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営業組織をマネジメントする上で、欠かせないのが案件進捗や顧客情報などの管理です。使い慣れていることから、エクセルで管理したいと考えている方も多いでしょう。
一元管理を実現！営業案件 & 進捗管理テンプレート
商談の進捗状況がひと目でわかる営業管理シート
- 営業の進捗状況とタスクを一元管理できる
- チーム内でタスクを共有管理
- 取引先を一括管理できるマスタシート
- 案件、顧客ごとの進捗、受注金額を把握できる管理シート
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全てのフィールドが必須です。
本記事では、営業管理をすぐに始めたい方やより効率的な管理方法を探している方に向けて、管理のコツを解説します。また、当社HubSpotが作成した営業管理のテンプレートについてもご紹介しています。
いままで営業管理表を作成した経験がない方でも、ぜひテンプレートを使って始めてみてください。
エクセルでできる営業管理の4項目
営業管理とは、営業プロセスを改善するために、営業活動に紐づく案件進捗や商談履歴などを記録していくことです。したがって、情報はただ記録しておくだけではなく、改善に活かせるよう整理しておく必要があります。
営業管理を実施する重要な目的の一つは、売上予測の精度を上げることです。営業管理において案件・商談の進捗管理を徹底することで、売上目標に対して今どの程度の見込みがあるのかが把握でき、より精度の高い売上予測を立てやすくなります。進捗が遅延している案件には適切なタイミングでフォローを入れる、といった対策も可能になります。
また、営業担当者の時間をより有意義な時間に充てることも、営業管理の目的と言えます。適切な営業管理を行うことで、直接売上につながらないようなノンコア業務をできるだけ減らし、担当者それぞれが重要な業務に集中できるようになります。
営業管理については以下の記事にて詳しく解説しています。
ここでは、当社HubSpotが提供しているエクセルのテンプレートを例に、エクセルで整理できる営業管理の項目を4つ紹介します。
1. 顧客情報
一元管理を実現！営業案件＆進捗管理テンプレート｜HubSpot
問い合わせ時や商談時に、顧客情報をすぐに確認できるようになります。顧客情報を一元管理していれば、異なる営業担当者による重複したアプローチを防止できます。
以下のような項目を用意するとよいでしょう。
- 会社名
- 相手の担当者
- メールアドレス
- 電話番号
- 会社URL
- 所属業界
2. 案件進捗
一元管理を実現！営業案件＆進捗管理テンプレート｜HubSpot
個々の営業活動はチーム単位ではなく担当者が進行するため、見込み客との間のやり取りも属人化しがちです。営業管理表があれば、案件ごとの受注金額や見込み具合、成約までのスケジュールなどが可視化され、見込み客の状況に合わせて適切なアプローチが可能になります。
エクセルで案件管理表を作る際は、誰が見ても現在の状況がわかるよう、少なくとも次の項目は用意しておきましょう。
- 案件名
- 現在の受注数
- 受注済み金額
- 今後の受注見込数
- 受注見込金額
- 現在の商談件数
- 受注率
- 進捗率
上表のように各案件の状況を管理し、営業メンバー同士で共有することで、状況確認の手間を削減できるほか、過去の取引を簡単に参照できるようになります。
3. 目標の達成率
一元管理を実現！営業案件＆進捗管理テンプレート｜HubSpot
個人の目標や成績を可視化することで、各営業メンバーが置かれている状況をマネージャーが客観的に把握できます。目標に届かないようであれば、個別にヒアリングを行ったうえで、業務内容の改善やモチベーションアップをはかれるでしょう。
HubSpotのテンプレートでは、上表のように見積金額や進捗率、目標達成率といった項目を設定しています。エクセルで独自に管理表を作成する場合は、棒グラフや折れ線グラフで視認性を高めるのも方法のひとつです。
4. 営業担当者の行動
スマホでも使える！成果を上げるための営業日報テンプレート｜HubSpot
営業日報のような、営業担当者の行動に関するレポートもエクセルで管理できます。営業日報を作成する目的は企業によってさまざまなので、項目はカスタマイズすることが前提ですが、その日の行動として
- 営業先
- 目的（アクション）
- 製品
- 結果
などを記載しておくとよいでしょう。目標管理のエクセルと関数を組めば、進捗率を表示させておくことができます。
営業日報は入力に手間がかかるため、営業担当者に負担を感じさせないテンプレートの作成が重要です。営業日報の作成を義務付けているものの、記入が定着しない場合は本テンプレートを参考に、内容を精査してみてください。
営業管理についてさらに詳しい内容については、営業管理とは？管理する5項目と営業管理を強化するツールを紹介の記事をご覧ください。
また、HubSpotでは「日本の営業に関する意識・実態調査2023」を発表しています。この調査では、ビジネスシーンにおける「売り手」（経営者・役員、営業組織の責任者、営業担当者など）、ビジネスシーンで商品やサービスの「買い手」（経営者、役員、会社員）を対象に営業活動に関するさまざまな質問を行っています。
例えば、営業組織におけるマネジメントの課題に関する調査では、回答者の45％が「従業員のモチベーション維持」を課題に挙げています。営業担当の行動を管理する上では、従業員のメンタルケアも行えるような体制づくりが重要になるでしょう。
営業管理を適切に行うことによるメリット
エクセルなどのツールを使うことで営業管理を効率的に行えるようになりますが、それによってどのようなメリットが得られるでしょうか。
意思決定の質・スピードの向上
目標を達成するための営業戦略を考えるときや、進捗が悪いときのフォロー施策を打つときなど、意思決定時に重要なのはどれだけ正確なデータを揃えられるかです。
営業管理を適切に行うことで、意思決定の質を上げるためのデータを蓄積し、意思決定者がすぐに確認できるようになります。
案件情報の可視化と共有
各案件の状況が本人にしかわからないと、進捗が悪くてもフォローしようがなく、また良い例をナレッジとして共有できません。営業管理を行うことで案件情報が可視化されるため、チーム全体でフォローし高め合える環境を作ることができます。
業務効率化
適切な営業管理を行うことは、業務効率化にもつながります。
例えば、資料を作成するときに参考にできそうな既存資料の保存場所をあちこち探したり、顧客との過去のやりとりなどを以前の担当者に聞いて回ったりする必要はなくなります。
営業ノウハウの資産化
特に優秀な成績を残しているハイパフォーマーの営業術や、反応のよかった営業資料など、全員に共有したほうがいいノウハウを資産化できるメリットもあります。
現役の営業担当者の参考になるだけでなく、新人のトレーニングにも活用できるでしょう。
社員のモチベーション・定着率の向上
営業管理を適切に行えば、ノンコア業務が減り、チームでのフォローがしやすくなり、営業成績を上げやすい下地を整えることができます。これにより社員のモチベーション、定着率の向上も期待できるでしょう。
営業管理によるメリットは、以下コラムにてさらに詳しく解説しています。
営業管理にエクセルを用いるメリット
メリットは主に3つあります。
- 自由にカスタマイズできる
顧客リスト、売上データ、見積もり、営業活動の進捗など、さまざまな情報を独自のエクセルで管理できます。
カスタム関数、マクロ、条件付き書式などを活用して、独自のデータ解析やレポート作成も可能です。これにより、営業プロセスを最適化し、効率的な業務運用ができるでしょう。 - 習得が早く手軽に使える
エクセルは多くの人が基本的な操作を習得しています。そのため、営業チームのメンバーへの浸透はとても素早く実行できます。
シンプルなデータ入力から複雑な分析まで、幅広い機能を利用できるため、特別なスキルを持っていなくても、必要な情報を整理し、管理することが容易です。 - 追加コストなしで運用できる
エクセルはほとんどの組織で導入済みのため、エクセル使用のための費用が発生しません。
営業管理にエクセルを用いるデメリット
デメリットを3つ紹介します。
- ツールとの連携ができない
エクセルを更新すると、その内容を他のツールに自動的に同期・更新してくれる機能はありません。
ただし、CSVデータをツールにインポートすることで、エクセルlのデータを活用できます。分析したいと思ったタイミングで都度データを取り込む必要があるので手間がかかります。 - 最新情報を把握しにくい
エクセルのファイル名でバージョンを把握している場合は、ファイルが増えてきた際に最新版を判別しにくくなります。どのファイルが最新版なのかわかりにくくなるので注意が必要です。 - 外出先での操作がしにくい
パソコンを開いて操作できる場合は問題ないですが、スマートフォンしか開けない場合のエクセルの更新はやりにくいです。オフラインの訪問が多い場合は、エクセル以外の運用方法を考えるのもおすすめです。
エクセルで営業管理をする3つのコツ
エクセルで営業管理を行う際は、次の3つのポイントを意識しましょう。
- 分析項目を最低限に絞る
- 事前に入力ルールを決めておく
- ファイルのメンテナンスを定期的に行う
各ポイントを意識すると、エクセルでの営業管理をさらに効率化できます。
1. 分析項目を最低限に絞る
営業管理表を作成する際は、最低限必要なデータの選定と、そこから逆算する形で入力する項目を設定することが重要です。
例えば、案件管理表を作るにあたって進捗率のデータが必要だとします。その進捗率を割り出すためには、受注見込み数と成約数という項目が必須です。このように、あらかじめ分析対象になるデータを明確にしたうえで必要な項目を洗い出すと、営業管理に整合性が生まれます。
分析項目の要件定義は、できるだけ最低限の項目におさめるようにしましょう。さまざまなデータを収集したくなるかもしれませんが、項目が多くて入力されなくなってしまったら意味がありません。
日常業務の中で、継続的に入力できる程度の負担の少ない範囲におさえてください。
2. 事前に入力ルールを決めておく
同じ管理表を複数の従業員が編集するため、あらかじめ入力ルールを決めておきましょう。表記に関する規定があると、管理表への入力内容のばらつきをおさえられます。
例えば、日付を入力する項目では、「2022年10月15日」と記入する人もいれば、「2022/10/15」と簡易的に記載する人も存在します。
ほかにも、顧客種別やステータスなどは、人によって概念が異なりやすい項目です。人によって入力する内容がバラバラになってしまうと、視認性が低下したり、フィルタリングや並び替えが機能しなかったり、使いづらい管理表になってしまう可能性があります。だからこそ事前に入力ルールを決めておくことが大切です。
ルールを定める際は、日付や金額、氏名といった項目ごとの表記ルールを統一すると良いでしょう。顧客種別やステータスの項目は、複数の選択肢から内容を選べるよう、エクセルのドロップダウンリスト機能を活用するのが効果的です。
また、「毎週月曜日に入力する」など、更新頻度を決めておくと記入が習慣化し、定着しやすくなります。
3. ファイルのメンテナンスを定期的に行う
定期的にエクセルファイルのメンテナンスを実施するのも重要です。文字データ中心のエクセルファイルでも、膨大な量のデータや関数が含まれたファイルは動作が遅くなり、作業効率の低下やファイルの破損につながる可能性があります。
また、エクセルには複数人でファイルを共同編集できる機能がありますが、データが重いと共同編集がスムーズにいかないこともあります。
定期的に不要な行を削除したり移動したりして、ファイルを軽い状態に保つことが大切です。削除できる行がない場合は、複数の担当者ごとにグループ分けして、それぞれ異なる時間にファイルを編集すると良いでしょう。
4. ブックの共有機能を利用する
エクセルは、共有ブック機能を有効にすることで簡単に共同編集ができるようになります。
ブックの共有機能をオンにしておくと、共有ドライブなどに置いてあるファイルを複数メンバーで編集できるようになり、各データをあとから統合する手間などが省けます。また、入力の二重チェックなども簡単に行えるようになります。
しかし、複数の営業メンバーが同一のファイルを編集することで、ヒューマンエラーが起こりやすくなる点には注意が必要です。
誤ってシートや行・列を削除する、もともと入力されていた関数の数式が変わるなどの問題は、特に起こりやすいヒューマンエラーだといえるでしょう。関数エラーや参照セルのズレが発生した場合、解決のために多くの時間を浪費してしまいます。
エラーが発生した際のリカバリーを最小限に抑えるには、変更履歴をオンにするという方法があります。変更履歴がオンの状態だと、変更した内容がすべて画面上に表示されるようになり、個別に変更をキャンセルすることが可能になります。
また、定期的にファイルのバックアップを取っておくことでもトラブルによる時間浪費を抑制できるでしょう。
複数人でエクセルを共同編集する場合、クラウド版のExcel Online（エクセルオンライン）も活用できます。Excel Onlineについて詳しい情報を知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。
営業管理をエクセルで行う注意点
営業管理をエクセルで行う場合、導入・教育コストがほとんどかからず、手軽に利用できるメリットがあるものの、運用する際に注意すべき点も存在します。
営業管理をエクセルで行う際の注意点は次の2つです。
1. 複雑なデータ分析は難しい
PDFやCSVなど多様な形式で出力できるエクセルですが、ほかのツールとのデータ連携には手動でのアップロードが伴い、自動で連携することはできません。したがって、他システムのデータと連携して分析するのが難しい点はデメリットになります。
また、エクセル上で複雑なデータ分析ができない点にも注意が必要です。マクロやVBA（Officeのプログラミング機能）を活用すれば、エクセルでも自由度の高い営業管理表を作成できます。
しかし、機能を使いこなすために高度な技術が求められるため、管理が属人化しやすくなるのが課題です。
さらに、エクセル上で複雑なデータ分析ができない点にも注意が必要です。マクロやVBA（Officeのプログラミング機能）を活用すれば、エクセルでも自由度の高い営業管理表を作成できます。
2. セキュリティ面に配慮する必要がある
エクセルは情報漏えいやデータ改ざんのリスクがあります。
個人のパソコンからメールやクラウドを通じてエクセルファイルが共有されることがほとんどです。誤って別の人にファイルを送付してしまったり、悪意のある第三者によってファイルを取得される可能性があります。データを共有する際は必要最小限に限定し、パスワードを設定するようにしましょう。
また、エクセルファイルは誰でも編集ができるため、第三者にデータを書き変えられてしまうことも考えられます。データの入力を制限し、変更履歴の記録を有効化し誰が何を変更したか追跡するようにしましょう。
エクセルで行う営業管理テンプレート例
当社HubSpotは、営業管理や進捗管理に役立つテンプレートを無料で提供しています。
一元管理を実現！営業案件＆進捗管理テンプレート｜HubSpot
このテンプレートには、次の3つのエクセルシートが用意されており、いずれも営業管理表に欠かせない要素です。
- ダッシュボード
- 営業進捗管理
- ToDo管理
ここでは、テンプレートの使い方とともに、各要素の役割をご紹介します。
1. ダッシュボード（目標管理）
一元管理を実現！営業案件＆進捗管理テンプレート｜HubSpot
営業管理における主要なデータを一覧で表示できるのがダッシュボードです。後ほど紹介する営業進捗管理やToDo管理のデータと連動しており、その内容が半自動的にダッシュボードへと反映されます。
ダッシュボードに記載されている内容は次の通りです。
- サマリー（目標金額・見込金額・受注済み金額、担当者別目標・見込金額）
- 担当者別商談・進捗状況
- 案件別商談・進捗状況
- お知らせ一覧
- ToDoリスト（期日順10件）
このように、営業活動における売上の進捗や商談状況が可視化できます。また、お知らせ一覧によって部内への通達や連絡を共有できるほか、簡易的なToDoリストから期日が迫ったタスクを確認できるのもポイントです。
ダッシュボードを見るだけで「いま確認すべきこと」が瞬時に把握できます。
2. 営業進捗管理
一元管理を実現！営業案件＆進捗管理テンプレート｜HubSpot
営業進捗管理表では、案件ごとの担当者や取引先、受注見込み、進捗率といった受注にかかわるデータを一元管理できます。ダッシュボードだけでは確認できない、細かい情報を把握したい場合に便利です。
営業進捗管理表には、次の項目が用意されています。
- 案件名
- 担当者名
- 取引先No.（取引先マスタと連動）
- 取引先名
- 受付日
- 更新日
- 顧客種別（見込み客・商談中・顧客・失注）
- ステータス（アポ獲得・商談見極め・課題特定・合意・稟議決裁・受注・失注）
- 失注理由（価格・機能・競合・その他）
- 進捗率
- メールを送信した日付
- 電話をした日付
- 訪問日
- 見積金額
- 受注見込み日
- 見積金額 × 進捗率
- メモ
営業進捗管理表に入力したデータの一部がダッシュボードに反映されます。営業部内で適切に情報を共有するには、日々こまめに更新することが大切です。
3. ToDo管理
一元管理を実現！営業案件＆進捗管理テンプレート｜HubSpot
ToDo管理表では、担当者ごとのタスクと進捗具合を一元管理できます。完了したタスクは行全体が自動的にグレーに変わり、期日を過ぎたタスクは赤色に変化するため、遅れているタスクが一目瞭然です。
ToDo管理表には、次の項目が用意されています。
- 完了を示すチェックボックス
- 実行・締切日・曜日
- 担当者名
- クライアント名
- ステータス（準備中・進行中・保留・完了）
- ToDo内容
- ファイルリンク
- 管理者コメント
ToDo管理の内容は、期日が迫っている直近10件がダッシュボードに自動的に反映される仕組みです。
営業戦略につながる高度な営業管理ならSFA
データの記録や情報共有のみを目的とするなら、エクセルだけでも十分に営業管理を行えます。特に案件数が少ない場合は、高度な分析ツールを導入する必要がなく、むしろエクセルの費用対効果は高いといえます。
ただし、集計したデータを営業戦略に活用したい場合や、将来的に取引先が拡大する可能性があるケースでは、エクセルよりもSFA（営業支援システム）で管理を行うと良いでしょう。
SFAには、案件管理や行動管理、コンタクト管理などの機能が搭載されています。それぞれの管理ページに蓄積された情報を相互に紐づけられるため、エクセルよりも高度な営業管理が可能です。
さらに、CRM（顧客管理システム）と連携すれば、顧客情報に紐づいた営業管理を行えるようになります。
実際に、エクセルによる営業管理をSFAに移行した企業は数多く存在します。
スプレッドシート管理を脱却し、オペレーションの効率化を実現～株式会社マネーフォワード～
会計ソフトや給与計算ソフトを提供するマネーフォワードは、2020年4月にクラウドサービスのセレクトストア「マネーフォワード クラウドStore」をリリースしました。同サービスでは、これまで販売してきたバックオフィス系のソフト以外にも展開商品を拡大しました。
取扱商品が増えるに伴い、Google スプレッドシートによる営業管理に限界を感じ始めていました。クラウドStoreには、料金体系や割引率などの条件が異なる、さまざまなソフトが乱立していたからです。
運用管理も属人化し、同一の顧客に紐づく取引情報を一元化できなくなる懸念から、SFAの導入を決意し
す。
SFAによって顧客データの一元管理が実現し、ダッシュボードでリアルタイムの売上情報を閲覧できるようになりました。その結果、各担当者が数字に対する責任を意識する効果が生まれています。
営業管理は効率化を意識しよう
エクセルは多くの企業が普段から利用しているツールなので、独自のマニュアルや研修制度を用意する必要もありません。
マクロやVBAの機能を使わずとも、ある程度関数の知識をつけるだけで、営業管理表を作成できるでしょう。まずはエクセルで営業管理を行い、限界を感じ始めたらSFAに切り替えるのも方法のひとつです。
本記事でご紹介した当社HubSpotのテンプレートなら、ダッシュボード・営業進捗管理・ToDo管理の3種類のテンプレートが用意されており、必要な関数も入力されているため、導入後すぐに営業管理を行えます。
