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営業活動のパフォーマンスを向上させるためには、顧客管理や案件管理と同じく、適切な進捗管理が大切です。現在の進捗状況を把握すると、営業マネージャーが必要に応じてアドバイスやフォローアップを実施でき、各担当者のモチベーションが向上し、結果としてパフォーマンスの改善につながります。
一元管理を実現！営業案件 & 進捗管理テンプレート
商談の進捗状況がひと目でわかる営業管理シート
- 営業の進捗状況とタスクを一元管理できる
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全てのフィールドが必須です。
一方で、営業マネージャーのなかには、チームの目標数値は定めているものの、効果的な進捗管理ができていないと悩んでいる方も多いのではないでしょうか。「月末に蓋を開けてみたら目標を達成できていなかった」という問題を解消するためには、徹底した進捗管理が必要です。
本記事では、営業の進捗管理の重要性やマネジメントのコツを解説します。ご紹介するテンプレートを活用すれば、いままで進捗管理表を作成した経験がない方でも容易に導入可能ですので、ぜひお役立てください。
営業の進捗管理を行う重要性
営業は見込み客や顧客とコミュニケーションをとり、自社商品の成約につなげる活動です。したがって、営業担当者は顧客の購買意欲を十分に把握した上で、顧客が求めている情報を提供しなければいけません。
各案件の進捗管理が属人化している企業も多いですが、本章ではチームとして営業進捗の管理を行うことの重要性について解説します。
進捗管理の具体的な方法を知りたい方は、次章の「【テンプレートあり】営業の進捗管理で重要な4つの項目」をご覧ください。
1. 売上予測の精度を上げるため
進捗管理は、顧客ライフサイクルに沿って初回コンタクトや商談創出、仮提案実施といった営業プロセスを明確にしたうえで、進捗率を可視化します。そして、最終的な売上目標に、進捗率をかけ合わせると売上見込み額を算出できる仕組みです。したがって売上の進捗管理の精度が高いほど売上予測の精度も高まります。
例えば、受注に至れば100万円の売上になる案件があった場合、現在の進捗率が70％だとすると、売上見込み額は70万円となります。すべての案件の売上見込み額を合計し、売上目標との差額を可視化することで、早い段階で目標達成の可否を判断できるでしょう。遅延が発生している案件に対しては、営業担当者へのヒアリングをもとに増員やフォローアップなどの早期対策を行えます。
進捗管理が徹底できていないと、達成見込みがないことに気づかないまま、長期間放置されてしまう可能性があります。
2. 質の高いマネジメントを行うため
営業管理では、目標設定や営業戦略の構築といった定量的な取り組みを実施するとともに、各担当者へのフィードバックやモチベーション管理、営業環境の整備などの定性的なマネジメントを行います。この際、営業マネージャーがリアルタイムの進捗状況を把握していなければ、適切な目標やゴールを設定できません。また、成績が伸び悩んでいる担当者への的確なアドバイスや心のケアを行うのも難しくなります。
マネジメントの質を高め、チーム全体のパフォーマンスを向上させるためには、普段から営業マネージャーが全体の進捗を把握しておくことが大切です。
3. 営業担当者の時間をより重要な業務に充てるため
進捗報告のための会議や資料を作らなくても管理できる仕組みを作ることで、営業担当者の貴重な時間を有効活用できます。
営業部門には、売上に直接つながらないような業務がたくさんあります。HubSpotが行った「日本の営業に関する意識・実態調査2023」によると、営業担当者が無駄だと感じる業務には社内会議（51.7％）や社内報告業務（39.5％）など、社内の情報共有に関するものが上位を占めました。また、会議のための会議や似たような書類の複数入力も、売上に直結しない業務として指摘されました。
また、メンタルヘルスの不調につながる原因として、「仕事量が多い」が当てはまるとした回答が67.6％、組織からの「支援・期待不足」が当てはまるとした回答が60.6％となっています。売上に直接つながらない業務を整理することで、メンタルヘルスやモチベーションの管理につながる可能性もあります。
進捗管理を実施していない組織では、営業マネージャーが各担当者の業務内容を把握するのは難しく、上記のようなノンコア業務が多数発生する可能性があります。その結果、本来であればアポ獲得や商談といったコア業務に充てられた時間が費やされてしまい、モチベーションが低下する要因にもなりえます。
4. 機会損失を減らすため
進捗管理は、営業活動の機会損失抑制にも効果を発揮します。徹底した管理によって、全体のなかで遅れている箇所や問題点が明らかになるためです。
例えば、見込み客と商談を行い、提案内容の合意にまで至ったにもかかわらず、契約書の提出が遅れて相手の気が変わってしまうような事態は、明らかに機会損失だといえます。その際、営業マネージャーが進捗状況を把握していなければ、担当者から報告が行われるまで事態には気付けないでしょう。
一方で、機会損失が発生した時点で担当者が速やかに進捗管理表のステータスを変更していれば、営業マネージャーは早急に事態を把握し、迅速かつ的確な対処を行えます。
早いタイミングで機会損失の事実を把握するには、「管理表は必ず毎日更新する」というように、入力ルールを定めておくことが大切です。
【テンプレートあり】営業の進捗管理で重要な4つの項目
営業進捗管理を行う方法として、よく用いられるのがエクセルやGoogle スプレッドシートです。これらのツールで進捗管理表を作成する場合は、次の4種類の項目を設定すると良いでしょう。
- 目標管理
- 案件管理
- 顧客管理
- 行動管理
これら4つの項目は、HubSpotが提供する無料テンプレートにも含まれています。
1. 目標管理
目標管理には、売上目標金額や売上見込み額、受注済み金額などの情報を記載します。チーム全体に加え、担当者別の目標や成績を可視化しておくと、営業マネージャーが個々の現状を把握しやすくなります。
また、目標に対する達成率を明記することも重要です。目標未達に終わりそうな担当者に対して、営業マネージャーがアドバイスやフォローアップを行うことで、モチベーションの向上につながります。
2. 案件管理
案件管理では、案件ごとに担当者や取引先、進捗率などの情報を記載します。案件ごとの具体的な進捗状況や、担当者の状態が一目で把握できます。営業マネージャーは遅延箇所を発見次第、即座にフォローに回れるでしょう。
案件管理表の構築には、次のような項目を記載します。
- 案件名
- 現在の受注数
- 受注済み金額
- 今後の受注見込み数
- 受注見込み金額
- 現在の商談件数
- 受注率
- 進捗率
3. 顧客管理
顧客管理では、「見込み客・商談中・顧客」などの顧客情報のほか、「アポ獲得・商談見極め・条件面合意」といった現在のステータスを記載します。HubSpotのテンプレートでは、上述した案件管理と顧客管理が一体となっています。
顧客に関するあらゆる情報を一元管理することで、より優れた顧客体験を提供できるようになるでしょう。そのためにも、受注・失注理由や過去の取引履歴、クレーム・トラブルの詳細などの項目を用意しておくのも良いでしょう。
4. 行動管理
行動管理とは、営業担当者が日々行っているタスクを可視化あるいは数値化することで、ボトルネックとなっている箇所を特定し、パフォーマンス向上につなげる方法です。上の表のようにToDo管理として情報を整理するほか、行動管理表を作成してデータ分析を行う方法があります。
営業の行動管理では、次のような指標を設定します。
- コール数
- アポイント数
- アポイント獲得率
- 新規訪問数
- 新規訪問率
- 商談数
- 商談化率
こうしたデータをKPI（目標値）として設定し、目標と実績の差異をもとに課題の抽出やアクションプランの修正を行います。
営業の進捗管理はExcelでできるのか？
営業の進捗管理は必要最低限の項目であれば、Excelやスプレッドシートを用いて行うこともできます。ただし、事業規模やビジネスモデル、営業チームの状態によってはSFAと呼ばれる営業支援システムを導入したほうが、結果的に生産性が上がることもあります。
なお、HubSpotが発表した「日本の営業に関する意識・実態調査2023」では、営業担当者は働いている時間のうち22.37%を無駄な時間だと感じていることが示されています。ExcelやSFAを駆使して進捗管理を行うことで、業務の無駄な時間を削減できる可能性があります。
本章では、ExcelとSFAのどちらを選ぶべきか、それぞれに適した企業の特徴とあわせて解説します。
Excel管理でもよい会社の特徴
Excelを用いる場合は、具体的に以下の項目の進捗管理が行えます。
- 案件管理：受注数や商談件数、進捗率など
- 目標管理：個人目標や成績、目標達成率など
Excelで進捗管理を行うメリットとしては、多くの人が触れたことのあるツールなため教育コストが小さく済むこと、数式やマクロを一度組めば入力も簡易であることが考えられます。
しかし、運用していくうちに下記の事態に陥り、生産性が下がってしまうケースも多くあります。
- データが重くなり作業効率が低下する
- 誤操作でファイルが破損する
- 関数やマクロの組み方が複雑化し、メンテナンスができない
- 最新ファイルの特定に時間がかかる
特に共同編集する人数が多い場合や案件数が多い企業には上記のリスクが大きくなるため、適していません。組織の規模が小さく、管理する項目が限定されている会社の場合は、ExcelやGoogle スプレッドシートでも十分に進捗管理を行えるでしょう。
SFAの導入を検討すべき会社の特徴
ファイルのメンテナンスのような事務作業を最低限にし、データにもとづいた戦略策定や意思決定を行うなら、SFA（営業支援システム）の活用をおすすめします。
SFAを用いれば、営業担当者はテンプレート通りに進捗状況を記入するだけで全案件のフェーズを可視化することができます。
SFAは表計算ソフトに比べて、データの抽出や分析が自在にでき、時間や業界、担当者といった軸で情報管理を行うことができます。営業担当者が行ったコンタクト履歴を残して共有したり、タスクにアラートを付けたり、営業組織を支援するさまざまな機能が搭載されています。
最初はExcelやスプレッドシートから始めて、限界を感じた際にSFAに切り替える企業も多くいます。データを蓄積するなら早く運用を開始するのに越したことはないので、今後事業規模を拡大させていくビジョンがあるなら、早めにSFAの導入を検討してもよいでしょう。
営業進捗の管理を組織に浸透させる3つのポイント
進捗管理は、ツールを導入して作業の効率化をはかることも大切ですが、まずは営業チームが成長を実感できるような仕組み構築から始めましょう。
次の3つの方法をもとに仕組みを作り、進捗管理を組織に浸透させることが重要です。
1. 時間をかけずに入力できるフォーマットを作る
進捗管理表のフォーマットを作成する際は、入力の負担を軽減できる配慮を行いましょう。すべての項目が自由記述式になっていると、入力作業を苦痛に感じてしまい、時間がかかる結果、誰も利用しなくなる可能性があります。
SFAでは、各項目が選択式になっているケースが多く、入力作業の負担を抑えられます。エクセルの場合は、フォーマット作成時に入力すべき項目を複数ピックアップし、ドロップダウンリストにまとめておくと良いでしょう。
2. 進捗管理をする目的を浸透させる
明確な目的が定められていない状態で進捗管理を進めると、入力作業がルーティンワークとなってしまいます。その結果、営業担当者は項目を埋めるだけ、上司は確認するだけに終始し、チームのパフォーマンス向上にはつながりません。
営業チームのパフォーマンスを向上させるという進捗管理の目的を浸透させるには、各担当者に自分事としての認識を深めてもらう工夫が必要です。例えば、進捗状況をもとに担当者別に営業成績を可視化し、個別にフィードバックやアドバイスを行うことで、自身が全体のパフォーマンス向上に寄与していることを実感してもらいやすくなるでしょう。
3. フィードバックを行う
フィードバックは、営業担当者のモチベーション向上にも効果的です。たとえ日々の進捗状況や営業活動の現状などの情報を真面目に更新していても、マネージャーからリアクションがなければやる気を失ってしまいます。
進捗管理表は、あくまで現状を把握するための手段にすぎません。ときには口頭で、各担当者が置かれている状況や悩みを聞き取り、フィードバックやアドバイスを行いましょう。ツールを使っているからといって満足せず、コミュニケーション不足にならないよう注意が必要です。
進捗管理を徹底して、パフォーマンスを向上させ続けられる営業チームを構築しよう
進捗管理は、営業チームのパフォーマンス向上に欠かせないマネジメント手法です。営業マネージャーが日々の進捗を把握することで、将来的な売上額を的確に予測でき、トラブルを抱えている営業担当者へ迅速なフォローアップを行えるようになります。まずはエクセルで管理表を作成し、必要に応じてSFAに切り替えると良いでしょう。
本記事でご紹介したHubSpotのテンプレートには、目標管理や案件管理、顧客管理を容易に行えるシートをご用意しています。
