのでおすすめです。

項目を簡略化できないという場合でも、担当者が外出先でも入力したり、管理工数を削減したりできるようにシステムや日報アプリを導入することで、作成のコストの削減が期待できます。

 

2.形骸化した作業になっている

営業日報が、昔からの習慣としての業務報告だけになっているケースには注意が必要です。担当者が日報を作成する目的を十分に理解していないと、事務的な感覚で書いて提出してしまいます。

時間がかかる割にうまく活用できていないと日報が不要だと感じられてしまい、担当者のモチベーション低下も懸念されます

形骸化を解決するためには、営業日報の目的を共有し意味づけを行いましょう。部署全体でのミーティングで、良い効果があった社内事例を共有するのも効果的です。営業担当者が営業日報を作成する意味を見出せれば、形骸化は防げます。
 

3.帰社しないと日報作成ができない

もし、紙で営業日報を作成している場合、帰社しなければ日報を作成できません。移動時間や隙間時間を活用できず、日報を作成するのは手間がかかると感じやすくなります

効率良く運用するために、パソコンやスマートフォンで日報作成ができるツールを導入して、オンラインで完結できる環境を作りましょう。初期は導入コストがかかるかもしれませんが、結果的には大幅な業務の効率化が期待できます。
 

4.営業担当者によって内容のバラつきがある

フォーマットが定まっていないと、営業担当者ごとに記載される情報の量や質に差が出やすいです。確認に時間がかかり、業務効率の低下につながります

また、文章のみの記載ではニュアンスや受注確度がわかりにくく、正確な進捗管理がしにくくなります。口頭での確認が必要になり、二度手間になることも珍しくありません。

進捗確認の手間を省くためにも、営業日報には数字と文章の両方を記載するようにしましょう。数字を記載し、その数字になった理由も記載する形にすると、営業担当者の思考を読み取りやすくなります。
 

5.モチベーションを正直に書いてもらえない

数字で記載された成果は確認できても、思考や気持ちの部分までは書いてもらえないことがあります。営業担当者からすれば、ネガティブな気持ちや失敗したことなどは書きにくく、マイナス評価につながるのではないかと不安を感じるためです

モチベーションの管理まで日報で行う際には、まず何が評価対象になるのかの認識を合わせましょう。ネガティブな思考などを吐き出してもらう目的でも営業日報を使うのであれば、そのような内容は評価には関わらないと伝えるべきです。また、悩みごとを書くような欄を作成するのも方法の一つです。常日頃から担当者が悩みを言っても大丈夫だと感じられる関係性を築くことも大切です。
 

6.分析・フィードバックができない

営業日報を作成しても、マネージャーが確認できていないと、運用している意味が薄れます。

まとまった時間が割けず、一人ひとりの営業日報を細かく見る余裕がないマネージャーは少なくありません。レポートにまとめるにはさらに工数がかかるので、分析まで行う時間が取れないケースも多いでしょう。しかし、その結果、せっかくの営業日報を有効活用できない状況に陥ってしまっては日報運用の意味は半減してしまいます

営業日報に重きを置くのであれば、営業時間中に日報に関する業務を行いましょう。営業時間外にやろうと考えてしまいがちですが、営業日報は営業担当者とのコミュニケーションを図る大事な機会です。始業後すぐに前日分を確認するなど、会社全体で取り組み方を考える必要があります。

 

営業日報の運用を効率化・改善する方法3選

営業日報の運用を効率化・改善する方法3選

営業日報の運用における悩みの多くは、日報の作成や管理に労力がかかることから生じています。煩雑さを解消し、少ない労力で効果を出していくためには、ツールの導入が効果的です。

3種類のツールを紹介するので、自社の抱える課題に適切な解決策を見つけるためにも、それぞれの特徴を把握して選択肢を増やしていきましょう。

 

1.Excelのテンプレート

Excelのテンプレート

Excelのテンプレートをカスタマイズして、営業日報として活用する方法です。Microsoft Officeを導入していれば、追加費用は発生しません。使い慣れた人が多いので、教育コストがかかりにくい点も魅力です。

また、以下のように自由度が高い強みもあります。

  • サイズやレイアウトを簡単に変更できる
  • 文字サイズや色などを変更して視認性の調整ができる
  • 関数を活用すれば表計算や進捗管理を組み込める

Excelのテンプレートは導入のハードルが比較的低いので、紙からデータ管理に切り替えたい場合によく検討されるツールです。
 

2.日報アプリ

日報アプリの画面サンプル

引用:日報アプリgamba!(ガンバ)

日報アプリとは、営業日報の作成や管理ができるアプリです。利用すれば、スマートフォンやタブレットで場所を問わず簡単に作業ができます。

日報アプリの中には気軽にコメントやリアクションができるものも多く、日報の共有を通じて社内のコミュニケーションを活発にできます。

小規模での運用であれば、無料アプリでも対応可能です。ただし、機能はSFAよりコンパクトになりやすいため、データの分析から活用までを目指すのであれば、SFA連動型の有料アプリを推奨します。
 

3.SFA(営業支援システム)

SFAとは、営業担当者の稼働や案件の状況を可視化し、営業チームのパフォーマンス向上を目指すツールです。営業支援システムとも呼ばれます。

日報のように行動実績や商談情報を入力することで、活動状況や進行中の案件内容を可視化できます。紙やExcel等での管理とは異なり、システム上にデータが蓄積されていくため、時期や条件ごとにデータを分類・グラフ化することができるのがメリットです。

▼営業チームの稼働管理

営業チームの稼働管理

▼案件別の進捗状況

案件別の進捗状況

画面を操作するだけでさまざまな角度から営業チームのパフォーマンスを評価できるため、営業戦略の精度を高めることができます。また次のような点から、運用の効率化にもつながります。

  • 入力フォームが決まっているため、入力の負担が少ない
  • ワークフローが決まっているので、新人教育がしやすい

営業チームの成果を向上させることが目的なのであれば、必ずしも「日報」という形式が重要なわけではありません。誰でも簡単に見られる形で振り返るのが重要なので、記入や管理が煩雑化している際は導入を検討してみることをおすすめします。

SFA(営業支援システム)については以下の記事で詳しく説明しています。ご興味のある方はぜひご覧ください。

 

営業日報の運用改善事例:スポーツ用品メーカーB社

実際にツールを導入したイメージ

実際にツールを導入して営業日報の運用改善に成功した事例として、スポーツ用品メーカーB社を紹介します。

B社では営業活動を担当者が各自で管理しており、業務の属人化という課題を抱えていました。月1回のミーティングで情報共有をしていたものの、顧客からの問い合わせに担当者以外が対応できない、異動時の引き継ぎがスムーズにできないなどの問題が頻繁に発生します。

そこで、課題解決のために導入したのが、SFA(営業支援システム)です。導入後にはあらゆる顧客との商談内容が営業日報として、部署内だけでなく全社にリアルタイムで共有されるようになりました。

顧客からの問い合わせに担当者以外でも迅速な対応が可能となり、サービス内容が格段に向上したと言います。また、商談へのアドバイスや別商品の商談の提案もできるようになり、成約率アップや売上拡大につながったそうです。

SFA(営業支援システム)の導入によって、業務の効率化が実現されたうえに商談の質も向上した好例です。

参考元:ナレッジスイート株式会社|SFA(営業支援システム)の活用事例3選
 

まとめ|営業日報の運用を最適化し、進捗管理を徹底しよう

日報は、担当者から意見や情報を吸い上げ、チームのコミュニケーションの質を高めるだけでなく、ノウハウの言語化や評価材料、育成という観点からも重要度の高い方法です。しかし、各担当者の書き方にズレがあったり、目的を周知しきれない状態で運用手法だけが一人歩きしたりすると、入力・管理コストのほうが高くついてしまうという側面もあります。

自社にとっての目的の優先順位を整理し、目的に沿った書き方をチームに周知して、担当者とマネージャーの業務を効率化しましょう。ツールを導入するなど、入力・管理方法自体を抜本的に見直すことも有効です。

日報は営業に関わる業務を効率化するだけでなく、担当者を成長させチームの質を上げることもできる方法です。顧客に最適な提案を行うためにも、自社にとって最適な日報の運用方法を見つけましょう。

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営業日報テンプレート

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元記事発行日: 2022年9月08日、最終更新日: 2022年9月09日

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